Составление и оформление организационно-правовой документации

Если составляется регламент  коллегиального органа, то необходимо разработать работу аппарата, депутатов, депутатских объединений, комитетов  и комиссий, порядок избрания председателя коллегиального органа и заместителей, срок их полномочий, обязанности, порядок  принятия проектов законов, составление  планов работы коллегиального органа; порядок созыва, организации и  проведения сессии коллегиального органа; правила согласования; виды особенности  принимаемых документов; осуществление  контрольных полномочий; аппарат  коллегиального органа и ответственность  за его нарушение, организация делопроизводстваКирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - С. 74..

2.7 Структура и штатная  численность. Штатное расписание

Структура и штатная численность - это правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений  организации (учреждения) и количество штатных единиц каждой должности. Форма  документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется  на общем бланке (приложение Г) и  имеет следующие реквизиты:

1) наименование организации  (для государственных и муниципальных  учреждений указывается также  вышестоящая организация);

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) место издания;

5) гриф утверждения;

6) текст;

7) визы;

8) подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы.

В разработке принимает участие  служба кадров. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), заместителями руководителя организации, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается на календарный год, изменения вносятся приказом руководителя.

Штатное расписание - это  правовой акт, закрепляющий штатный  состав и штатную численность  организации в соответствии с  ее Уставом (Положением), должностной  состав работников организации с  указанием должностных окладов (в  государственных учреждениях - указанием  разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), устанавливающий фонд заработной платы организации в целом  за месяц.

Документ входит в УСОРД  и имеет унифицированную форму.

Основное содержание документа  оформляется в табличной форме, установленной постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1 Еженедельное приложение к газете «Учет, налоги, право». 2004. № 12. С. 8., и включает наименование структурных подразделений, их коды, наименования должностей профессий, количество штатных единиц, размеры должностного оклада (тарифной ставки), надбавки, месячного  фонда заработной платы. Унифицированная  форма документа была разработана в 1980 г. и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения, обусловленные переходом к рыночным отношениям, внедрением ЕТС по оплате труда, поэтому часто при составлении штатного расписания в табличную форму вносят дополнительные графы (например, разряд по ЕТС).

Документ оформляется  на общем бланке организации с  указанием вида документа (приложение Д), в заголовке к тексту указывается  год, на который составляется штатное  расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных  подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала).

Штатное расписание утверждается приказом по основной деятельности, оформленным  в соответствии с ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Издательство стандартов. 2003. с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации  или уполномоченным на то лицом.

Документ имеет следующие  реквизиты:

1) наименование государственного  органа или иной организации  (полное и (или) сокращенное);

2) наименование вида документа,  который является заголовком  к тексту;

3) место издания;

4) гриф утверждения;

5) текст (в виде таблицы)  Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Изд. 4-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2006. - С. 98..

2.8 Правила внутреннего  трудового распорядка

Правила внутреннего трудового  распорядка - это правовой акт, носящий  характер локального нормативного акта и регламентирующего в соответствии с трудовым кодексом РФ и иными  федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Цель правил внутреннего  трудового распорядка - укрепление трудовой дисциплины, рациональное использование  рабочего времени, повышение качества работ и производительности труда.

Текст правила внутреннего трудового распорядка состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

В этом разделе указываются  цели и задачи действующих правил; вопросы, решаемые с применением настоящих правил; компетенция административного и профсоюзного комитета. Правила внутреннего трудового распорядка никогда не могут быть утверждены работодателем без участия профсоюзного комитета.

2. Порядок приема, перевода  и увольнения работников.

3. Основные обязанности  работников.

4. Основные обязанности  администрации.

5. Рабочее время и его  использование, время отдыха.

6. Поощрения за труд.

7. Дисциплинарные взыскания.

Правила внутреннего трудового  распорядка оформляются на листах формата  А4 (приложение Е), обязательно имеют титульный лист, на котором печатается наименование вида документа с указанием организации, гриф утверждения (утверждаются распорядительным документом руководителя).

Правила внутреннего трудового  распорядка должны быть согласованы  с профсоюзным комитетом организации, следовательно, они имеют гриф согласования, который располагается после  текста в левом нижнем углу Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - С. 69..

2.9 Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству - это правовой акт, устанавливающий  единую систему производства организации  и предусматривающий все вопросы  работы с документами, а именно:

1) порядок подготовки, оформления  и прохождения распорядительной  документации;

2) организацию учета, регистрации,  контроля, исполнения служебных  документов;

3) порядок размножения,  копирования, тиражирования служебных  документов, их систематизацию, подготовку  для сдачи в архив, хранение  и использование;

4) сосредоточение технической  работы с документами в делопроизводственных  подразделениях.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основании типовой  инструкции по делопроизводству федеральных  органов исполнительной власти, утвержденной приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536, а  также в соответствии с примерной  инструкцией по делопроизводству отраслевого  характера.

Инструкция по делопроизводству оформляется на листах формата А4 (приложение Ж) и имеет следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Состав документов.

3. Правила подготовки  и оформления документов.

4. Организация документооборота.

5. Контроль за исполнением документов.

6. Порядок прохождения  и исполнения поступающей корреспонденции.

7. Порядок подготовки  и прохождения исходящих и  внутренних документов.

8. Регистрация и индексация  документов.

9. Построение справочного  аппарата (реестры, квитанции, журналы  регистрации документов).

10. Работа исполнителей  документами.

11. Изготовление, учет и  хранение печатей, штампов, бланков.

12. Составление номенклатуры  дел.

13. Формирование дел.

14. Экспертиза ценности  документа.

15. Оформление дел.

16. Составление описи дел.

17. Оперативное хранение  документов.

18. Порядок передачи дел  в архив.

19. Примечание.

20. Приложения.

Инструкция по делопроизводству имеет титульный лист, где указывается  наименование вышестоящей организации, наименование нашей организации, наименование вида документа.

Инструкция по делопроизводству утверждается либо приказом руководителя учреждения, либо непосредственно руководителем.

Гриф утверждения может  печататься как на титульном листе, так и перед текстом.

Инструкция по делопроизводству готовится службой документационного  обеспечения управления, визируется руководителями всех структурных подразделений  и заместителями руководителя организации.

Разделы инструкции по делопроизводству в зависимости от документооборота и компетенции делопроизводственной службы могут меняться, но обязательными  разделами должны быть:

1. Порядок оформления  документов.

2. Перечень документов.

3. Организация документооборота.

4. Порядок составления  номенклатуры дел.

5. Порядок хранения печатей,  штампов, бланков.

 

2.10 Номенклатура дел

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации  с указанием срока их хранения. Составляется как для структурных  подразделений, так и для организации  в целом (сводная номенклатура).

Все документы, имеющиеся  в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они  группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые  имеют свои названия (заголовки), например: «Приказы по личному составу», «Договоры  поставки» и т.д.

Оформляется на бланках А4 (приложение З) и утверждается руководителем.

Разделы номенклатуры дел:

1. Индекс дела.

2. Заголовок дела.

3. Количество дел (томов).

4. Срок хранения и статьи  перечню. 

5. Примечание.

Индекс дела может быть индексом структурного подразделения (если номенклатура дел строится по структурному принципу). Индексы дел  обозначаются арабскими цифрами. Например, 01-12, где 01- это обозначение структурного подразделения, а 12- это порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией). Если структурное подразделение  имеет в своем составе еще  структурное подразделение, то индекс состоит из трех групп цифр - 01-05-12. Индексом дела может быть название функции, выполнение деятельности, выполняемой  нашей организацией. Например, 05-10, где 05- это название деятельности, а 10- заголовок  дела.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

1. наименование вида дела (переписка);

2. название организации  или структурного подразделения;

3. название организации,  адресата или корреспондента  документа;

4. краткое содержание  документов дела;

5. название территории, с  которой связано содержание документов  дела;

6. даты, к которым относятся  документы дела;

7. указание на копийность.

Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых  используются наименования структурных  подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу  присваивается индекс (1, 2, 3 и т.д.) по степени значимости подразделения.

Заголовки дел внутри раздела  должны быть расположены в зависимости  от важности дел с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени  важности такова:

1) дела, содержащие документы  директивного характера (приказы,  постановления министерств);

2) дела, содержащие организационно-распорядительные  документы (положение о предприятии,  правила, инструкции и т.д.);

3) дела, относящиеся к  решению вопросов основной деятельности  предприятия;

4) дела, содержащие планы,  отчеты, переписку.

Нельзя формулировать  заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности и  с различными сроками их хранения.

В одно дело помещают не более 250 листов документа, толщина корешка  дела не должна превышать 4 сантиметров. Если число листов больше, то дело делят  на тома. Количество томов может  стать известно только в конце  года, поэтому эта графа заполняется  по окончанию этого года.

Сроки хранения зависят от научной и практической ценности документов, которая устанавливается  экспертной комиссией организации. Документы могут храниться: