Проблемы внедрения новых информационных технологий

В настоящее время на рынке  производителей программных продуктом  в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

- системы управления документами  (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);

- справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс»,  «Гарант», и др.);

- комплексные системы  (предназначенные для автоматизации  работы различных служб – такие,  как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного  «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических  функций:

- изготовление и учет  бумажных документов,

- их перемещение по  организации и отправка;

- контроль работы с  документами исполнителей;

- уничтожение / хранение  документов

- связанная с документами  справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

- путаница и проблема  поиска документов;

- невыполнение документов  в срок;

- дублирование и противоречие  документов друг другу;

- неподдающаяся контролю  текущая работа исполнителей  с документами;

- невозможность проследить  историю работы с документами.

Один из самых эффективных  путей решения проблемы управления документами – переход организаций  на максимальное использование электронных  документов, которые перемещаются и  обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]

Принципиальное решение  – компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически  собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]

Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и«электронный документооборот».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Автоматизация  делопроизводства

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного  производства, при котором функции  управления и контроля, ранее выполнявшиеся  человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается  в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой  продукции, в создании условий для  оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию  частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

- установка нескольких  компьютеров в службе делопроизводства;

- внедрение электронных  регистрационных карточек вместо  традиционных журналов и картотек;

- автоматизированный поиск  документов, хранящихся в службе  делопроизводства по различным  реквизитам;

- автоматизированный контроль  исполнения документов;

- хранение электронных  документов в памяти компьютера  наряду с традиционным хранением  дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

- внедрение локальной  электронной сети внутри предприятия;

- перемещение части внутренних  и исходящих документов организации  по электронной сети;

- установка сервера в  службе делопроизводства для  хранения регистрационных форм  самой службы и регистрационных  форм документов структурных  подразделений;

- автоматизированный поиск  и автоматизированное сопровождение  хода исполненных документов;

- формирование отчетных  данных о документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

Традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

- получение документов  по почте;

- регистрация документов  в журналах и на карточках;

- ведение контрольно-сроковых  картотек;

- копирование документов  и передача их в соответствии  с резолюцией исполнителям (структурным  подразделениям);

- формирование дел с  исполненными документами;

- передача дел на архивное  хранение;

Электронный документооборот между организациями:

- замена перемещения и  размножения бумажных документов  между предприятиями пересылкой  электронных документов;

- автоматизированная регистрация  в электронных журналах;

- внедрение сканирования  поступивших бумажных документов  и дальнейшая работа с их  электронными копиями;

- использование электронно-цифровой  подписи;

- внедрение санкционированного  доступа к документам, потокового  сканирования и других технологий  электронного документооборота;

- создание электронного  архива организации; 

Электронный документооборот  в территориально-распределенной системе  организаций:

- внедрение единой электронной  системы документооборота в рамках  отрасли, ведомства;

- автоматизация обмена  электронными документами между  органом управления (министерством)  и предприятиями, а также между  предприятиями и его удаленными  подразделениями (филиалами, представительствами);

- автоматическое формирование  отчетности по различным показателям  производственной деятельности;

- автоматическое формирование  отчетности по различным показателям  производственной деятельности;

- создание и управление  большими массивами архивной  документации.

[21; с. 142-143]

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Электронный  документооборот

Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документ –  документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный  закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи»). [4]

Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными  нормативными правовыми актами не устанавливается  или не подразумевается требование о составлении такого документа  на бумажном носителе (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации») [4]

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и  определения», электронный документ – это форма представления  документа в виде множества взаимосвязанных  реализаций в электронной среде  и соответствующих им взаимосвязанных  реализаций в цифровой среде.

В Российской Федерации на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправителем электронного документа является участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами  должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его  подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

Подтверждение подлинности  электронного документа осуществляется получателем электронного документа  с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных  ему отправителем или распространителем  средств проверки электронно-цифровой подписи.

Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов.         [2]   

Электронный документооборот  регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о  чем более подробно будет рассказано в главе 2).

Правовое регулирование  в сфере обращения электронных  документов направлено:

- на реализацию единой  государственной политики в сфере  обращения электронных документов;

- на обеспечение безопасности  и защиты информации при ее  создании, обработке, хранении, передаче  и приеме;

- обеспечение прав и  законных интересов пользователей  электронных документов;

- правовое обеспечение  технологии создания, обработки,  хранения, передачи и приема электронных  документов.                             [6]

Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми  по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

В настоящее время употребляются  два термина: «Система автоматизации  делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты  иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации  делопроизводства) и СЭД (системами  электронного документооборота).

В своей статье А.М. Савельев приводит следующие различия и сходные  элементы между указанными системами:

САД	СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;	прежде всего ориентированы  на работу с электронными документами; первичен электронный  документ;
в базе данных хранятся как  реквизиты, так и содержание документов;	в СЭД содержательная часть  документа является главной и  обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов; поддержка традиционной системы  делопроизводства (электронные журналы  регистрации с отдельными правами  доступа);	виртуальное движение документа  реализуется методом изменения  прав доступа; маршруты прохождения  документов настраиваются согласно утвержденному в организации  регламенту;
возможен быстрый поиск  документов по различным параметрам;	поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством  навигации по иерархии каталогов  и папок (т.к. самые важные реквизиты  электронного документа – его  вид и тематика);
возможность просматривать  историю исполнения документа, но необязательна автоматизация  процесса подготовки документов;	учтены все жизненные  фазы электронного документа – от его создания до перемещения в  архив, автоматизированы все  процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе  информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное  делопроизводство» между подразделениями;		наличие доверия к электронному документу – активное использование  ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная функция - автоматизация  делопроизводства.		основные функции –  автоматизация производства и управление электронными документами.