Прикладные информационные системы в логистике

Информационный объект – это информационное описание некоторой сущности предметной области – реального объекта, процесса, явления или события. Информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики сущности. Примерами сущности являются: товар, поставщик, заказчик, поставка, отгрузка, сотрудник, отдел, студент, преподаватель, кафедра и т.п.

В процессе разработки модели данных необходимо выделить информационные объекты, соответствующие требованиям нормализации данных, и определить связи между ними. Полученная модель позволит создать реляционную базу данных без дублирования, в которой обеспечиваются однократный ввод данных при первоначальной загрузке и корректировках, а также целостность данных при внесении изменений.

СУБД может использовать иерархическую, сетевую или реляционную модель. В данной курсовой работе применяется реляционная модель данных (рисунок 20 приложения).

Все информационные объекты предметной области связаны между собой. Различают связи следующих типов:

1) Связь типа «один  к одному» предполагает, что в  каждый момент времени одному  экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

2) Связь «один ко многим»  – одному экземпляру информационного  объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с одним экземпляром объекта А.

3) При связи «многие-ко-многим» одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В — несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое — общим с таблицей В.

В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц, каждый столбец которых (поле) содержит значение определенной характеристики объекта, а каждая строка (запись) представляет собой описание экземпляра данного объекта. Возможности реляционных СУБД обеспечивают:

1) определение данных – какие сведения хранятся в базе и способы связи между ними;

2) обработка данных –  выборка из базы информации  по критерию, фильтрация и сортировка  данных, подведение итогов, редактирование  и удаление данных;

3) управление данными  – обеспечение распределенного  доступа пользователей к базе (администрирование и обеспечение  безопасности).

Эти 3 основные функции реализуются с помощью основных объектов MS ACCESS: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и т.д.

При формировании базы данных «Организация перевозок предприятия «Лавтранс»» были созданы следующие таблицы: «Заказы», «Транспорт», «Экспедиторы», «Отправители и грузы» (рисунки 12-19 приложения) – дающие полную информацию об основных объектах данной предметной области. В режиме Конструктор были заданы имена полей (реквизиты каждого информационного объекта), выбраны их типы (текстовый, счетчик, числовой, дата/время, денежный). Также в свойствах полей были указаны условия на значения и маски ввода, для более удобного ввода информации в режиме Таблица (номера телефонов, дата, время и т.п.). В каждой таблице были выбраны ключевые поля, посредством которых таблицы и были связаны (рисунок 20 приложения).

 

2.2. Формирование запросов  к реляционной базе данных  «Организация перевозок предприятия «Лавтранс»»

Запрос – объект базы данных, позволяющий получать данные из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданиями критерия поиска. Существуют некоторые виды запросов в MS Access:

- запросы на выборку;

- запросы с параметрами;

- запросы на изменение;

- перекрестные и итоговые  запросы.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться, объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

И еще одним свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т.п.) значение по какому-то полю.

Запрос на выборку отбирает информацию из исходных таблиц БД и других запросов по определенным критериям. Итогом выполнения запроса является набор записей, соответствующих критерию запроса, т.е. результат запроса – таблица, которая является объектом БД, создаваемым на время выполнения запроса.

Для того чтобы создать запрос на выборку необходимо:

1. В списке Объекты выбрать Запросы и нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Новый запрос выбрать Конструктор.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы указать на нужные таблицы и нажать кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

3.Выполнить отбор полей.

4.Упорядочить данные по возрастанию или убыванию.

5. В бланке запроса  Конструктора запроса в строке  Условие отбора соответствующего  поля ввести текстовое или  числовое значение, которое будет  являться критерием формирования  запроса.

6.  Сохранить запрос.

Были созданы следующие запросы на выборку: «Ведомость выставленных счетов на оплату», «Ведомость выставленных счетов на оплату в 1 квартале», «Скоропортящиеся заказы», «Срочно пройти ТО» (рисунок 21-26 приложения). К примеру, в запросе «Срочно пройти ТО» отбираются те автомобили, которым необходимо пройти техническое обслуживание. И этот отбор осуществляется на основании поля «Дата последнего ТО». Для этого было созданное новое поле Date()-[Транспорт]![Дата последнего ТО], в условиях отбора которого стоит «>360». Таким образом запрос отражает лишь те автомобили, которым уже более года не проводили техническое обслуживание.

Запросы с параметрами формируются в том случае, когда на этапе создания запроса не всегда можно определить критерий отбора записей, а предполагается запрос условий отбора при каждом выполнении запроса. Чтобы определить такой режим работы запроса в бланке запроса в строке «Условие отбора» необходимо ввести вместо конкретного значения имя поля или фразу, заключенную в квадратные скобки. Ассеss выводит данные сообщения при выполнении запроса для ввода данных с клавиатуры. Для проверки введенного значения можно выполнить команды Запрос → Параметры → Параметры запроса. В данной работе был создан параметрический запрос «Информация по маркам». (рисунок 27-29 приложения)

Запросы на изменение – позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

• Запрос на удаление. Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

• Запрос на обновление. Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

• Запрос на добавление. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу с помощью запроса на добавление.

• Запрос на создание таблицы. Создает новую таблицу в текущей БД или другой БД на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц, запросов.

В качестве запроса на изменение в работе представлен запрос на удаление «Экспедиторы», который исключает экспедиторов из могилевской области. Конструктор данного запроса и результат его исполнения представлены на рисунках 30-31 в приложении.

Итоговые запросы показывают не отдельные записи таблицы, а сгруппированные по определенным признакам итоговые значения данных. Для формирования вычислений итоговых значений в запросе используется кнопка Групповые операции на панели инструментов конструктора запросов. В бланке запроса добавляется строка Групповая операция, где для полей, участвующих в подведении итогов вводятся значения итоговых функций. Далее применяется одна из итоговых функций Access: SUM, AVG, MIN, MAX, COUNT, FIRST, LAST и т.д. В качестве итоговых запросов в работе представлены запросы «Выручка от каждого заказа» и «Общая выручка». В последнем с помощью функции SUM подсчитываются суммарная выручка, получаемая от всех плательщиков (рисунок 32-35 приложения).

Перекрестные запросы позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке.

Для того чтобы создать перекрестный запрос необходимо:

1.      В списке Объекты выбрать Запросы и нажать кнопку Создать. В диалоговом окне Новый запрос выбрать вариант Перекрестный запрос.

2.      В появившемся диалоговом окне выбрать нужную таблицу, после чего нажать кнопку Далее.

3.      В следующем диалоговом окне с помощью кнопки   выбрать поле, значения которого будут использованы в качестве заголовков строк, после чего нажать кнопку Далее.

4.      В следующем диалоговом окне выбрать поле, значения которого будут использованы в качестве заголовков столбцов, после чего нажать кнопку Далее.

5.      В следующем диалоговом окне выбрать поле, которое будет стоять на пересечении строк и столбцов, а также функцию, которая будет подсчитывать значение для каждой строки. После чего нажать кнопку Далее.

6.      В следующем диалоговом окне задать имя запроса и нажать кнопку Готово.

 Пример перекрестного запроса – «Плательщик-№заказа-Сумма» (рисунок 36-37 приложения).

 

2.3. Отчеты и макросы  базы данных «Организация перевозок  предприятия «Лавтранс»»

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Отчеты позволяют выбрать из БД нужную пользователю информацию, оформить в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Виды отчетов:

• отчёт в столбец – информация располагается в одну колонку, включая заголовки полей, их значения из записей таблицы или запроса;

• многоколонный отчет – формируется из отчета в столбец путем организации данных в нескольких колонках;

• табличный – отчет, имеющий табличную форму;

• отчёт с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета путем объединения данных в группе путем подведения итогов;

• перекрестный отчет – отчет сложной структуры, создающий итоговые данные на основе перекрестных запросов;

• составной отчет – отчет сложной структуры, включающий несколько промежуточных отчетов;

• почтовые наклейки;

• отчет по связанным таблицам – отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, связанных «один-ко-многим». 

Существует три режима работы с отчетом: конструктор, предварительный просмотр (вывод на экран в том виде, как отчет будет напечатан), просмотр образца (для предварительной оценки макета). Вывод на печать возможен из любого режима.

В случае разработки отчета в режиме Конструктора также как и при создании форм требуется прописать разделы отчета на экране Конструктора. Могут использоваться следующие разделы отчета:

1. Заголовок отчета – отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета. Может содержать текст, графику и другие элементы управления.

2. Верхний колонтитул  выводится сверху каждой страницы, содержит заголовки столбцов.

3. Заголовок группы –  печатается перед первой записью, входящей в группу, содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

4. Область данных –  предназначена для отображения  записей источника данных отчета.

5. Область примечания  группы – отображается после  обработки последней записи группы, содержит итоговые данные по  записям, входящим в группу.

6. Нижний колонтитул –  выводится внизу каждой страницы, содержит номер страницы отчета, дату печати и т.д.

7. Раздел примечаний –  отображается внизу последней  страницы, в нем размещают поля  с итоговыми значениями по  всем записям, включающим в отчет.

Можно создать отчёт самостоятельно через Конструктор или с помощью Мастера отчётов. С помощью Мастера готовятся отчет в столбец, многоколонный, табличный и т.д. Так был создан табличный отчет «Отправители и грузы» на основании одноименной таблицы (рисунок 38 приложения). Остальные виды отчетов на первой стадии подготовки могут использовать мастер с последующей проработкой разделов в режиме Конструктора. Таким образом был создан отчет «О выполненных заказах» (рисунки 39-40 приложения) на основании запроса «Выполненные заказы». Автоотчет (Мастер отчетов)  создает документ, содержащий все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если в Мастер отчетов дополнительно выбираются Мастер диаграмм или Почтовая наклейка, то дополнительные окна диалога мастера позволяют сформировать в автоотчетах внедренные объекты. Примером отчета с внедренным объектом (диаграмма) является отчет «Динамика спроса» (рисунок 41 приложения). Данный отчет формируется на основе запроса «Количество заказов по месяцам» (рисунки 42-43 приложения).