Процесс документирования трудовых отношений и формирование личных дел в государственном учреждении на примере территориального управле

В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации"(в ред. от 19.03.2013) [7]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)"[8]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации"[9]; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим" (в ред. от 30.09.2013) [10]; Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации"[11]; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (в ред. 23.10.2008) [12].

В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и другое.

 

2.2 Документирование трудовых правоотношений  в территориальном управлении  Министерства социального развития  Пермского края по Губахинскому  и Гремячинскому муниципальным  районам

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации [2].

ТК РФ устанавливает документы, которые необходимы при приеме, переводе, увольнении, оформлении отпуска и взыскания наемных работников, некоторые из которых используются при документировании служебных отношений.

Кроме того, Кодекс регулирует и конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сроки выдачи копий документов, связанных с работой, предупреждения работника об увольнении и другие вопросы, не урегулированные Федеральным законодательством о государственной службе.

Документирование трудовых отношений Управления, кроме законодательных и нормативных правовых актов, базируется на целом ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые можно условно разделить на несколько групп:

 Нормативы по документированию, делопроизводству и хранению  документов. Это государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) [16], в которой отражена общая технология делопроизводства.

 ГОСТ Р-6.30-2003[18] - в стандарте определены состав реквизитов официальных документов. Этот ГОСТ носит рекомендательный, а не обязательный характер.

Правила оформления документов по личному составу определяются также Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [6].

Указанным постановлением введены следующие формы первичной учетной документации.

Приказы (распоряжения):

-   о приеме работника (работников) на работу – Т-1 (Т-1а),

-   о переводе на другую  работу – Т-5 (Т-5а),

-   о предоставлении отпуска  – Т-6 (Т-6а),

-   о направлении в командировку  – Т-9 (Т-9а),

-   о поощрении – Т-11 (Т-11а),

-   о прекращении действия  служебного контракта – Т-8 (Т-8а),

-   личная карточка работника (госслужащего) – Т-2 (Т-2 ГС),

-   график отпусков- Т-7,

-   командировочное удостоверение  – Т-10,

-   служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении –  Т-10а и др.

Служба делопроизводства в Управлении, отсутствует. Вместо службы ДОУ есть секретарь. В обязанности секретаря входит выполнять работу не только по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности, но и работу кадрового характера.

 В Управлении установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы учетной документации (УСД) Формирование информационной части кадровой документации и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) [17].

На гражданскую службу вправе поступать граждане Российской Федерации от 18 до 65 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие квалификационным требованиям, установленным Федеральным законом [25].

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. 22.10.2013) [5] гражданин, поступающий на государственную гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет в числе других документов заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы.

Этот документ составляется кандидатом, поступающим на службу, и приобщается к личному делу работника наряду со служебным контрактом.

Заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы собственноручно пишется кандидатом в произвольной форме. Часто кадровые подразделения государственных органов используют трафаретную форму со следующей структурой текста: адресат (должность, фамилия и инициалы представителя нанимателя), автор (фамилия и инициалы кандидата-гражданина, его паспортные данные и адрес проживания), заголовок документа (заявление), текст (должность и структурное подразделение, вид служебного контракта, время начала работы), подпись кандидата и дата составления заявления [24].

На заявлении обычно оформляется согласие руководителя Управления, в которое поступает кандидат.

Заявление по аналогичной форме оформляются государственным гражданским служащим при переводе его на иную должность государственной гражданской службы, в случаях других перемещений государственного гражданского служащего.

Кроме заявления с просьбой о поступлении на государственную гражданскую службу и замещении должности гражданской службы Федеральный закон от 27.01.2004 № 79-ФЗ предусматривает представление гражданином, поступающим на государственную службу, собственноручно им заполненной и подписанной анкеты государственного гражданского служащего  установленной формы [29]. 

Это основной документ в составе личного дела работника, который составляется на бланке и содержит основные сведения о работнике.

Прием на работу оформляется  «Приказом (распоряжением) о приеме гражданского служащего на работу» (унифицированная форма Т-1). 

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение, копия передается в бухгалтерию, для оформления лицевого счета и начисления зарплаты, а другая копия подшивается в личное дело.

Кроме анкеты государственного гражданского служащего и трудовой книжки подробные персональные данные государственных гражданских служащих содержатся в статистической форме учета – личной  карточке государственного (муниципального) служащего.  (Унифицированная форма № Т-2ГС). 

Личная карточка заполняется после подписания руководителем Управления приказа о приеме гражданина на службу, в одном экземпляре, от руки (разборчиво).

Записи в личные карточки вносятся и подписываются специалистами кадровой службы с указанием их должности, инициалов и фамилии, а также подписываются государственными гражданскими служащими, сведения о которых отражаются в карточках [26].

При увольнении служащего в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки запрещено присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве раздельно [21].

При поступлении на службу с гражданином заключается служебный контракт.

Служебный контракт - соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Его  примерная форма утверждена Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 [11]. 

Служебный контракт как документ, регулирующий служебные отношения государственного служащего с представителем нанимателя, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» [5]   пришел на смену письменному трудовому договору, которым ранее в соответствии с трудовым кодексом Российской Федерации  регулировались отношения работника и работодателя в государственных органах (ПРИЛОЖЕНИЕ А). 

Согласно указанному Федеральному закону служебный контракт заключается на основе организационно-распорядительного акта государственного органа (приказа, распоряжения) о назначении на должность гражданской службы [30].

Статьей 24 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. 22.10.2013) [5] определены правила оформления служебного контракта.

Согласно Федеральному закону от 27.07.2004 N 79-ФЗ служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле.

Служебный контракт заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.

Служебный контракт вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или служебным контрактом.

При заключении служебного контракта представитель нанимателя обязан ознакомить гражданского служащего со служебным распорядком государственного органа, с иными нормативными актами, имеющими отношение к исполнению гражданским служащим должностных обязанностей[22].

Гражданский служащий имеет право расторгнуть служебный контракт и уволиться с гражданской службы по собственной инициативе, предупредив об этом представителя нанимателя в письменной форме (заявление) за две недели. Заявление пишется от руки и адресуется руководителю организации. В тексте отражается просьба работника об увольнении, основания расторжения служебного контракта, срок увольнения, дата подачи заявления [20].

Увольнение гражданских служащих документируют с применением формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о расторжении служебного контракта».

Указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ))[19].

Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.

На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Предоставление отпусков регулируется следующими приказами:

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - форма №Т-6, Т-6а;
• Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);
• Приказ об отзыве из отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников.

Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма №Т-60 и личная карточка работника - форма №Т-2ГС (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

 

2.3 Формирование личного дела госслужащего

Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать [24].