Автоматизированная система управления персоналом "Отдел кадров"

Возглавляет ООО «Радуга» директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников предприятия, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками.

Трудовые отношения работников ООО «Радуга» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников ООО «Радуга» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Необходимо отметить, что в ООО «Радуга» присутствует организационно-распорядительный документ – Устав, в котором закреплены все основные моменты организации птицефабрики (основные виды деятельности, цели и задачи).

Подразделением, курирующим документирование трудовых правоотношений, на ООО «Радуга» является отдел кадров.

 

2.5 Функции отдела кадров, подлежащие автоматизации

 

На основе анализа предприятия ООО «Радуга» можно выделить основные функции отдела кадров, подлежащие автоматизации:

– ведение базы сотрудников;

– прием на работу новых сотрудников;

– увольнение сотрудников;

– кадровое перемещение;

– оформление отпусков;

– оформление больничных листов;

– ведение штатного расписания;

– ведение страховых номеров пенсионного фонда;

– ведение ИНН сотрудников;

– информационно-справочное обслуживание;

– отчетность (перед бухгалтерией, перед статистическими органами, перед руководством).

 

2.6 Этапы разработки АС

 

Разработка АС включает следующие основные этапы:

– исследование предметной области;

– изучение проблемы;

 – формирование требований;

– постановка задачи;

– сбор исходных данных;

– выбор инструментальных средств разработки;

– разработка интерфейса пользователя;

– создание автоматизированное системы;

– внедрение.

 

2.7 Источники разработки

 

Источниками разработки являются материалы по объектно-ориентированным языкам программирования, материалы по MS Visual Fox Pro 9.0.

 

2.8 Назначение и условия применения программы

 

Автоматизированная система «Отдел кадров» предназначена для автоматизации работы отдела кадров. Данный программный комплекс может работать как на машинах, подключенных к вычислительной сети так и просто на локальных машинах, если сеть отсутствует.

Автоматизированная система имеет следующие функции:

– ведение базы сотрудников;

– возможность ведения нескольких организаций в одной программе;

– карточка сотрудника с расширенным личностным и профессиональным учетом;

– приказы (возможность формирования на базе шаблонов MS Word) ;

– трудовые договора, возможность создания собственных шаблонов договоров;

– возможность хранения изображений всех необходимых документов;

– история изменения реквизитов каждого сотрудника;

– прием на работу новых сотрудников;

– увольнение сотрудников;

– учет вакансий;

– кадровое перемещение;

– расчет отпусков;

– ведение трудовой книжки;

– расчет стажа;

– поиск по журналу сотрудников;

– загрузка списка сотрудников из MS Excel;

– ведение штатного расписания;

– ведение ИНН сотрудников;

– информационно-справочное обслуживание;

– формирование и печать необходимой отчетности.

Для работы АС необходим IBM совместимый компьютер с процессором класса Pentium и объемом памяти не менее 64 Mб. Для комфортной работы с программным комплексом желателен компьютер на базе Pentium III/IV (или аналогичный AMD) с объемом памяти 256 Мб. Компьютер должен иметь следующее программное обеспечение: WINDOWS 95/98/2000/XP или WINDOWS NT.

 

 

2.9 Выбор инструментальных средств

 

Сформулируем основные критерии, по которым производился выбор среды программирования для создания АС «Отдел кадров»:

• создание максимально возможного удобства в работе. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
• работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;
• максимальная простота в использовании;
• минимальные затраты на разработку;
• простое обновление и развитие;
• легкое тиражирование;
• автоматизация всей деятельности отдела кадров;
• максимальное снижение ручной работы для начальника отдела кадров
• наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
• наличие сертифицированных программных систем;
• возможности инструментальных средств;
• обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;
• работа в локальной сети.

Основа информационной системы, объект ее обработки – база данных.

База данных– это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Синоним термина «база данных» – «банк данных».

Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе, этот процесс должен быть автоматизирован. Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами [7]:

– с помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, C++ и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных;

– с помощью прикладной среды, например Visual Basic. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения;

– с помощью специальных программных сред, которые называются системами управления базами данных.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Ms Access, FoxPro и Paradox.

Автоматизированная система управления персоналом для предприятия ООО «Радуга» разработана на основе Ms Visual FoxPro 9.0. Ms Visual FoxPro 9.0.относится к визуальным средствам разработки, то есть разработчику необходимо лишь выбрать необходимый компонент из набора инструментов и задать ему некоторое действие, выполняемое на определенное событие, таким образом, разработчику нет необходимости самому писать исходный код для создания формы или кнопки. Это позволяет сократить время разработки проекта.

Система Microsoft Visual FoxPro содержит все необходимые средства для создания и управления высокопроизводительными 32-х разрядными приложениями и компонентами баз данных.

Надежные инструментальные средства и объектно-ориентированный язык, специализированный для работы с данными, идеально подходят для создания современных приложений.

 

2.9.1 Модели баз данных

База данных может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия.

Существуют три основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая [7].

 

2.9.2 Реляционная модель

Термин «реляционный» (от латинского relatio – отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец – полем.

Реляционная модель данных имеет следующие свойства [9]:

– каждый элемент таблицы – один элемент данных;

– все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип;

– каждое поле имеет уникальное имя;

– одинаковые записи в таблице отсутствуют;

– порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.

 

2.9.3 Иерархическая модель

Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

Свойства иерархической модели данных [7]:

– несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;

– иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине;

– каждый узел имеет свое имя (идентификатор);

– существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

 

2.9.4 Сетевая модель

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

 

2.9.5 Проблемы реляционного подхода

Можно доказать, что любую структуру данных можно преобразовать в простую двухмерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным и для пользователя, и для машины, подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с реляционными базами данных.

Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить произвольную структуру данных в виде двухмерной таблицы, т.е. нормализовать структуру [9].

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами.

– однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;

– отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Указание ключа – это единственный способ отличить одну запись от другой. Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые значения – код, табельные номера и т.д.

Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они используются при упорядочивании (индексировании) таблиц.

 

2.9.6 Нормализация

Мы уже говорили, что процесс превращения иерархической или сетевой структуры данных в реляционную называется нормализацией. Внешне эта операция очень проста, но содержит некоторые нюансы, игнорирование которых может привести к неприятностям. Нюансы эти заключаются в том, что даже для простых двухмерных структур приходится подправлять состав полей.

Например, мы включим в таблицу поле, значение которого не зависит от первичного ключа. В таком случае появляется возможность утери информации. Однако важнее другое: повторяя многократно одни и те же данные, мы не только переделаем массу лишней работы, но и неминуемо ошибемся. Поэтому следует стремиться к исключению из таблицы полей, которые не связаны непосредственно с первичным ключом таблицы. Для этого, помимо оперативной, можно создать несколько справочных таблиц. Оперативная таблица меняется часто, а справочники – редко, их легко выправить раз и навсегда, внося в дальнейшем лишь небольшие изменения [8].

При проектировании таблиц рекомендуются следующие «золотые правила»:

– надо знать, что есть первичный ключ таблицы (т.е. убедиться, что двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может);

– если первичный ключ не просматривается, подумать, правильно ли подобран состав полей;

– если первичный ключ безупречен, к нему можно дописывать любые атрибуты, зависящие только от ключа;

– если при просмотре подготовленной базы данных в паре таблиц обнаружится одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих таблиц, - это ошибка нормализации. Система не сможет контролировать согласованность значений таких полей.

 

2.9.7 Достоверность информации

Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек, ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая информационная система должна иметь средство для диагностики и исправления ошибок.

Нарушение логической взаимосвязи – это логические (семантические) ошибки, ошибки смысла, которые могут быть обнаружены аппаратом формального логического контроля, построенным для информационных систем. Кроме того, конкретная информационная система может иметь собственные средства дополнительного («нестандартного») контроля, так как стандартные средства не могут охватить все возможные случаи. В современных систем управления базами данных имеются средства поддержания целостности данных [7]. Кроме того, в современных информационных системах можно указать условия, которым должны удовлетворять значения некоторых полей (условия верификации данных).