Организационные основы учетно-операционной работы коммерческого банка

Важное место  в каждодневной деятельности банка  отводится внутреннему контролю, который подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления баланса).

Предварительный контроль ведется посредством контрольных  подписей. Главный бухгалтер обязательно  подписывает документы, содержащие информацию о движении по счетам фондов банка, иностранной валюты (или начальник  валютного отдела), драгоценных металлов, а также информацию о подкреплении и излишках кассы, о прибылях и  убытках. Он также подписывает документы  по внебалансовым долгам, списываемым в убыток, ордера на закрытие клиентских счетов, на исправление ошибок в учете, кассовые документы и некоторые другие.

Контрольные подписи  ответственных исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при  списании средств со счетов клиентов, при выдаче чековых книжек и акцептованных  поручений, на документах по операциям  без акцепта и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для  учета вкладов граждан. Перечень операций банков, подлежащих дополнительному  контролю, указан в Правилах учета.

Обязательной  частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главный  бухгалтер, его заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны систематически проводить  последующие проверки бухгалтерской  и кассовой работы. В ходе таких  проверок должны вскрываться причины  выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и  приниматься меры к устранению недостатков.

В штат учетно-операционного  аппарата обычно входят работники, задача которых — последующий контроль сделанных бухгалтерских проводок, включая кассовые. Так, все бухгалтерские  операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение  следующего рабочего дня на основании  первичных документов, записей в  лицевых счетах и других регистрах  бухгалтерского учета. Проверяется  наличие подписи уполномоченного  работника банка на соответствующих  документах, правильность перенесения  в лицевые счета соответствующих  реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих  остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной  проверке делается запись в бухгалтерском  журнале.

Результаты последующих  проверок оформляются справками. Руководящие  работники банка обязаны в  пятидневный срок после получения  такой справки лично рассмотреть  ее в присутствии сотрудников  бухгалтерии и принять адекватные меры.

Банки обязаны  хранить свою бухгалтерскую документацию (первичные учетные документы, регистры учета и отчетность) в течение  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного  дела, но не менее пяти лет. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка. 

2.2 Документооборот  и внутрибанковский контроль 

С целью рациональной организации учетно-операционной работы в учреждениях банка составляется график документооборота по банковским операциям и график обслуживания клиентов.

Документооборот по банковским операциям - последовательное перемещение расчетно-денежных документов по инстанциям их оформления, проверки и обработки от клиентов к банку  и наоборот, в пределах учреждения банка, разными учреждениями банка с начала выполнения операции до ее завершения и сдачи документа в архив.

В каждом банке  разрабатывается график документооборота, в котором указывается время  прохождения документов на всех этапах обработки информации структурными подразделениями банка.

Документооборот состоит из следующих основных этапов:

1) проверка правильности  оформления и содержания документов  поступивших; определения возможности  выполнения операции в зависимости  от состояния счетов;

2) проверка или  оформление бухгалтерской проводки  в документе, подписание его  ответственным исполнителем, а в  определенных случаях - контролирующим  работником;

3) передача документов  для автоматизированной обработки;

4) использование  документов для проверки правильности  отражения операции в лицевом  счете;

5) группировка  документов и их переплета  в папки для сдачи в текущий  архив. 

В учреждениях  банка, имеющих на обслуживании большое  количество клиентов, для улучшения  качества обслуживания каждому клиенту  определяется временной интервал, в  пределах которого он лично может  передать денежно-расчетные документы  ответственному исполнителю и получить необходимые консультации. Графики  документооборота и обслуживания клиентов утверждаются руководителем банка.

В зависимости  от принятой в банке схемы документооборота любой документ проходит те или иные стадии обработки:

1. Дополнительный  контроль документов.

Любой подготовленный документ всегда проходит стадию дополнительного  контроля, маршрутизация которой  определяется как действующей нормативно-законодательной  базой, так и существующими в банке технологией обработки документов. Пройдя все необходимые стадии, документ попадет на контроль и исполнение ответственному исполнителю с правом единоличной подписи.

2. Обработка  документа. 

В независимости  от того, сколько и каких этапов проходит документ, его обработка  предусматривает совершение окончательных  действий по документу с формирование проводок по счетам в учете и записью  документов в регистры и реестры. Лицо обработавшее документ и несет ответственность за данный документ.

Организация документооборота в банке предусматривает определенные этапы обработки документов, служащих основанием для совершения операций по балансу банка.

Технология организации  проверки корректности и установки  разрешения совершения с документом тех или иных действий предусматривает  настройку функций контроля за денежными  переводами, формируемыми ответственными исполнителями, когда за конкретным исполнителем закрепляется контролер, причем наряду с выполнением специфических  функций авторизации денежных переводов, контролер может быть наделен  функциями ответственного исполнителя  по другим операциям, тогда функции  контроля денежных переводов этого  исполнителя выполняют другие лица. Отдельные документы до того, как они будут исполнены в балансе банка, подвергаются еще и дополнительному контролю со стороны контролирующих работников. По таким счетам исполнитель не может совершить проводку без участия другого работника.

Организация учетно-операционной работы позволяет всегда получить полную информацию об исполнителе по документу, исполнителе по счету, исполнителе  по контролю по любому отдельно взятому  документу.

Банковскую документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения учета и  контроля.

Расчетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты: Наименование документа, Номер  расчетного документа, Дата его составления, Наименование банка плательщика, его  условный номер по межбанковским  расчетам, Наименование плательщика  и номер его счета банке, Наименование получателя средств, номер его счета  в банке, Номер банка получателя денежных средств, Наименование банка  получателя, его корреспондентский  счет, Назначение платежа, Сумма платежа. Первые экземпляры всех платежных документов заверяются оттиском печати предприятия  и подписями главного бухгалтера предприятия. Исправление в документах не допускается. Работники банка  могут исправлять в платежных  документах, инкассовых распоряжениях, требованиях, поручениях, указанные  номера счетов, на номера других счетов тех же клиентов. Все документы  по месту их формирования подразделяются на банковские и клиентские документы. К банковским документам относятся - мемориальные кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела, платежные поручения по межбанковским и межгосударственным расчетам, перечни документов к этим платежным поручениям. К клиентским документам относятся – платежные поручения, платежные требования, чеки, срочные обязательства по ссудам, заявление о выдаче ссуды. Все расчетные денежные документы по характеру отражаемых в них банковских операций подразделяются на:

1) Мемориальные.

2) Кассовые приходные.

3) Внебалансовые.

4) Документы  по межбанковским и межгосударственным  расчетам.

Исполненные платежные  документы хранятся в электронной  форме на магнитных или иных видах  носителей и не требуют распечатки или иного отображения содержания электронного платежного документа  на бумажном носителе с целью хранения.

Правила и сроки  хранения электронных платежных  документов устанавливаются внутренними  документами банка, разработанными в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

В целях бухгалтерского учета банк вправе формировать общую  справку исполненных электронных  платежных документов и использовать ее для выверки учетных записей, формирования мемориальных документов, а также других целей бухгалтерского учета, предусмотренных внутренними  правилами учета.

Руководители  банка обязаны проверять своевременность  составления баланса и отчетности, осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, использованием расчетно-кассовых документов по назначению, хранением и использованием печатей, штампов и бланков, чтобы исключить их утерю или использования в целях злоупотребления.

Важным элементом  организации учетно-операционной работы является применение внутрибанковского контроля.

Внутрибанковский  контроль - это совокупность средств  и способов, с помощью которых  осуществляется контроль за правильностью выполнения и отображения в учете банковских операций.

По своему содержанию и времени проведения внутрибанковский контроль делится на текущий и следующий:

Текущий контроль - это контроль, осуществляемый на этапе  оформления и проверки документов.

Текущий контроль является сплошным, то есть он проводится при выполнении ответственным исполнителем всех без исключения операций. Он предусматривает применение визуальных, логических, арифметических и других приемов контроля и должен предотвратить ошибки при осуществлении операций.

Дополнительному контролю подлежат отдельные операции, при выполнении которых существует вероятность возникновения ошибки и махинаций:

• выдача чековых книжек; гарантированных платежных поручений;

• взыскания с клиентов штрафов;

• операции по доходам и расходам банка;

• вкладные операции;

• операции по суммам до выяснения и некоторые другие.

Следующий контроль осуществляется в виде тематических проверок и ревизий, может быть выборочным и сплошным.

Тематическим  проверкам подлежит деятельность отдельных  ответственных исполнителей или  отдельные виды учетно-операционной работы.

Ревизия - это  проверка хозяйственно-финансовой деятельности учреждения банка, основанная на изучении первичных документов и бухгалтерских  записей. В акте ревизии отдельно освещается состояние учетно-операционной работы.

Внутрибанковский  контроль за совершенными операциями подразделяется на предварительный (до составления баланса) и последующий (после составления баланса). Особенно важен своевременный предварительный контроль, который осуществляется через контрольные подписи. 

2.3. Виды счетов, открываемых на балансе банка в зависимости от организационно-правовой формы Клиента и от вида банковской операции. 

К банковским операциям  относятся :

1) привлечение  денежных средств физических  и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный  срок);

2) размещение  привлеченных средств от своего  имени и за свой счет;

3) открытие и  ведение банковских счетов физических  и юридических лиц;

4) осуществление  расчетов по поручению физических  и юридических лиц, в том  числе банков-корреспондентов, по  их банковским счетам;

5) инкассация  денежных средств, векселей, платежных  и расчетных документов и кассовое  обслуживание физических и юридических  лиц;

6) купля-продажа  иностранной валюты в наличной  и безналичной формах;

7) привлечение  во вклады и размещение драгоценных  металлов;

8) выдача банковских  гарантий;

9) осуществление  переводов денежных средств по  поручению физических лиц без  открытия банковских счетов (за  исключением почтовых переводов).

Кредитная организация  помимо перечисленных банковских операций вправе осуществлять следующие сделки: