Технология обработки документов и архивный фонд

- поступившие в собственность  государства, в том числе из-за  рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи, рукописные книги, рисунки и т.п.).

Отнесение документов к составу  Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их документов запрещается.

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности  и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей. При отнесении документов к составу  Архивного фонда РФ учитывается  также фактор степени полноты сохранности фонда.

Критерии, то есть признаки, на основании  которых определяется ценность документов, не является категорией устойчивой, они  могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, на смену им появляются другие.

К федеральной собственности относятся  архивные документы:

- хранящиеся в федеральных государственных  архивах, федеральных музеях и  библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

- федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

- бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в  результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

- отнесенные к федеральной собственности  федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

- хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

- государственных органов и  организаций субъекта Российской  Федерации.

К муниципальной собственности  относятся архивные документы:

- органов местного самоуправления  и муниципальных организаций;

- хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы на  основании договора хранения  без передачи их в собственность).

К частной собственности относятся  архивные документы:

- организаций, действующих на  территории Российской Федерации  и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;

- созданные гражданами или законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Местонахождение АФ РФ

Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Государственный архив Российской федерации, Российский государственный архив древних актов, Российский государственный исторический архив, Российский государственный военно-исторический архив, Российский государственный архив военно-морского флота, Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный военный архив, Российский государственный исторический архив Дальнего Востока, Российский государственный научно-технический архив с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов, Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимир, Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда;

- научно-исследовательские учреждения  и другие организации и предприятия,  обеспечивающие ее деятельность.

Таким образом, Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать  все юридические лица, в т. ч. и  коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы.

 

 

2. Классификация документов Архивного Фонда

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка  и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

• классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;
• классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Целью классификации  документов является повышение оперативности  работы аппарата управления и ответственности  исполнителей. Первичная классификация  документов обеспечивает их быстрый  поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие  для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Классификация документов Архивного  фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах:

• архивного фонда в целом;
• государственного архива;
• архивного фонда.

Классификация Архивного фонда РФ до 1991 года.

Классификация документов Архивного  фонда РФ строится на основе следующих  признаков:

- по историческим периодам - в  современных российских государственных  архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные   и советские).   Документами   советской эпохи считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок;

- по видам носителей информации, способам и технике закрепления  информации 

- По видам, способам и технике  закрепления информации. С учётом  вида носителей, способов и  технике закрепления информации  архивные фонды и архивные  документы хранятся в общих  и специализированных отделах  общих архивов. Например, специализированными  архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов, Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга, Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы, хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий. Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.

Классификация Архивного фонда РФ после 1991 года.

• по формам собственности - документы классифицируются на документы федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной собственности;
• по срокам хранения - документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся: постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук и временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, хранятся:

- постоянно - в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках;

- временно - в органах местного  самоуправления, муниципальных организациях  и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной  собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда  Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»):

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной и общественной деятельности. Это признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью  правильного распределения по государственным  архивам.