Автоматизированная система управления персоналом "Отдел кадров"

 

Оклад по штатному расписанию имеет рекомендательный характер и для конкретного сотрудника оклад может быть установлен индивидуально.

Испытательный срок — сотрудники 1, 2, 3 категорий могут быть приняты на работу с испытательным сроком (1, 3 или 6 месяцев). По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник.

График работы— обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет — по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику, причем для них указывается время работы — или "с 18:00 до 22:00", или "с 8:00 до 12:00".

Остальные реквизиты, встречающиеся в форме приказа, заполняются на основе вышеприведенной информации. Характер работы — для 1, 2, 3 категорий "постоянно", для остальных "на определенный срок". Вид работ — для 1, 2, 3, 4 категорий — "основная", для остальных категорий — "по совместительству". Режим труда — для графиков 8, 7, 6 часов — "полное рабочее время", для графика 4 часа — "неполное рабочее время". Реквизит структурное подразделение на нашем предприятии не заполняется. Форма оплаты труда для всех сотрудников "повременная". Система оплаты труда — для 1, 2 категорий — "оклад", для остальных категорий — "тариф".

 

 

1.8.2 Увольнение

 

Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Форма приказа приводится в приложении В. Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.

В приказе об увольнении указывается [6]:

– № документа;

– дата документа;

– ФИО сотрудника;

– дата увольнения;

– причина увольнения и другие сведения о сотруднике (Категория, Объект и т.д.).

Существуют следующие основные причины увольнения, они указаны в таблице 4 (этот список неполный):

 

Таблица 1.3 - Причины увольнения

КЗоТ	Причина увольнения
ст. 33 КЗОТ, п.4	За прогулы,
ст. 23 КЗОТ	Неудовлетворительное окончание испытательного срока
ст. 29 КЗОТ, п.2	Окончание срока работ,
ст. 29 КЗОТ, п.5	Перевод,
ст. 31 КЗОТ	По собственному желанию,
ст. 29 КЗОТ, п.1	По соглашению сторон,
ст. 33 КЗОТ, п.7	Появление на работе в нетрезвом состоянии,
ст. 33 КЗОТ п.2	Уход на инвалидность,
ст. 31 КЗОТ	Уход на пенсию,
ст. 29 КЗОТ, п.3	Уход на службу в армию,
ст.33 КЗОТ, п.3	Систематическое неисполнение работником служебных обязанностей,
ст. 33 КЗОТ, п.2	Несоответствие работника занимаемой должности,
ст. 32 КЗОТ	По уходу за детьми до 14 лет,
ст. 32 КЗОТ	По уходу за инвалидом,
ст. 37 КЗОТ	По требованию профсоюзного органа,
ст. 31 КЗОТ	Учеба на дневном отделении,
ст. 33 КЗОТ, п.1	По сокращению штатов,

 

1.8.3 Кадровое перемещение

Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы и т.д.

Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

Документ Кадровое перемещение содержит следующие реквизиты [6]:

– № документа;

– дата документа;

– ФИО сотрудника;

– дата перемещения;

– окончание (если перемещение временное);

– сведения о старом месте работы;

– сведения о новом месте работы;

– основание перемещения.

Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно, действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

 

1.8.4 Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу сразу заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении Г.

В личной карточке содержатся следующие реквизиты [6]:

– ФИО сотрудника;

– дата приема;

– дата увольнения;

– категория;

– объект;

– должность /специальность;

– разряд;

– оклад / тариф;

– график работы;

– паспорт (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан);

– адрес (страна, индекс, регион, город, насел. пункт, район, улица, дом, корпус, квартира);

– телефон;

– дата рождения;

– пол;

– семейное положение;

– вхождение в профсоюз;

– непрерывный стаж;

– воинский учет (звание, военкомат, годность, ВУС, спецучет);

– приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение);

– страховой номер ПФ;

– ИНН;

– образование;

– и многое другое.

 

1.8.5 Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты [6]:

– № документа;

– дата документа;

– ФИО;

– сведения о сотруднике ;

– (Объект, Категория, Должность/Специальность, разряд для рабочих, Тариф/Оклад, Условия труда, График работы, и так далее);

– основание отпуска ("График отпусков", "Заявление Иванова И.И.");

– дата начала отпуска;

– дата окончания отпуска;

– тип отпуска (очередной, без сохранения з/п, учебный);

– тип расчета отпуска (по рабочим дням, по календ. дням);

– рабочий год, за который предоставляется отпуск (при очередном отпуске);

– число дней основного отпуска;

– число дней дополнительного отпуска (если есть);

– основание дополнительного отпуска.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия.

Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья и праздники пропускаются. Если возраст сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется очередной отпуск на 30 рабочих дней.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья и праздники также учитываются при расчете продолжительности отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год (например за 2005 год).

Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней.

 

 

1.8.6 Больничный лист

Больничный лист — это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Процент оплаты зависит от стажа так [4]:

– если стаж работы менее 5 лет, то 60%,

– если стаж работы от 5 до 8 лет, то 80%,

– если стаж работы от 8 лет, то 100%.

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

 

1.8.7 Анкета застрахованного лица

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера пенсионного фонда. Затем "Анкета застрахованного лица" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Анкета застрахованного лица содержит следующие реквизиты [6]:

– № анкеты;

– дата составления;

– ФИО;

– пол;

– место рождения (тип, город, район, область, страна);

– адрес регистрации;

– адрес проживания фактический (если отличается от адреса регистр.);

– паспорт (тип док, серия, номер, кем выдан, дата выдачи);

– телефон.

Программа Пенсионного фонда ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

 

1.8.8 Индивидуальные сведения

Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.

В этом документе содержатся следующие реквизиты [6]:

– № документа;

– дата составления;

– ФИО;

– страховой номер;

– сведения о застрахованном лице;

– сведения о заработке и отчислениях в ПФ;

– сведения о стаже.

 

1.8.9 Заявление на присвоение ИНН

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

 

1.8.10 Прочие документы и отчеты

К прочим кадровым документам и отчётам относятся [6]:

– кадровая часть справки о доходах;

– кадровая часть налоговой карточки;

– отчеты руководству;

– отчеты в органы статистики;

– прочие документы и отчеты (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки и так далее).

 

1.9 Вывод

 

С учётом проведённого выше анализа рынка автоматизированных систем управления персоналом и взяв во внимание специфику предприятия ООО «Радуга» можно сделать следующий вывод: предлагаемые на рынке автоматизированные системы управления персоналом, либо недостаточно гибки, либо обладают излишней мощностью. При этом в любом случае требуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах. Поэтому для данного предприятия целесообразно создать новую АС, с учетом специфики конкретного предприятия, способную решить поставленные задачи и быть приемлемой по цене.

 

 

2 Разработка автоматизированной системы управления

персоналом

 

2.1 Постановка проблемы

 

На предприятии ООО «Радуга» работа кадрового отдела не была автоматизирована. Все операции выполнялись вручную, что вело к большому количеству ошибок, значительным временным и финансовым затратам. Поэтому была поставлена задача создания автоматизированной системы, которая решала бы эти проблемы.

Автоматизация отдела кадров должна избавить от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Таким образом, создание автоматизированной системы, преследовало следующие цели:

– автоматизация работы отдела кадров;

– повышения производительности труда отдела кадров;

– уменьшения затрат на содержание отдела кадров.

 

2.2 Общие сведения

 

Разрабатываемая АС имеет полное наименование автоматизированная система управления персоналом «Отдел кадров».

АС «Отдел кадров» служит для автоматизации работы отдела кадров ООО «Радуга».

 

 

2.3 Описание предметной области

 

Слово "учет" подразумевает прием сотрудника на работу, отслеживание его состояния в течение периода его работы и, увольнение сотрудника с работы. Дополнительно, отдел кадров должен формировать много отчетов перед бухгалтерией и внешними организациями, например, Пенсионным фондом и статистическими органами. Работа отдела кадров регламентирована законодательством (например, КЗоТ) и коллективным договором. В частности, предопределены формы приказов о приеме и увольнении, личные карточки сотрудников, формы отчетов.

 

2.4 Характеристика объекта автоматизации

 

Объектом автоматизации является процесс обработки кадрового учёта на предприятии ООО «Радуга».

ООО «Радуга» учреждено в соответствии с Указом Президента Российской Федерации. Общество является юридическим лицом и правопреемником государственного предприятия.

Местонахождение ООО «Радуга»: Россия, Алтайский край, город Барнаул, Научный городок, Сибирская 24. Предприятие имеет печать со своим наименованием, фирменный знак (символику), расчетный и иные счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков.

Основными видами деятельности ООО “Радуга” являются: оптовая и розничная торговля. Численность сотрудников – 56 человек.