Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета на ОАО «Еланский элеватор»

Утверждение и представление  бухгалтерской отчетности Годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков рассматривается и утверждается общим собранием акционеров.

Бухгалтерская отчетность представляется в сроки и адреса, учредительными документами, законодательством Российской Федерации и директивными документами Министерства финансов.

Утвержденная годовая  бухгалтерская отчетность публикуется  не позднее 1 июня года, следующего за отчетным.(Ст. 15, 16 Закона “О бухгалтерском учете”)

13. Раскрытие информации по сегментам. 

На предприятии первичной  признается информация по операционным сегментам, вторичной – по географическим сегментам 

Рабочий План счетов ОАО “Еланский элеватор” ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.

Для ведения бухгалтерского учета всеми подразделениями  используется единый Рабочий план счетов, включающий синтетические и аналитические счета и аналитические признаки, разработанный с учетом необходимых требований управления производством и обязательный к применению всеми работниками бухгалтерской службы ОАО “Еланский элеватор”.

В процессе работы необходимо руководствоваться внутренними документами “Рабочий план счетов ОАО “Еланский элеватор” и “Методические рекомендации по применению рабочего плана счетов ОАО «Еланский элеватор»”, являющимися неотъемлемыми приложениями к Учетной политике.(1. Ст. 6 Закона “О бухгалтерском учете, 2. П. 5 Положения № 34н, 3. План счетов № 94н.)

 

1.3 Организация деятельности  бухгалтерской службы ОАО «Еланский  элеватор»

 

Общая численность аппарата бухгалтерии составляет 5 человек  – это главный бухгалтер, бухгалтер  материальной группы, бухгалтер расчетной группы (2 единицы),бухгалтер реализации. Ответственность за ведение бухгалтерского учета несет главный бухгалтер. Он же составляет все формы отчетности, за исключением отчетности касающейся НДФЛ и ЕСН. Эти формы составляет бухгалтер расчетной группы и после проверки их главный бухгалтером сдает в соответствующие органы.

Для расчета НДС составляется книга покупок и книга продаж. Книгу покупок составляет бухгалтер  материальной группы, а книгу продаж бухгалтер реализации.

Согласно должностной инструкции главный бухгалтер несет ответственность за:

– правильную организацию  учета и отчетности;

– достоверность записей  в документах по счетам бухгалтерского учета;

– правильное составление  и своевременное представление  балансов, отчетов и других сведений;

– правильное и своевременное  начисление налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды;

– организацию и контроль финансовой и кассовой дисциплины;

– исполнение своих обязанностей, а также работу подчиненного персонала;

– сохранение конфиденциальной информации, известной ему по роду его деятельности;

– выполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора;

– соблюдение трудовой дисциплины лично и персоналом бухгалтерии.

Работники бухгалтерии  выполняют следующие функции:

• ввод первичных документов в единую базу, касающихся их области учета;
• контроль введенной информации (сверка с первичными документами);
• формирование журналов-ордеров, ведомостей, карточек счетов, отчетов, ответов на оперативные запросы по своим направлениям учета.

Бухгалтер расчетной  группы начисляет заработную плату  и осуществляет все расчеты связанные  с ней, ведет ведомость по счетам 70,69. Совместно с секретарем-кадровиком подают сведения в пенсионный фонд, соц. страх и налоговую инспекцию, касающиеся ЕСН и НДФЛ. По совместительству бухгалтер расчетной группы ведет кассу и следовательно составляет Ведомость №1 и Журнал-ордер №1 по счету 50, занимается приемом и выдачей наличных денег из кассы.

Первичными документами, которые обрабатывает бухгалтер расчетной группы являются: табель учета рабочего времени, больничные листы, отпускные записки, записки о переводе, приказы о приеме и увольнении, приказы о премировании, наряды, ведомость на удержание материальных благ и услуг в счет з/платы, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и др.

Бухгалтер материальной группы учитывает поставку, хранение и расход материалов: составляет ведомость  по счетам 10,60,71,76; ведет контроль расчетов с поставщиками и раз в пол  года составляет акты сверки с

поставщиками материалов. Также бухгалтер материальной группы проверяет отчеты сдающиеся  начальниками соответствующих подразделений  и кладовщика о расходе материалов за месяц, выписывает доверенности на покупку материалов работникам отдела снабжения, проверяет авансовые отчеты.

Первичными документами  за которые несет ответственность  бухгалтер материальной группы являются: приходные ордера, счет-фактуры поставщиков, договора на поступление материалов, требование на отпуск материалов и  др.

Бухгалтер реализации осуществляет продажу продукции и выписывает соответствующие документы. Также он ведет ведомость по счету 62, проверяет с начальниками цехов выработку продукции и ее отпуск со склада, раз в пол года составляет акты сверки с покупателями, с которыми заключены договора на длительный срок.

Сведения о соответствии информации подается главному бухгалтеру ежемесячно не позднее 15 числа следующего за отчетным месяцем, так как именно он отвечает за правильное ведение  всего учета.

Таким образом, в ОАО  «Еланский элеватор» применяется линейный тип организации структуры бухгалтерии, т.е. все бухгалтера подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Такое ее построение дает возможность организовать четкое разделение труда сотрудников бухгалтерии  и обеспечить контроль со стороны данной учетной службы за всеми производственными, коммерческими и иными процессами в организации.

 

 

 

2. Обзор современных средств автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях

 

2.1 Общие сведения об  автоматизированных информационных  системах

 

В условиях усиления конкурентной борьбы базой для эффективной  работы специалиста во всех предметных областях являются автоматизированные информационные системы (АИС), которые  дают возможность принимать обоснованные своевременные управленческие решения.

Если представить, что  бухгалтерский учет - это упорядоченная  система сбора, измерения, регистрации, обобщения информации с количественной и качественной стороны, а также  система обработки и получения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении, то станет ясно, что бухгалтерский учет должен быть сплошным и непрерывным. Он должен:

* формировать повышение  качества экономической информации, ее объективность, полноту использования безусловного достоверного и непротиворечивого оперативного получения исходной информации, актуальность, своевременность, устойчивость, адекватность информации;

* обеспечивать постоянной  информацией внутренних и внешних  пользователей, руководителей и  специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Создание автоматизированных информационных систем в бухгалтерском  учете - довольно сложный процесс, требующий:

* систематизации потоков  экономической информации;

* использования автоматизированных  рабочих мест (АРМ) с соответствующей топологией;

* применения таких  программных продуктов, которые  обеспечивали бы моделирование  обобщающих показателей для оценки  результативности в автоматическом  режиме. Организация в развитии  автоматизированных информационных систем в бухгалтерском учете основывается прежде всего на совокупности данных в обеспечивающих подсистемах, иерархии управления, агрегировании информации, согласованности обновления информации общего доступа в подсистемах.

Так, в подсистеме "Учет основных средств" важное место занимает их классификация. Она учитывается при создании справочников базы данных, в которой фиксируется дата постановки на учет, норма амортизации и балансовая стоимость ОС. Эта информация находит отражение в отчетности и балансе. Кроме того, она должна постоянно поддерживать в актуальном состоянии ОС при изменении их характеристик.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету сырья, материалов и других аналогичных  ценностей является необходимость  оперативной обработки большого многообразия вариантов построения регистров аналитического учета. Это обеспечивается применением вычислительной сети, осуществлением при необходимости дистанционной передачи информации, проведением оперативной обработки и установлением компьютера в местах возникновения информации, например на материальных складах.

В подсистеме "Учет расчетов с персоналом по оплате труда" обрабатываемая информация наиболее трудоемкая и ответственная. Задачи, решаемые в подсистеме, многогранны  и многоэлементны. Хранение информации в базе данных значительно облегчает адаптацию системы к различным видоизменениям, поскольку порядок проведения расчетов полностью опирается на соответствующие статьи законодательства.

Для эффективного управления производством важно иметь сведения о структуре себестоимости. Согласно п. 8 ПБУ10/99 при учете затрат по основным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по экономическим элементам. Обозначенный подход создает реальные условия для установки перечня статей затрат каждой организацией самостоятельно. При формировании подсистемы "Учет затрат на производство и расходов на продажу" используется топология сетей вместе с программными продуктами сетевого характера. В этом случае заполняется справочник "Статей затрат" для базы данных.

В подсистеме "Учет готовой  продукции" следует обратить внимание на то, что выпускаемая продукция  может отражаться в учете как  по фактической, так и нормативной (плановой) производственной себестоимости. Фактическая производственная себестоимость готовой продукции может быть рассчитана только после окончания отчетного месяца. Однако известно, что движение продукции происходит ежедневно, поэтому может использоваться и условная оценка продукции, т.е. учетная цена. В качестве учетной цены может быть использована плановая, договорная цена и т.д. Кроме того, информация об отгруженной готовой продукции является основанием при формировании показателей реализации. Для проверки правильности формирования информации по реализации готовой продукции в условиях автоматизации пользователь наделен возможностью запроса ведомости готовых изделий "по элементам расчета".

При формировании подсистемы "Учет отгруженных товаров" необходимо обратить внимание на носителей первичной  информации: платежные требования, платежные поручения, аккредитивы, особые счета, плановые платежи, зачет взаимных требований, почтовые переводы, бартерные сделки. Кроме того, следует отметить и тот факт, что формы расчета могут зависеть от договоренности между предприятием-поставщиком и предприятием-заказчиком.

При создании подсистем  в системе бухгалтерского учета  информация будет репрезентативной в целях адекватного отражения  свойств объекта, иметь ключевое значение, поскольку любая деятельность, ориентированная на удовлетворение потребностей потребителей, базируется на знании конкретной ситуации, сложившейся на рынке. В условиях автоматизации этот процесс ускоряется и совершенствуется.

Кроме того, при использовании  информационных систем в бухгалтерском  учете можно с помощью отчетной информации установить иерархическую взаимосвязь различных уровней управления.

Это далеко не полный спектр информационных особенностей в Автоматизированной информационной системы в бухгалтерском  учете (АИСБУ), но довольно значимый по своей приоритетности.

Следующим этапом в построении АИСБУ является организация автоматизированных рабочих мест (АРМ).

По мнению специалистов, создание АРМ всегда целесообразнее начинать с оценки возможностей использования  производственной и финансовой информации, которая имеет место в каждой российской организации.

Рациональное использование  экономической информации в целях  принятия управленческих решений также  достигается за счет организации  АРМ, где имеет место формализованное  множество информационных потоков  от источника информации к ее потребителям, что обеспечивает краткость, точность, своевременность, экономичность, нетенденциозность, адресность информации. В условиях функционирования АРМ информацию можно сопоставить по времени и структурным подразделениям, подготовить и довести до ответственного исполнителя с соблюдением конфиденциальности.

Проблема обоснования  применения АИСБУ была бы не в полной мере решена, если не увязать ранее  названные этапы с программным  обеспечением, что свидетельствует  о необходимости востребования соответствующих программных продуктов, например таких как "Комплексная система бухгалтерского учета". Ее особенность - модульное построение, где просматривается ответственность каждого модуля за выполнение функций определенного участка бухгалтерского учета. Все модули взаимосвязаны, что позволяет составлять сводные отчетные документы. Обычно подобные комплексы включают в свой состав следующие модули: "проводка - главная книга - баланс", учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет основных фондов, учет готовой продукции, учет затрат на производство, анализ финансового состояния организации и прочее. Такие системы позволяют подключать новые модули и таким образом расширять комплекс и его функциональные возможности. При этом необходимо соблюдать условие взаимосвязанности всех компонентов системы.