Проблемы внедрения новых информационных технологий

- «1С:Предприятие»;

- продукты компании «ЭОС»;

- другие используемые  в организации системы и бизнес-приложения.

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства  организаций. На основе стандартной  «коробочной версии» может быть также реализована заказная система  автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации  независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

Система «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и  международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.                                            [3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. DocsVision 4.0. Приложение  «Административное делопроизводство»  

 

Приложение DocsVision «Административное  делопроизводство» представляет собой  автоматизированную систему административного  делопроизводства, предназначенную  для автоматизации организационной  деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением  заданий, контролем исполнительской  дисциплины, удалённого доступа к  документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными  системами других организаций.

Приложение «Административное  делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»  и обеспечивает автоматизацию большинства  перечисленных процессов делопроизводства:

1.  Регистрация входящей корреспонденции

Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

2.  Наложение резолюций и выбор исполнителей

Этот процесс придает  документу статус распорядительного  и формирует задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней  организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом  выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа  с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны  сотрудники для ознакомления с документом.

3.  Создание исходящих/внутренних документов

Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ  на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в  инициативном порядке.

Подготовка документа  в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего  документа может производиться  исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа  «прикрепляется» к карточке задания  и передаётся на согласование визирующим лицам.

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.

4.  Контроль исполнительской дисциплины

При постановке документа  на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется  на основании сроков, указанных в  резолюции. В процессе контроля проверяется  готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.

5. Передача документов  в архив

Отработанные документы  подшиваются в дела, которые затем  передаются на архивное хранение.

Кроме того, в системе  возможны следующие этапы документооборота:

- ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

- формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

- списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;

- передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

- архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;

- передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.

- передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;

- уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное  делопроизводство» предоставляет  ряд вспомогательных сервисов:

- сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;

- контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;

- подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

- электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;

- Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный  на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный  для хранения информации и обработки  запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части – Менеджер объектов – обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1]

 

3.3. Опыт некоторых  госструктур в автоматизации  делопроизводства и внедрении  СЭД

На основании изучения специализированной прессы (журнал «Справочник  секретаря и офис-менеджера») можно  убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию  делопроизводства и внедряют системы  электронного документооборота (СЭД).

Министерство Экономического Развития и Торговли Российской Федерации, к примеру, разрабатывает собственную  СЭД. Создана база, основным элементом  которой является уникальная локальная  сеть, объединяющая все территории, на которых расположено Министерство.

Развернут и успешно функционирует  мощнейший электронный почтовый сервер, число абонентов которого превышает 2000 человек. В рамках локальной  сети создан ведомственный информационный портал, создающий возможность открытого  доступа (в рамках министерства) к  различным базам данных, статистике, обзорам, анализам и электронной  библиотеке документов. Все структурные  подразделения имеют свой сайт в  этом портале и возможность для  оперативного обмена информацией.

Министерство использует систему автоматизированного делопроизводства при регистрации документов. Все  сведено в единую электронную  базу. С помощью компьютера можно  узнать, какая корреспонденция находится  на исполнении у того или иного  подразделения; любой сотрудник  имеет доступ к этой системе и  может свободно ей пользоваться.

Однако СЭД в Минэкономразвития  пока не позволяет полностью реализовать  все задачи электронного документооборота. В ближайшей перспективе планируется  повсеместное использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Несмотря на то, что закон  об ЭЦП уже принят, его реализация не везде прописана в подзаконных  актах. Также пока не решен вопрос о постоянном обновлении нормативов на ЭЦП, которые быстро устаревают. Еще одной из проблем внедрения  СЭД является профессиональная и  техническая подготовка сотрудников  Министерства, главной целью здесь  является, по мнению автора статьи (С.В. Кузнецов, руководитель Административного  департамента Министерства), чтобы  сотрудники воспринимали СЭД как  необходимый инструмент, без которого невозможно эффективно работать. [9]

В системе корпоративного регулирования ДОУ в Центральном  Банке Российской Федерации можно  выделить следующие основные элементы:

- ведомственные акты и  распорядительные документы;

- организационно-методическое  руководство и система информационного  обеспечения;

- работа с персоналом  и корпоративная культура.

Информационно-технологическую  основу корпоративного регулирования  ДОУ в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД), внедренная в центральном аппарате Банка (1997 г.), во всех территориальных учреждениях  Банка (78 главных управлений и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке (2000 – 2001 гг.). Кроме того, внедрена автоматизированная технология в расчетно-кассовых центрах.

Во всех территориальных  учреждениях Банка России не только используется единый территориальный  программный продукт для автоматизации  работы с документами, но и контролируется соблюдение единых нормативных требований и применение типовых классификаторов (справочников).

Опыт нормативно-методического  регулирования САДД Банка России (в нормативных актах, справочных и методических материалах, должностных  инструкциях) показал необходимость  издания специальных документов по регламентации документационных процессов. В ЦБ РФ таким документов является «Регламент работы с документами  в системе автоматизации документооборота и делопроизводства». На его основе разработаны подобные регламенты для  каждого подразделения Банка, осуществляющего  эксплуатацию САДД. [7]

Совет Федерации РФ прошел при внедрении системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота следующие этапы:

- изучение теоретических  аспектов автоматизации;

- системный анализ существующего  порядка работы с документами;

- создание проекта системы  делопроизводства и электронного  документооборота, в котором прописаны  цели, задачи, функции и структура  информационной системы как в  целом, так и для каждого  участка отдельно;

- на основании вышеуказанного  проекта – поиск готовой системы  автоматизации делопроизводства  на рынке отечественных и западных  производителей.

В настоящее время в  Совете Федерации функционирует  система автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело–ТСФ». Пользователи системы, выполняющие  только операции поиска информации о  документах и их образах, могут быть подключены в режиме Intranet (локальная  сеть). Пользователь системы в любой  момент может получить полную информацию о состоянии, истории движения и  исполнения документов.

Система защищена от несанкционированного доступа, в ней содержится 3 % информации с грифом «Для служебного пользования», персональные данные.

Проблемы, с которыми сталкивается Совет Федерации при автоматизации  делопроизводства и внедрении новых  стандартов:

- проблема в сфере привлечения  административного ресурса;

- трудности в области  организации учебы и консультаций, недостаточный уровень компьютерной  грамотности персонала;

- противоречия в управлении  человеческим фактором;

сложности в проведении аналитической  работы.              [15; 19; 22]