Организационные основы учетно-операционной работы коммерческого банка

Бухгалтерская работа в банках в зависимости  от ее содержания делится на операционную и учетную. Операционная работа заключается  в обслуживании клиентов и проверке и обработке документов, являющихся основанием для проведения и отражения  операции по бухгалтерским счетам. Она предусматривает следующие  этапы:

• Проверка законности операции (соответствует ли операция уставной деятельности клиента, банка и действующему законодательству);

• Проверка правильности оформления документа;

• Проверка правильности отражения бухгалтерской проводки и подготовка документа для его проведения по бухгалтерскому учету;

• Проверка возможности осуществления операции (проверяется наличие денег на счету и др);

• Передача документа для компьютерной обработки.

Качество исполнения бухгалтерским работником операционной работы зависит от его знакомства с правилами осуществления отдельных  видов банковских операций (кассовых, депозитных, расчетных, обменных и др_) и требует соответствующей профессиональной подготовки.

В составе учетной  работы можно выделить следующие  основные виды:

• Ведение учета по внутрибанковским операциям (учет уставного капитала, основных средств и материалов, капитальных вложений банка, доходов и расходов, финансового результата деятельности и т.д.);

• Контроль за регистрацией всех совершенных банковских операций;

• Проверка правильности и достоверности регистров аналитического и синтетического учета, полученных в процессе компьютерной обработки данных, введенные по документам;

• Сверка и подтверждение данных аналитического и синтетического учета путем составления ежедневного баланса;

• Подготовка и составление форм финансовой и другой отчетности коммерческих банков;

• Формирование архивных папок документов.

Банковская операция считается завершенной, если она  отражена в бухгалтерском учете. Таким образом, рациональная и четкая организация учетно-операционной работы обеспечивает успешное выполнение возложенных  на коммерческие банки функций.

Учетно-операционная работа - это совокупность процессов, связанных с оформлением документации по банковским операциям, ведением бухгалтерского учета и контролем за его полнотой и достоверностью.

Организация учетно-операционной работы в банке основывается:

• на утвержденной приказом руководителя банка учетной политике;

• на определенном учетной политикой банка и другими внутрибанковскими положениями порядке подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым в банке операциям, их отражения в регистрах бухгалтерского учета и составления в банке периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Разработанные процедуры должны учитывать возможные аспекты проведения наиболее сложных и ответственных операций и обеспечивать единообразный порядок подготовки, оборота и хранения документов по совершаемым операциям и их отражения в регистрах бухгалтерского учета и отчетности как в головном банке, так и в его филиалах. При этом установленные учетной политикой банка формы и методы обобщения данных в регистрах бухгалтерского учета должны обеспечивать своевременное и правильное составление сводной отчетности банка;

• на выделении в организационной структуре банка в качестве самостоятельного подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета, бухгалтерии;

• на объединенных в локальную вычислительную сеть банка средствах вычислительной техники для ведения учета и подготовки отчетности, использование которых должно способствовать в необходимой мере автоматизации выполнения всех учетно-операционных процедур, а также должно обеспечивать ежедневное сведение баланса и отражение в нем всех проведенных за день операций.

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечить выполнение следующих условий:

1. все операции с документами, принятыми от клиентов в течение операционного времени отражаются в бухгалтерском учете в тот же день (операционное время устанавливается банком самостоятельно);

2. передача обработанных документов на ВЦ банка производится в течение рабочего дня по графику, но не позднее чем за 1,5 - 2 часа до его окончания, для того чтобы ввести необходимую информацию, обработать ее для составления отчетности текущего дня;

3. платежные поручения, принятые на инкассо за два часа до окончания рабочего дня, должны быть отправлены в учреждения банков по месту нахождения счета плательщика в тот же день;

4. документы, поступившие в банк после окончания операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете следующего рабочего дня;

5. платежи по имеющимся претензиям производятся за счет свободного остатка средств на начало рабочего дня и за счет денег, поступивших в банк в течение операционного времени:

6. деньги, перечисленные от одногородних учреждений банков. обслуживаемых вычислительными центрами (ВЦ), используются для удовлетворения претензий не позднее утра следующего дня.

7. Бухгалтерский ежедневный баланс составляется не позднее следующего рабочего дня (так как выписки с корреспондентских счетов банка поступают на следующий после проведенных операций день).

Для выполнения указанных требований необходима четкая организация учетно-операционной работы, обеспечивающая равномерную нагрузку на каждого банковского работника  и быстрое прохождение документов по всем стадиям их обработки. 
 
 
 

Глава 2. Организация и  ведение бухгалтерского учета в коммерческом банке

     2.1.Организационная структура учетно-операционного аппарата банка, должностные обязанности работников. 

Организационную структуру бухгалтерского аппарата банк устанавливает самостоятельно. Это, как правило, единое бухгалтерское  подразделение, состоящее из отделов  и/или секторов (например, отделы учета  операций в рублях, учета валютных операций, учета операций с ценными  бумагами и др.). Независимо от специфики  организационной структуры все  бухгалтерские работники банка  подчиняются его главному бухгалтеру.

Совокупность  процессов, связанных с выполнением  операционной работы и ведением бухгалтерского учета, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие  функции, — учетно-операционным аппаратом  банка.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций несет руководитель банка. Ответственность за формирование учетной политики, ведение учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности возлагается  на главного бухгалтера банка. Обычно главный бухгалтер имеет заместителей, отвечающих за разные участки работы: учет внутрихозяйственных операций банка, операционный учет, учет валютных операций, учет ценных бумаг, учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление финансовой и налоговой отчетности.

Основные задачи главного бухгалтера — методическое обеспечение учета совершаемых  банком операций, аналитические и  контрольные функций, обеспечение  обязательств банка. Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу, занимается организационными вопросами, обеспечивает: отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых банком; оформление открытия счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль начисления процентов по счетам; контроль за использованием бланков строгого учета; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; представление руководству банка оперативной информации; составление отчетности; экономический анализ финансовой деятельности банка.

Главный бухгалтер  ежедневно проверяет заключение кассовых операций, полноту оприходования  денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и  хранения денежно-расчетных документов. Однако на него не могут быть возложены  обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.

Главный бухгалтер, его заместители и начальники отделов разрабатывают должностные  инструкции для бухгалтерских работников, а также порядок ведения и  регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр либо в  информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные  стороны работы бухгалтерии, ведения  учета и отчетности.

Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке документооборота, т.е. порядка  прохождения документов по всем стадиям  их обработки с момента поступления  в банк или создания до сдачи в  архив (документы дня). Документооборот  разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого  порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.

Требования главного бухгалтера относительно документального  оформления операций и представления  в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников банка. Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и  расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные документами, считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению.

Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется  распоряжением руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу  операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи  на указанных документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов.

Учетно-операционный аппарат состоит, как правило, из ответственных исполнителей, а в  необходимых случаях — из операционных бригад. Ответственными исполнителями  назначаются наиболее подготовленные работники, имеющие достаточный  опыт работы в банке. Они проверяют  и оформляют для отражения  в учете документы, поступающие  в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями так, чтобы обеспечить систематический контроль, предотвратить  задержки в обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную  нагрузку на каждого работника.

Операционные  группы создаются в крупных банках; это позволяет повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить  внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в  группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность оформления операций. Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.

Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями и операционными  бригадами — прерогатива главного бухгалтера.

Ответственные исполнители ведут расчетное  и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать  расчетные документы, лицевые счета. В течение дня они перечисляют  деньги в установленной очередности  и в пределах остатков средств  на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется  оперативный учет состояния соответствующих  счетов.

Обязанности операциониста следующие: прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов; оформление приходных кассовых операций; прием чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка в установленном порядке личности получателя денег; разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов; выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам.

В обязанности  оператора подразделения автоматизации  учета входит: сверка документов аналитического и синтетического учета; формирование и подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым  счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление  сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.

В этом подразделении  составляется отчетность банка, поэтому  оператор должен также выполнять  распечатку лицевых счетов и проверочных  ведомостей остатков средств на лицевых  счетов по состоянию на первое число  месяца, составлять ежедневный баланс остатков средств на счетах, составлять сводные ордера и ведомости, заполнять  ведомости отчетности.

Контролер руководит  работой операционной группы (бригады), а именно: проверяет правильность надписей на чеках и расходных  ордерах; подписывает документы  и выписки из лицевых счетов (контрольная  подпись); ведет кассовые расходные  журналы, сверяет их итоги с кассой; проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета; проверяет отчетность бригады.