Составление и оформление организационно-правовой документации

Инструкция оформляется  на общем бланке организации с  указанием вида документа. Заголовок  должен четко определять вопросы (область  деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Как правило, инструкция подписывается  тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные  в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать  руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения  управления), инструкцию по ведению  бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных  подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержания инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором  разъясняется порядок и сроки  ее ведения в действие и называются ответственные исполнители.

Текст инструкции состоит  из разделов, наименование которых  зависит от содержания затрагиваемых  вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем  излагаются цели и причины издания  документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут  разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в  инструкции текст по стилю изложения  носит распорядительный характер и  излагается от третьего лица единственного  или множественного числа, например: «Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией».

Инструкция - документ длительного  пользования. Все изменения в  инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или  утверждения новой инструкции.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция «на должность»Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 70..

Должностная инструкция - это  правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая  должностная инструкция разрабатывается  на должности, имеющие одинаковый набор  обязанностей, прав, ответственности  вне зависимости от того, в какой  отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая  должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной  инструкции не означает, что нет  необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные  инструкции должны быть разработаны  на все должности, предусмотренные  штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить  основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед  структурным подразделением целей  и задачей. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение  работника, является правовой основой  для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между  работником и администрацией.

Должностная инструкция, как  правило, не составляется на категорию  служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность  данных служащих фиксируется в положениях (уставе) об организации или в  положении о структурном подразделении  в разделе «Руководство».

Для работников хозяйственных  и вспомогательных служб (а также  для работающих по договору подряда  или трудовому соглашению) могут  также не составляться должностные  инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Должностная инструкция, как  и остальные организационные  документы, являются документом длительного  пользования и действуют до тех  пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной  инструкции может возникнуть в связи  с изменением структуры и функций  подразделения и организации, сокращением  штатов, изменением технологии выполняемых  работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3 - 5 лет. При составлении  должностной инструкции за основу берут  типовую или примерную, если таковые  имеются, а при отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру  текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления  должностной инструкции конкретного  работника. Недостающую информацию берут из других организационных  документов, таких как структура  и штатная численность, положение  о структурном подразделении  и др.

Должностная инструкция как  любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации  с указанием вида документа или  на листе формата А4 (приложение В).

Должностная инструкция работника  входит в УСОРД и имеет унифицированную  форму.

Должностную инструкцию, как  правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или  сам руководитель. Подписывает должностную  инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют  в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической  служб и других лиц, связанных  с работником при выполнении его  функциональных обязанностей.

При необходимости может  оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых  разделов Унифицированная система  организационно- распорядительной документации. - М., 1981. - С. 33.:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи  по должности).

В разделе «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована  следующая информация:

полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным  расписанием, обозначением структурного подразделения;

кому подчиняется работник;

порядок назначения на должность  и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников);

порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в  том числе и порядок приема - передачи дел);

особенности организации  работы, если они имеются (ненормированный  рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается  в трудовом договоре, то данный пункт  может отсутствовать;

перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется  работник на данной должности;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

Раздел «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности структурного подразделения.

В разделе «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе  описывается также характер выполняемых  действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.).

В разделе «Права» перечисляют  полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций  и обязанностей:

право на получение информации, в том числе имеющей грифы  ограничения доступа к ней, необходимой  для выполнения им должностных обязанностей;

право на самостоятельное  принятие решений по определенным вопросам;

право самостоятельной подписи  или право визировать и согласовывать  документы в рамках предоставленной  ему компетенции;

право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;

право представительствовать  от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием  пределов представительства;

право вносить предложения  руководству об улучшении организации  работы;

право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся  к его компетенции.

В разделе «Ответственность»  обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность  за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и не использование  прав, предусмотренных настоящей  инструкцией в соответствии с  действующим законодательством». Ответственность  может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить  в должностной инструкции все  случаи возникновения того или иного  вида ответственности практически  невозможно.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей  деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие  сроки; какую информацию, в каком  виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется  в табличной форме как наиболее наглядной.

2.6 Регламент работы

документ управление делопроизводство

При разработке регламента работы различных организаций следует  руководствоваться действующими общегосударственными нормативно-методическими документами  по делопроизводству:

1) Государственной системой  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам государственного обеспечения;

2) Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти;

3) ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

4) Основными правилами  работы ведомственных архивов;

5) Типовыми положениями  о ведении делопроизводства по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан в государственных органах,  на предприятиях, в учреждениях  и организациях.

На основании этих документов в организациях составляется регламент  работы. В этот документ должны быть включены следующие разделы:

- общие положения (в  этом разделе необходимо указать  нормативный документ, который определяет  статус, полномочия, порядок формирования  органов управления (устав), на кого  возлагается ответственность за  организацию делопроизводства, какая  система делопроизводства (централизованная, смешанная, децентрализованная); сослаться  на инструкцию по делопроизводству, которая определяет порядок работы  с документами и обращениями  граждан);

- организация работы (например, администрации города) (в подп. 1 необходимо раскрыть планирование работы, план работы на квартал формируется на основе перспективного плана организации и включает разделы: вопросы, рассматриваемые на коллегии организации (управления, комитета) руководителем; вопросы, рассматриваемые на совещаниях, проводимых руководителем; вопросы, вносимые в вышестоящие организации; общие мероприятия; службами делопроизводства на основе предложений отделов составляется еженедельный план основных мероприятий);

- порядок работы коллегии, совещания, заседания (рекомендуется  разработать работу совещательного  органа: кем она организуется, кто  входит в ее состав, какие вопросы  сможет коллегия рассматривать,  периодичность проведения заседаний  коллегий, порядок подготовки материалов, приглашение, регламент проведения  заседаний, материально-техническое  обеспечение заседаний, ответственные  за ведение протоколов и других  документов);

- порядок подготовки и  издания правовых актов (в этом  разделе необходимо подробно  описать, кому дано право подписывать  правовые акты, порядок их согласования, формирования разногласий, доработки  и направления на подпись, контроль  исполнения правовых актов, регистрация,  рассылка и формирование дел,  их систематизация. Отдельными разделами должны быть рассмотрение обращений депутатов, граждан, организация приема граждан).

Так, в регламенте территориальной  администрации необходимо определить порядок согласования проектов решений, выносимых на рассмотрение коллегиальных  органов, порядок работы с договорами и соглашениями, порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний  и организацию контроля исполнения документов.