Совершенствование закупочных работ на предприятии розничной торговли

Коммерческие работники  должны хорошо знать свой экономический  район и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

 В условиях рыночной  экономики происходит самостоятельное  регулирование хозяйственных взаимоотношений  с помощью правовых норм гражданского  законодательства. Взаимоотношения  между оптовыми покупателями  – розничными торговыми предприятиями  и поставщиками возникают в  процессе купли-продажи. Поэтому  они строятся на базе договора  купли-продажи или отдельного  его вида договора поставки. Договор  купли-продажи является основным документом, определяющим права и обязанности сторон, участвующих в товарных отношениях, в том числе и поставках товара. Этот договор выполняет следующие функции:

1) юридически закрепляет отношения между сторонами договора, придавая им характер обязательств, выполнение которых оговорено в законе;

2) определяет порядок и способы их исполнения;

3) предусматривает способы защиты обязательств от их неисполнения сторонами договора.

Не затронутые в договоре аспекты хозяйственных правоотношений регламентируются Гражданским кодексом Российской Федерации. Необходимость  в договоре поставки чаще всего возникает, когда между поставщиком и покупателем установлены длительные рациональные хозяйственные связи, предпочтительно прямые. Они позволяют закупать товары у поставщиков-изготовителей на стабильной договорной основе, так и у поставщиков-посредников. Такие закупки являются экономически и организационно выгодными. Договор поставки является основной опорой хозяйственных связей с поставщиками товаров.

 

1.3. Организация и технология закупок товаров у поставщиков

Оптовые закупки товаров  являются важной составной частью коммерческой деятельности оптовых торговых предприятий. Они дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент  товаров для снабжения розничной  торговой сети, осуществлять воздействие  торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского  спроса. Правильно организованные оптовые закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно-закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям  относятся:

1) изучение покупательского спроса;

2) изучение источников поступления и поставщиков товаров;

3) составление заявок и заказов на поставку товаров;

4) разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно-закупочные операции включают:

1) заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;

2) уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;

3) приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам подразделяются на:

1) оперативный учет выполнения договоров поставки;

2) оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;

3) контроль за ходом выполнения закупочной работы.

Главные задачи организации  оптовых закупок:

1. определение потребности в товарах в соответствии со спросом населения;
2. определение сроков и частоты поставок партий товаров;
3. обеспечение ритмичности и бесперебойности поступления товаров от поставщиков;
4. контроль хода поставок по частным срокам, ассортименту и качеству товаров;
5. требование от поставщиков постоянного обновления ассортимента товаров, включения в поставки новых видов товаров.

Правильная организация  закупочной работы заключается в  осуществлении планомерной реальной деятельности в соответствии с действующими нормативными актами, Положением о поставках товаров народного потребления, договорами поставки отдельных товаров и другими нормативными документами.

Технология закупки товаров  торговыми предприятиями зависит  от источников поступления товаров. Закупка товаров ведется на оптовых  ярмарках, оптовых продовольственных  рынках, на оптовых складах, в мелкооптовых магазинах-складах, у индивидуальных частных предпринимателей.

 

 

 

 

Розничные предприятия 

могут:

Закупка товаров

 

 

 

 

Самостоятельно  произвести закупки

Поручить  произвести закупку товаров для  себя

 

 

У непосредственного производителя товаров

У оптового предприятия

На  оптовом рынке

У комиссионера

Агенту  у производителя товара

Брокеру на бирже

 

 

 

 

4. Контроль и учет поступления товаров от поставщиков

 Важной частью коммерческой работы является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставки товаров. Успешное осуществление коммерческой деятельности во многом зависит от своевременного исполнения сторонами договора. Цель оперативного учета и контроля оптовых закупок – осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки. Такой контроль позволяет обеспечить своевременное и бесперебойное поступление товаров в согласованном ассортименте надлежащего качества и количества. Исполнение договоров поставки товаров контролируется по:

1) общему объему;

2) развернутому ассортименту;

3) срокам поставки;

4)  качеству и комплексности поставляемых товаров;

5) соблюдению транспортных условий;

6) соблюдению расчетной дисциплины.

Отслеживаются также вопросы  организации оборота тары и средств пакетирования, выполнения условий отгрузки и порядок согласования цены. Контролируют наличие и правильное оформление сопроводительных документов.

Большое значение имеют документы, содержащие сведения о количестве и  качестве товаров, их ассортименте и  стоимости, об основных отличительных  признаках товаров (например: размеры, роста, сорта и т.д.). Одним из основных документов этой группы является счет-фактура, который выписывается оптовым продавцом  на имя покупателя при отгрузке товаров.

Счет-фактура является требованием  продавца к покупателю оплатить указанную в нем сумму. В счет-фактуре указывают:

- наименование продавца  и покупателя, их адреса;

- номер и дату;

- данные, характеризующие  товар (наименование, количество, цена  и стоимость товара и другие  данные).

 Другим важным документом  в оптовых закупках является  спецификация, прилагаемая к договору  поставки и являющаяся его  неотъемлемой частью. В спецификации  к договору поставки указывается:

- ассортимент товаров  в развернутом виде;

- количество товаров,  подлежащих поставке;

- цена каждого товара;

- сумма;

- сроки поставки.

В соответствии со спецификацией  должна осуществляться отгрузка товаров.

Закупочная работа будет  проводиться более успешно, если коммерческие работники будут разрабатывать оперативные планы закупок. Они включают комплекс мероприятий, направленных на успешное выполнение закупочной работы. Цель оперативного планирования – правильная организация оптовых закупок товаров и повышение личной ответственности каждого коммерческого работника за выполнение плановых заданий. Оперативные планы оптовых закупок товаров составляются на основе материалов об источниках поступления товаров и данных изучения покупательского спроса. Оперативные планы предусматривают:

- объемы товаров, подлежащих  закупке;

- сроки заключения договоров;

- сроки согласования и  уточнения спецификаций к договорам;

- сроки отгрузки товаров;

- наиболее ответственных  лиц за проведение закупок  и др.

 Заблаговременное составление  такого плана способствует лучшей  подготовке к каждому сроку  выполнения закупочной работы  и своевременному проведению  всего его комплекса. Разработанный  оперативный план оптовых закупок  обеспечивает необходимое поступление  товаров в оптовые торговые  предприятия для бесперебойного  снабжения розничной торговой  сети. Он способствует организации  работы коммерческого аппарата  по выполнению главной задачи – более полному удовлетворению спроса населения. Важный элемент оперативного планирования оптовых закупок – своевременное составление календарного плана. В календарных планах необходимо указывать:

1) исполнителей и сроки выполнения работы по изучению спроса на товары;

2) виды товарных источников и поставщиков;

3) сроки составления заявок и заказов на товары;

4) сроки и места проведения необходимых совещаний по обсуждению хода закупочной работы;

5) сроки начала и окончания переговоров с поставщиками и согласования спецификаций.

Такой порядок разработки и уточнения оперативного плана  оптовых закупок позволяет более  глубоко вникнуть в конъюнктуру  торговли, определить рациональную потребность  в товарных ресурсах, более гибко  и оперативно решать с поставщиками вопросы закупок товаров.

 

1.5  Претензии в закупочной работе

В ходе реализации договоров  поставки нередко стороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств. Этим они наносят торговому партнеру материальный и моральный ущерб.  В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить претензии другой стороне. В претензии излагаются требования, предусмотренные условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.

 Претензия – это  требование в письменной форме  о добровольном устранении нарушений  условий договора или законодательства.

 Претензии направляются  заказными или ценными письмами  и должны быть вручены под  расписку. В претензии указываются:

1) наименование предприятия, учреждения, организации, предъявившего претензию в их адрес;

2) наименование предприятия, учреждения, организации, к которому предъявляется претензия, и их адрес;

3) номер претензии;

4) дата предъявления;

5) обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии;

6) доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства;

7) сумма требований заявителя и расчет этих требований.

 Претензия должна содержать  ссылки на нормативные документы,  договоры или иные документы,  устанавливающие право. В претензии  должны быть указаны почтовые, платежные реквизиты заявителя  претензии. К претензии должны  быть приложены все необходимые  документы или надлежаще заверенные  копии этих документов, о чем  указывается в приложении. Претензия должна быть подписана руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации, учреждения. К претензии, направляемой перевозчику груза, прилагаются только подлинные документы.

 Ответ на претензию  дается в письменной форме  и подписывается руководителем  или заместителем руководителя  организации, гражданином-предпринимателем. Форма ответа зависит от удовлетворения  претензии или отказа в удовлетворении  претензии. При удовлетворении  претензии, полном или частичном,  в ответе указываются:

1) признанная сумма;

2) номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы;

3) срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

4) перечень прилагаемых к ответу на претензию документов;

5) перечень других доказательств.

 При отказе в удовлетворении  претензии, полном или частичном,  в ответе указывается:

1) мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство;

2) доказательства, обосновывающие отказ;

3) перечень прилагаемых к ответу на претензию документов.

 При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении или принятии к исполнению. При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии подлинные документы должны быть возвращены заявителю. Эти документы заявитель прикладывал к претензии.  Заявитель должен направить документы, обосновывающие отказ, если у него нет претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом. По телеграфу, телетайпу или другими средствами связи. Все перечисленные средства связи должны фиксировать отправление ответа на претензию. Кроме того, ответ на претензию может быть вручен под расписку.