Роль архива в обеспечение сохранности документов на различных видах носителей

Министерство образования Иркутской области

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области

«Иркутский колледж экономики, сервиса и туризма»

 

 

 

Курсовая работа

ПМ 02 «Организация архивной и справочно-информационной работы

 по документам организации»

 

 

на тему: «Роль архива в обеспечение сохранности документов на различных видах носителей»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

                                    Дневной формы обучения

                                                           Специальность: СПО 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Группа 308

                                                            Л.С. Духовникова

 

                                                            Научный руководитель

Преподаватель ОГАОУ СПО ИКЭСТ

Кудряшова Ю.В.

 

 

 

Иркутск

2015

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………...………………………………………..…..4

Глава 1. Законодательная база………………………………………………..….5

Глава 2. Нормативные требования, необходимые для сохранности документов………………………………………………………………………...8

Глава 3. Краткая характеристика различный видов носителей…………….....11

Глава 4. Порядок отбора на хранение  видео, фото и аудиодокументов и создание условий для их хранения……………………………………………...13

Глава 5. Особенности хранения уникальных и ценных документов на необычных носителях………………………………………………….……...….21

Заключение …………………………………………………………….............24

Библиография.................................................................................................25

Приложения ………………………………………………………………….….26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Министерство образования Иркутской области

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области

«Иркутский колледж экономики, сервиса и туризма»

 

ЗАДАНИЕ

На курсовую работу

 

Группа 308   Специальность : СПО 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

Ф.И.О.  Духовникова Людмила Сергеевна

 

Тема курсовой работы «Роль архива в обеспечение сохранности документов на различных видах носителей»

 

Содержание

1.Законодательная база в обеспечение сохранности документов

2.Нормативные требования необходимые для сохранности документов

3. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

4.Режимы хранения документов

5.Краткая характеристика различных видов носителей

6. Порядок  отбора на хранение видео, фото  и аудиодокументов и создание условий для их хранения

7. Особенности  хранения уникальных и ценных  документов на необычных носителях

Практическая часть (Приложения)

Схемы размещения документов, иллюстрации архивохранилищ, упаковочных материалов

 

Преподаватель ГАПО ИО ИКЭСТ ______  ______             Ю.В.Кудряшова

 

4

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель работы: рассмотреть роль архива в обеспечение сохранности документов и охарактеризовать особенности хранения архивных документов на разных носителях

Задачи работы:

1. Проанализировать ФЗ «Об архивном деле РФ» от 22.10.2004 №125  
2. Рассмотреть нормативные требования, необходимые для сохранности документов
3. Дать характеристику  различным видам носителям
4. Дать определения особо ценным и уникальным документам и выяснить особенности их хранения.

 

Объектом изучения является: Архив и архивные документы

Предметом изучения является: сохранность документов на различных видах носителей

Современный мир вступил в эпоху глобального информационного общества. Информация способствует развитию интеграционных процессов, служит целям государственных и межличностных отношений. Однако, как и века назад, несмотря на обилие информации, лишь незначительная ее часть превращается в такой феномен культуры как документ. Отличие современной эпохи заключается в том, что наряду с текстовыми и графическими документами все большее значение приобретают документы аудиовизуального характера. Развитие и доступность компьютерной техники и сети Интернет способствовали увеличению доли последних в общей массе документированной информации. Выросло целое поколение молодых людей, которые мобильным телефоном и цифровым фотоаппаратом пользуются чаще, чем авторучкой.

Другим характерным признаком последних двух десятилетий явилось возрастание негативных факторов, влияющих на долговременную сохранность зафиксированной информации. Все меньшая доля документов, и аудиовизуальных документов в особенности, стали «доживать» до архивной стадии. Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе

 

5

1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА В ОБЕСПЕЧЕНИИ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле РФ» в статье 13 сказано, что Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных  архивах, музеях, библиотеках и организациях  Российской академии наук;

2) временно - в государственных  органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в  течение установленных сроков, а  также в муниципальных архивах  в случае наделения органа  местного самоуправления муниципального  района или городского округа  отдельными государственными полномочиями  по хранению, комплектованию, учету  и использованию архивных документов, относящихся к государственной  собственности и находящихся  на территории муниципального  образования.

2. Депозитарное хранение  документов Архивного фонда Российской  Федерации, находящихся в федеральной  собственности, осуществляют федеральные  органы исполнительной власти  и организации (в том числе  государственные академии наук, за исключением Российской академии  наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

6

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах  местного самоуправления, муниципальных  организациях и создаваемых ими  архивах в течение установленных  сроков.

4. Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками  или владельцами самостоятельно  или могут быть переданы по  договору на хранение в государственный  или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию  Российской академии наук. При  этом условия хранения этих  документов определяются их собственниками  или владельцами с соблюдением  норм настоящего Федерального  закона.

5. Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в собственности центров исторического  наследия президентов Российской

Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций,

7

иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук и негосударственные организации. Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации (в  том числе органов прокуратуры  Российской Федерации, Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации, Счетной палаты Российской  Федерации, Центрального банка Российской  Федерации (Банка России)), а также  для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов государственной  власти, иных 

 

8

государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

 

2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длительного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения. 

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным