Роль архива в обеспечение сохранности документов на различных видах носителей

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива

 

23

на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации

Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

 

24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.

В современном мире документы создаются на различных материальных носителях, поэтому в зданиях архивов должны быть предусмотрены все условия и созданы необходимые режимы хранения для всех видов документов.

Архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

 

 

 

 

 

 

 

25

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

2.  Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

3. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

4. Проблема сохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

5. Руководство по обеспечению сохранности документов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов – Ленинград: Наука, 1978. – 119 с.

6. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

7.  Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26

Приложение 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

Приложение 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28

Приложение 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29

                     Приложение 4