Совершенствование информационных технологий отдела бухгалтерии турфирмы «Авиаэкспресс-Сервис»

 

п/п	Этапы	Задачи на данном этапе
1.	Осознание потребности	Проанализировав конкурентную позицию турфирмы, стало ясным, что основной слабой позицией является отсутствие у фирмы программного комплекса. Его установка значительно повысит конкурентоспособность фирмы.
2	Поиск и оценка информации	Анализ всей существующей информации о программном обеспечении, представленном на российском рынке. Итог: приобретение прав пользования и распоряжения ПК "Само-ТурАгент»
3	Планирование	Анализ обеспеченности техническим оборудованием: оснащение турфирмы представлено достаточно хорошо для внедрения ПК и не требует дополнительных затрат, допусти уровень компьютерной подготовки сотрудников. Внедрение принято начать в апреле (до начала сезона), сроком на 1 год, для 4 рабочих станций, обслуживание, которой производится разработчиком.
4	Принятие окончательного решения	Принимается после расчета показателей эффективности внедрения информационной системы.
5	Подключение, установка и эксплуатация	Заключение договоров, установка программы.
6	Контроль и анализ опыта

Результаты внедрения:

Отдел обслуживания клиентов - повышение скорости работы с туристом, следовательно, уменьшение:

· времени поиска интересующего предложения,

· времени обработки заявки,

· времени выписки документов.

Автоматизация внутренних процессов деятельности отдела:

· Единая база данных, позволяющая консолидировать работу всех подразделений фирмы, содержит оперативно обновляемую информацию о турах, клиентах, заявках, партнерах и взаиморасчетах с ними.

· возможность печати всего пакета документов, которые выдаются клиенту и отсылаются партнерам.

· получение в базу продуктов от различных туроператоров,

· подборка оптимального варианта для конечного клиента из многих предложений,

· возможность напрямую сделать заказ в базе туроператора, а не посылать ему факсы, электронные письма, или "доставать" туроператора звонками о судьбе заявки.

Бухгалтерия и отдел финансового учета - в любой момент времени можно:

· видеть реальное финансовое положение фирмы,

· отслеживать своевременность платежей клиентов,

· производить платежи партнерам точно и в срок.

Руководителю:

· Возможность оперативного контроля.

Стратегический контроль. Это, конечно, разнообразные статистические отчеты, позволяющие хотя бы в первом приближении провести несколько маркетинговых исследований той части рынка, на которой специализируется ваша фирма. Хорошо, если у вас есть настоящий маркетинговый отдел со штатом в несколько человек, бюджетом и т.п. А если нет? Имея статистику работы фирмы, разложенную по направлениям, отелям, агентствам, заездам, оплатам, менеджерам и отделам, уже можно сделать какие-то предварительные оценки на следующий сезон, и сделать вы это сможете сами или кто-то из ваших менеджеров. Для этого не нужен маркетинговый отдел, содержание которого для средней турфирмы, как правило, дорого.

 

 

1.2.2 Информационное обеспечение

 

Современный уровень развития бизнеса предъявляет принципиально новые требования к информационному обслуживанию. Появление новых технологий организации информационных процессов связано, прежде всего, с использованием компьютерных технологий.

Современные информационные системы состоят из нескольких видов обеспечивающих подсистем, к которым относятся: техническое, программное, информационное, организационное, правовое и эргономическое обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой комплект технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы. В него входят персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы и т.д.). Средства оргтехники целесообразно включать в техническое обеспечение информационной системы, так как они органично встраиваются в систему сбора, передачи и обработки информации и являются неотъемлемым атрибутом современного офиса. Кроме того, функции принтера, ксерокса, факса выполняет одно устройство. Выбор необходимого состава технических средств должен определяться, прежде всего, функциональным значением информационной системы и соответствующей предметной областью. Программное обеспечение - это совокупность программ и документации на них, реализующих основные функции информационной системы. Рынок программного обеспечения, предназначенный для реализации задач в области туризма достаточно обширен. Необходимость разработки собственного программного обеспечения возникает только при решении уникальных задач. Информационное обеспечение представляет собой совокупность информационной базы предметной области и средств и методов ее обработки. Создание информационной базы в области туризма является одной из сложнейших проблем. Также встают вопросы проектирования информационной базы, которые являются определяющим условием успешной работы всей системы в будущем. Не менее трудоемкой задачей является наполнение информационной базы конкретными данными.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс методов и правил организации работы с информационной системой, а также описание должностных инструкций пользователей информационной системы. В сложных информационных системах этот вид обеспечения играет весьма важную роль, так как он определяет порядок функционирования информационной системы. Несоблюдение правил пользования информационной системой и невыполнение должностных инструкций могут привести к неадекватности базы данных и, как следствие, к принятию неправильных управленческих решений. Правовое обеспечение включает в себя комплекс правовых норм и прав пользователей информационной системы. Эта подсистема обеспечивает ограничение доступа к данным различных категорий пользователей, как правило, путем организации парольного доступа. Кроме того, в настоящее время одними из важнейших вопросов становятся проблемы защиты информации от несанкционированного доступа.

Эргономическое обеспечение предполагает разработку рекомендаций и норм правильной организации рабочего места пользователя системы, в том числе правильное расположение компьютеров в помещении, соблюдение необходимого уровня освещенности, установление нормирования работы пользователя за компьютером и т.п.

К современным техническим средствам реализации информационных технологий относятся: персональные компьютеры, локальные и глобальные вычислительные сети, коммуникационные средства, телефонная техника, видеоинформационные системы и др. Современные информационные системы предполагают, как правило, интеграцию различных программных продуктов. В состав информационной системы входят средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.3 Программное  обеспечение.

  С целью совершенствования  существующего технологического  процесса обработки информации  и снижения трудоемкости проводимых  работ предлагаются следующие  проектные мероприятия:

-покупка ПЭВМ и периферии (системный блок, монитор, пульт, принтер, множительное устройство – в  количестве, определяемым расчетом  и из соображения рациональной  организации работы подразделения);

-покупка специального  программного обеспечения; 

-приобретение необходимого  инвентаря (компьютерных столов, стульев, и пр.) и расходных материалов;

-обучение персонала на  работе с ПЭВМ и программным  обеспечением.

Таким образом, произойдет переход от ручной обработки информации к автоматизированной. Предполагается, что эти решения позволят повысить работоспособность сотрудников отдела бухгалтерии и, следовательно, сократит расходы организации. 

 

 

 

1.2.4 Техническое  обеспечение.

Применение информационных технологий ориентировано в первую очередь на автоматизацию профессионального труда конкретных специалистов. Решается эта задача за счет использования современных технических средств обработки, хранения и передачи информации.

Для автоматизации работы персонала предполагается  оснастить рабочие места персональными  ЭВМ на базе процессора Intel Core Duo (2ГГц), оргтехникой (сканер, принтер), на ЭВМ планируется установить современное программное обеспечение позволяющее работать с автоматизированными системами обработки информации (Microsoft Windows XP Professional SP3 Russian 1 pk, Microsoft Office).

В качестве автоматизированной системы планируется использовать систему «1С: Бухгалтерия 8.0» и «1С: Торговля и склад 7.7.» Наличие и количество различной техники будет определяться в зависимости от определенного в дальнейшем количества персонала, работ и обновления программного обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Расчетная часть:

2.1 Расчет трудоемкости  обработки информации.

Таб.2

№	Наименование параметра	Обозначение	Размерность	Значение
1	Годовой объем работ в условных листах	Q год	Лист/год	4 700
2	Трудоемкость (норма времени) расчетных работ при ручной обработки информации	Т н	ч/лист	1,25
3	Норма выработки при записи, вводе информации	Н выр	Зн/ч	5 600
4	Затраты времени на сбор информации Т сб в процентах h от затрат времени на запись (Т зап) в базовом варианте	m	%	80
5	Объем вводимой информации (QВВ) при машинной обработке в процентах (h) от годового объема работ (Q год)	h	%	40
6	Объем выводимой информации при машинной обработке	Q выв	Лист/год	4 700

 

Расчет трудоемкости обработки информации может быть для базового и расчетного варианта. Для базового варианта расчета общие годовые затраты времени работника складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Т раб= Т сб+ Т обр, где Т раб-общая трудоемкость работ в базовом варианте; Тсб- затраты времени на сбор и анализ информации; Т обр – затраты времени на запись и обработку информации. Найдем все слагаемые последовательно. В Т обр входят затраты врнмени на запись (Т зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т расч):  Т обр= Т зап+ Т расч.

Значение Т зап находится из выражения: Т зап=Q год/Н выр , где Q год- годовой объем записываемой информации в знаках (можно принярно ть, что один условный лист содержит приме 1500 знаков);

Н выр- норма выработки при записи, зн/ч.

По исходным данными принятому числу знаков на листе (Nзн), равному 1500, рассчитаем годовой объем записываемой информации в знаках по формуле: Q зн.год= Q год* Nзн), где Nзн- число знаков на листе, зн; Q год- годовой объем записываемой информации в листах, лист/год; Q зн.год- годовой объем записываемой информации в знаках, зн/год. Имеем:

Q зн.год= 4 700*1 500=7 050 000 зн/год.

Согласно выражению (3) величина затрат времени  на запись при ручной обработке информации будет определяться как:

Т зап= 7 050 000/5 600 = 1 258,93 ч/год.

Затраты времени на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации для базового варианта будут определяться выражением: Т расч.= Q год*Тн,  где Тн- трудоемкость расчетных работ при ручной обработке информации, ч/лист.

Определив из исходных значение Тн, рассчитаем затраты времени на необходимые расчетно-графические  действия. Имеем:

Т расч= 4 700*1,25=5 875 ч/год. Представив  вычисления значения Т зап и Т расч в выражение (2), получим: Т обр= 1258,93+ 5 875= 7 133,93 ч/год.

Зная трудоемкость информации, определим  трудоемкость сбора и анализа информации в базовом варианте. Для этого будем использовать выражение:

Т сб=m*Тзап/100, где m-затраты времени на сбор информации в процентах от затрат времени на запись %. Используя значение величины m из условия, вычислим трудоемкость информации в базов сбора и анализа в базовом  варианте:

Т сб= 80* 1 258,93/100= 1 007,14 ч/год.

Таким образом, общие годовые затраты времени на обработку информации в базовом варианте по выражению (1) составят:

Т раб= 1 007, 14+ 7 133,93 = 8 141,07 ч/год.

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте вручную, то есть он будет равен 553,13 ч/год.