Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

 

 

 

Руководитель организации
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”		20		г.
	личная подпись

 

 

 

 

 

 

Приложение 12

Унифицированная форма № Т-11а

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301027
		по ОКПО
наименование организации

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ

(распоряжение)

о поощрении работников

 

 

мотив поощрения

 

вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. — указать)

 

 

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия)	Сумма,  руб	С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника.
1	2	3	4	5	6

 

Основание: представление

 

 

 

Руководитель организации
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Документоведение и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

К О Н Т Р  О Л Ь Н А Я    Р  А Б О Т А

(II часть)

ВАРИАНТ 2

 

По дисциплине: «Документоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 2 курса

третий семестр

Филиппова Н.Н.

 

 

 

Когалым, 2013

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………….40

Задание 1…………………………………………………………………………….42

Задание 2…………………………………………………………………………….45

Задание 3…………………………………………………………………………….47

Задание 4…………………………………………………………………………….50

Задание 5…………………………………………………………………………….52

Задание 6…………………………………………………………………………….55

Задание 7…………………………………………………………………………….57

Задание 8…………………………………………………………………………….59

Заключение………………………………………………………………………….62

Список литературы…………………………………………………………………63

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые  взаимосвязаны и составляют системы  документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество  систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и  т.п.) выделяют функциональные системы  документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и  др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать  отраслевыми. Можно выделять различные  подсистемы документации по уровням  управления, они между собой тесно  связаны и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи  с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные  системы документации. Определение, назначение, состав унифицированных  систем документации устанавливаются  государственными стандартами. Документы  различных систем могут иметь  унифицированную форму.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они  обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские  документы, Государственный комитет  Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной  и отчетной документации, Росархив – систему организационно – распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. Можно  дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

• организационно – правовые документы;
• распорядительная документация;
• информационно – справочные документы и справочно – аналитическая документация;
• плановая документация;
• отчетно – статистическая;
• кадровая документация;
• финансовая документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная, протокольная документация, документация коллегиальных органов  управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих  организаций), по материально – техническому обеспечению.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно – распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется по трем группам:

• организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
• информационно – справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.)

ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами.

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются  единством целевого назначения и  в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции  или вида деятельности. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть  првила оформления различных видов  документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1

 

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством  общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различие сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют  ответа.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию  и применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и  коммерческой деятельности. Деловое  письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Реквизиты формуляра - образца  письма:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;
• справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
• дата, номер;
• адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
• ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;
• заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;
• текст;
• отметка о наличии приложений;
• подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
• печать (если нужно);
• отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
• отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
• гриф ограничения доступа к документу («секретно», «конфиденциально» и т.п.).

Письма оформляют на специальных  бланках для писем формата  А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата  А5 (заголовок не пишут, текст можно  печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с  продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Реквизит «Адресат» оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф. И. О. - в  дательном.

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности  указывают наименование предприятия.

Адресуя письмо нескольким, получателям, адрес основной организации  пишут первым, затем указывают  другие. Если документ направляют болee чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Письмо может  быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают  обобщенно.

Письмо оформляют в  двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело. К тексту письма могут  прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут  слово Приложение (от начального поля, с большой буквы). Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию  и резолюцию руководителя. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления документа, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Российская Федерация

Ханты – Мансийский автономный округ - Югра

(Тюменская область)

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ХАНТЫ–МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО  ОКРУГА – ЮГРЫ

«ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ 

«РАДУГА НАДЕЖДЫ»

Российская Федерация, 628484, Ханты – Мансийский автономный округ  – Югра, город Когалым, улица Прибалтийская 17 «а»