Роль архива в обеспечение сохранности документов на различных видах носителей

9

требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.  
     В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. 

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами,

10

организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

(стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

 Существует 5 нормативных режимов хранения документов:

• Температурно-влажностный режим
• Противопожарный режим
• Санитарный режим
• Охранный режим
• Световой режим

 

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

 

11

Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

 

 

3. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ НОСИТЕЛЕЙ

 

Механические носители:

Фотодокумент

К фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фотография - это светозапись, снимок, полученный фотографическим способом на светочувствительной пластине, плёнке или бумаге. Диапозитив - позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (плёнке или стекле). Диапозитив проецируют на экран с помощью диапроектора или диаскопа. Изображения на фотодокументах являются статичными

Кинодокумент

К кинодокументам относят диафильмы (немые тематически подобранные кадры на рулонной киноплёнке), кинофильмы (динамичные фотоизображения на киноплёнке) и видеофильмы (динамичные изображения на магнитной плёнке или оптическом диске).

Фонодокумент

Фонодокументы - это то же, что аудиодокументы. К фонодокументам относят фонограммы. Фонограмма - документ с записью звуков (речи или музыки). Материальным носителем фонограммы может быть граммофонный (шеллачный) или виниловый диск, магнитная лента, кассета с магнитной видеофонограммой, оптический диск

Электронный носители:

 

12

Компамкт-кассемта (аудиокассемта или просто кассемта) -- носитель информации на магнитной ленте, во второй половине XX века -- распространённый медианоситель для звукозаписи. Применялся для записи цифровой и аудиоинформации. Впервые компакт-кассета была представлена в 1964 году компанией Philips. По причине своей относительной дешевизны долгое время (с начала 1970-х по 1990-е годы) компакт-кассета была самым популярным записываемым аудионосителем, однако, начиная с 1990-х годов,

была выт  Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча. еснена компакт-дисками. Название оптических дисков определяется методом записи и считывания информации. Информация на дорожке создается мощным лазерным лучом, выжигающим на зеркальной поверхности диска впадины, и представляет собой чередование впадин и отражающих участков. При считывании информации зеркальные островки отражают свет лазерного луча и воспринимаются как единица (1), впадины не отражают луч и соответственно воспринимаются как ноль (0). Этот принцип позволяет достичь высокой плотности записи информации, а следовательно и большой емкости при минимальных размерах. Компакт-диск является идеальным средством хранения информации - дешев до смешного, практически не подвержен каким-либо влияниям среды, информация записанная на нем не исказится и не сотрется, пока диск не будет уничтожен физически, имеет ёмкость 700 Мбайт.

Магнитооптический диск -- носитель информации, сочетающий свойства оптических и магнитных накопителей. Диск изготовлен с использованием ферромагнетиков. Магнитооптические диски при всех своих достоинствах имеют серьёзные недостатки : относительно низкую скорость записи, вызванную необходимостью перед записью стирать содержимое диска, а после записи--проверкой на чтение; высокое энергопотребление - для разогрева поверхности требуются лазеры значительной мощности, а следовательно и высокого энергопотребления. Это затрудняет использование пишущих МО приводов в мобильных устройствах.

DVD (ди-ви-дим, англ. Digital Versatile Disc -- цифровой многоцелевой диск) -- носитель информации в виде диска, внешне схожий с компакт-диском, однако имеющий возможность хранить бомльший объём информации за счёт

13

использования лазера с меньшей длиной волны, чем для обычных компакт дисков. Первые диски и проигрыватели DVD появились в ноябре 1996 в Японии и в марте 1997 в США. Они предназначались для записи и хранения видеоизображений. Интересно, что первые DVD-"болванки" объёмом 3,95 Гб стоили тогда 50$ за штуку. В настоящее время существует шесть разновидностей подобных дисков ёмкостью от 4,7 до 17,1 Гб. Они используются для записи и хранения любой информации : видео, аудио, данных.

Флеш-память (англ. Flash-Memory) -- разновидность твердотельной полупроводниковой энергонезависимой перезаписываемой памяти.

Благодаря своей компактности, дешевизне и низкой потребности в электроэнергии флеш-память уже широко используется в портативных устройствах, работающих на батарейках и аккумуляторах -- цифровых фотокамерах и видеокамерах, цифровых диктофонах, MP3-плеерах, КПК, мобильных телефонах, а также смартфонах. Кроме того, она используется для хранения встроенного программного обеспечения в различных периферийных устройствах (маршрутизаторах, мини-АТС, коммуникаторах, принтерах, сканерах). Не содержит подвижных частей, так что, в отличие от жёстких дисков, более надёжна и компактна.

Основное слабое место флеш-памяти -- количество циклов перезаписи. Она может быть прочитана сколько угодно раз, но писать в такую память можно лишь ограниченное число раз (обычно около 10 тысяч раз). Несмотря на то, что такое ограничение есть, 10 тысяч циклов перезаписи -- это намного больше, чем способна выдержать дискета или компакт-диск. Флеш-память наиболее известна применением в USB флеш-носителях (англ. USB flash drive). Благодаря большой скорости, объёму и компактным размерам USB флеш-носители уже вытесняют с рынка компакт-диски.

 

4. ПОРЯДОК ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ  ВИДЕО, ФОТО И АУДИОДОКУМЕНТОВ И СОЗДАНИЕ УСЛОВИЙ ДЛЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

 

В настоящее время огромный массив исторически ценных фотодокументов находится в архивах. В этой связи встает несколько взаимосвязанных между собой вопросов, непосредственно касающихся организации и системы

14

хранения документов. В первую очередь это касается их учета, классификации и технического состояния. Это обусловлено тем, что часть фотодокументов, находящихся на ведомственном хранении, еще не учтено и не описано в соответствии с существующими архивными требованиями.

Фотодокументы передаются в архив в виде негативов с контрольными отпечатками или фотоотпечатков (при отсутствии негатива), уложенных в конверты. К принимаемым на хранение фотодокументам прилагается текстовая сопроводительная документация в одном экземпляре. Состав комплекса текстовой документации к фотодокументам зависит от источника комплектования.

К составу текстовой документации могут относиться следующие документы:

- сведения о содержании  фотодокумента с развернутой  аннотацией;

- место и дата съемки;

- фамилия, имя и отчество  автора фотодокумента;

- дополнительная информация  об объекте съемки.

Для обеспечения сохранности фотодокументов необходимо проводить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

В помещениях с нерегулируемым климатом допускается хранение фотодокументов при температуре не выше +15 С и относительной влажности воздуха в пределах 40-55%.В целях обеспечения длительной сохранности фотодокументов коллекции они должны размещать в шкафах-сейфах.

Фотодокументы с пленочной и бумажной основой вкладываются в конверты из полиэтилена, а затем в конверты из светонепроницаемой бумаги. Размер конверта должен соответствовать размеру документа.

Фотодокументы хранятся по порядку номеров в соответствии с описью. Крупноформатные фотодокументы (фотодокументы 4-7 размера и фотоальбомы) хранятся отдельно в коробках, на изъятые крупноформатные фотодокументы составляется карта-заместитель, с указанием места хранения и номера коробки.

Для оперативного поиска коллекция фотодокументов включается в топографический указатель, ведущийся в архивном отделе.

 

15

За правильное хранение и использование фотодокументов коллекции, за учет и обеспечение сохранности документов несет ответственность заведующий архивным отделом.

Большое значение для хранения фотодокументов имеет экспертиза ценности.

Экспертиза ценности фотодокументов - это серьезная творческая, поисковая, исследовательская работа. У специалиста в ходе этой работы формируется личная база данных по персоналиям, событиям, внешнему облику людей определенного исторического периода, техническим характеристикам и дефектам фотопленки и др. Экспертиза ценности фотодокументов проводится на основании общих (характерных для всех документов) и специфических (характерных только для фотодокументов) критериев оценки.

Среди критериев, характеризующих происхождение документов, важное место занимает оригинальность (подлинность) документа. На постоянное хранение принимаются оригинальные негативы (цветные и черно-белые). При отсутствии негативов могут быть приняты контратипы или позитивы на правах оригинала, если они имеют большую историческую ценность и при условии изготовления с позитивов качественных дубль-негативов; а также слайды. На постоянное хранение в архив могут быть приняты и фотодокументы, созданные в цифровом формате (записанные на диски). Однако в настоящее время в нормативно-методической литературе не разработано понятие «оригинал» для электронного документа.