Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

На основании приказа (распоряжения) заполняется личная карточка (форма № Т-2 или №  Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается  лицевой счет работника (форма №  Т-54 или № Т-54а), делается запись в  трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а  для группы работников.

Перемещения (переводы) работника  в организации могут носить различный  характер: повышение по должности, переход  в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в  связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин, женщин, имеющих  детей до 1,5 лет.

Переводы по характеру  делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

Таким образом, обязательно  должно быть личное заявление работника  с просьбой о переводе. Заявление  должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его  перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод  проводится с материально ответственной  должности или на материально  ответственную должность, обязательно  требуется и виза бухгалтера.

При перемещении внутри структурного подразделения перевод может  оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления  или докладной записки составляется приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу. Если при переводах первоначально выработанные условия трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору. Следует обратить внимание, что в тексте унифицированной формы приказа есть специальный раздел: основание – изменение к трудовому договору от … № …

Временные переводы проводятся в случае производственной необходимости  на срок до одного месяца на работу, которая  не была обусловлена трудовым договором. Временный перевод не требует  заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной  форме № Т-5 или № Т-5а, в котором  строка «изменения к трудовому договору»  не заполняется, а указывается тот  инициативный документ, на основании  которого перевод проведен. Подготовленный и завизированный приказ подписывает  руководитель организации или уполномоченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную  визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа  о переводе делаются соответствующие  записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию. Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа, обязательно  вносятся в трудовую книжку не позднее  недельного срока с даты подписания приказа. Если на работника ведется  личное дело, то все документы, которыми документируется процесс перевода, помещают в его личное дело.

Особенного внимания заслуживает  такой вид временного перевода, как  замещение отсутствующего работника. При этом возможны два варианта:

• освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;
• возложение на работника дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей.

Оформление замещения  с освобождением от своих обязанностей проводится так же, как обычный  временный перевод, то есть используется форма № Т-5. Если же работник на время замещения отсутствующего работника не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров. Так как такие случаи в работе любой организации не единичны, можно разработать свою унифицированную форму, введя ее приказом руководителя.

Составление приказа о  замещении необходимо даже в тех  случаях, если в должностных инструкциях  работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут  возложены дополнительные функции, его согласие обязательно и особо  должна быть оговорена оплата за замещение.

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11, для группы работников – № Т-11а. Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений предполагаются разные, на каждого работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму № Т-11а вносятся изменения – «вид поощрения» переносится в виде дополнительного столбца. Изменения в форму надо внести приказом руководителя. Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении должно содержаться предложение о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.

Работник знакомится с  приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании  приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника – форма №  Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о  награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после  издания приказа (распоряжения).

Приказ о дисциплинарном взыскании подготавливается на основе нескольких документов: докладная записка  руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника. Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы, как правило, не имеют унифицированной формы (за исключением случая увольнения) и составляется службой кадров в текстовой форме.

В констатирующей части приказа  о наложении дисциплинарного  взыскания (замечания или выговора), прежде всего, указывается проступок, затем время его совершения или  обнаружения проступка, так как  сроки наложения взыскания ограничены. В постановляющей части приказа  устанавливается вид взыскания: замечание или выговор, и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания  приказа (докладная записка, акт, объяснительная записка). Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает работник, привлеченный к ответственности, и юристом, который  проверяет его на предмет соответствия законодательству.

Взыскания объявляются работнику  обязательно под расписку в течение  трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать  указанный приказ (распоряжение) составляется акт. Если дисциплинарный проступок совершили несколько человек одновременно и мера наказания одинакова, можно составить общий приказ на всех.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника. В организации может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели о начале отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно. При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях.

Новая унифицированная форма  приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее применяемой формы. В  ней виды отпусков разбиты на подпункты: а – основной и б – дополнительный, с указанием продолжительности  каждого вида отпуска. Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Достаточно часто в  связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Отзыв из отпуска  оформляется приказом. Так как  утвержденная унифицированная форма  такого приказа не предусмотрена, он составляется в обычной текстовой  форме с использованием информации из унифицированной формы приказа  об отпуске.

Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное  задание подписывается руководителем  подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или  уполномоченным им лицом. Если командируется  один человек, приказ готовится по унифицированной  форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а. Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания) а при необходимости – источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку. После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Увольнение работника  отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления  или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение  аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др. На основании личного заявления, служебной записки или других документов составляется проект приказа.

Приказ (распоряжение) о прекращении  действия трудового договора имеет  унифицированную форму № Т-8 при  увольнении одного работника и №  Т-8а – нескольких работников. Наибольшей точности требует указание причины  ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно  воспользоваться правилами ведения  трудовых книжек или инструкцией  по заполнению трудовых книжек, в которых  установлена общая схема записей  об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в  приказе и трудовой книжке едины. Следует учитывать, что запись о причинах прекращения трудового договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Все ссылки на статьи и пункты Трудового кодекса Российской Федерации  в приказе (а затем в трудовой книжке) приводятся без сокращений. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с  приказом и ставит свою визу. Копия  приказа помещается в личное дело.

На основании приказа  о прекращении действия трудового  договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Порядок регистрации  и хранения приказа

3.1 Системы регистрации  приказов

 

Регистрация документа –  это запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения.

Можно дать и более развернутое  определение регистрации как  подтверждения факта создания или  получения документа путем внесения его в регистрационную форму  с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация  позволяет создать базу данных о  документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц.

Документы регистрируются в  организации один раз: создаваемые  – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу  регистрируемых, получает свой регистрационный  номер, состоящий из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять  индексами по номенклатуре дел, классификаторам  корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого  вида документа.