Процесс документирования трудовых отношений и формирование личных дел в государственном учреждении на примере территориального управле

На одного государственного служащего не может быть заведено несколько личных дел.

Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:

• Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в редакции от 22.10.2013) [4];
• Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (редакции от 23.07.2013) [13];
• Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609 (в редакции от 23.10.2008) [12];
• ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[18].

Личные дела необходимо включить в номенклатуру дел кадровой службы государственного органа с указанием сроков хранения. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником. Личные дела руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, у них срок хранения постоянный.

Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе, а личные дела уволенных сотрудников – в архиве государственного органа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов личные дела должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. Личные дела располагаются на усмотрение работников кадровой службы в алфавитном порядке, или по структурным подразделениям государственного органа, или по порядковым номерам. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица[25].

Практика свидетельствует, что ведение журнала личных дел, несмотря на то, что никакими документами это не регламентировано, представляется целесообразным.

В личных делах систематизирована информация о персональных данных госслужащего с целью:

• Обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации;
• Обеспечения соблюдения действующего законодательства Российской Федерации;
• Документирования прохождения гражданской службы, содействия ему в обучении и должностном росте;
• Обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;
• Обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа;
• Учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей.

Каждый гражданский служащий лично представляет свои персональные данные в кадровую службу государственного органа.

Запрещается включать в личное дело гражданского служащего персональные данные, не установленные федеральными законами:

• О его политических, религиозных и иных убеждениях;
• О частной жизни гражданского служащего, включая сведения о семейных, личных, бытовых отношениях;
• О членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Наниматель при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, не вправе основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, командировок, справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы [28].

В личное дело гражданского служащего вносятся:

• Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);
• Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).

Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:

• В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;
• Во втором разделе – копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;
• В третьем разделе – документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;
• В четвертом разделе – сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;
• В пятом разделе – документы о предыдущей работе в государственном органе.

Документы в разделах 2 – 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.

При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела заключается в:

      -  ведении внутренней описи личного дела;

      -  помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;

      -  изъятие документов, надобность в которых миновала;

      -  проверка состояния личного дела на предмет целостности документов [28].

Кадровая служба государственного органа обязана:

      -  постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие деятельности гражданского служащего (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и др.);

       -  обеспечить сохранность личных дел гражданских служащих;

       - обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;

       -  знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ [23].

Личное дело гражданского служащего хранится в кадровой службе государственного органа, в котором гражданский служащий замещает соответствующую должность.

Личное дело по письменному запросу передается в другой государственный орган в случаях:

      - перевода гражданского служащего в другой государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы;

       - назначения гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или субъекта РФ ;

       - возвращения гражданина вновь на гражданскую службу в другой государственный орган.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в государственном органе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив [28].

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Итак, Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» устанавливает следующие элементы правового статуса гражданского служащего: основные права и основные обязанности; ограничения и запреты, связанные с гражданской службой; требования к служебному поведению гражданского служащего; порядок урегулирования конфликта интересов на гражданской службе; необходимость представления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Непременными условиями и факторами, влияющими на правовой статус гражданских служащих, являются: поступление на гражданскую службу; заключение служебного контракта; испытание при поступлении на гражданскую службу; изменение существенных условий служебного контракта; отстранение от занимаемой должности гражданской службы; основания и последствия прекращения служебного контракта; персональные данные гражданского служащего; ведение его личного дела и другое.

 

 

 

 

 

 

                                   ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прохождение государственной службы — это процесс практического служения государству лица, назначенного на государственную должность государственной службы, выполнения соответствующего вида управленческой или иной государственно-служебной деятельности. Прохождение государственной службы регламентируется не только Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными федеральными законами (например, Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе») и законами субъектов РФ о государственной службе, но и указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.

Законодательством РФ определены порядок приема на государственную службу, прохождения испытательного срока, особенности условий государственной службы, порядок проведения аттестации служащих, замещения государственных должностей, присвоения классных чинов и многие другие вопросы.

Право поступления на государственную службу имеют по общему правилу граждане РФ, достигшие 18-летнего возраста (не моложе 18 лет), владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным законодательством РФ о государственной службе.

На первоначальном этапе образования трудовых отношений целесообразно различать два правовых документа: контракт (служебный контракт) и приказ (акт) о назначении гражданина на государственную должность государственной службы. Служебный контракт заключается на основе приказа государственного органа о назначении на должность государственной гражданской службы. 

Как и поступление на государственную службу, прекращение государственной службы имеет свои основания и процедуру. Прекращение государственной службы — это нормативно установленный порядок прекращения трудовых отношений между государственным служащим и государственным органом, которые возникли при поступлении гражданина на государственную службу и в процессе выполнения им должностных обязанностей. Основания прекращения государственной службы, в том числе основания увольнения в запас или в отставку государственного служащего, устанавливаются федеральными законами о видах государственной службы.

Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» устанавливает порядок расторжения служебного контракта, а также освобождения гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы и увольнения со службы. 

Сведения о государственном служащем (прохождении им государственной службы) содержатся в личном деле государственного служащего. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 было утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

     1 Конституция Российской Федерации: от 12 дек. 1993 г. (ред. от 30.12.2008)

       2 Трудовой кодекс Российской Федерации

       3 Федеральный закон от 10 декабря1995г.N 195ФЗ "Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации" (в ред. от 23.07.2008)     

       4 Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 02.07.2013)

       5 Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 22.10.2013).

6 Постановление Госкомстата России 2004 г.№1

7 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации" (в ред. от 19.03.2013);

8 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)";

9 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации";

10 Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим" (в ред. от 30.09.2013);