Прикладные информационные системы в логистике

В режиме Конструктора отчеты формируются вручную путем размещения на экране отчета его разделов и элементов в соответствии и с окончательным видом документа. Конструктор формирует такие свойства отчета как Сортировка и Группировка данных, расположенные на панели инструментов Конструктора отчетов. При подготовке сложного отчета, т.е. с использованием информации из разных таблиц, разработка начинается с создания промежуточного запроса, в который включаются все поля, отображаемые в отчете. Далее следует определить условие группировки и сортировки данных в отчете, а затем приступить в режиме Конструктора к формированию областей отчета.

Макросы – специальные небольшие программы, создаваемые и хранящиеся как объект базы данных. После выполнения команды Создание → Макрос открывается окно для выбора макрокоманд, в котором формируется последовательность действий создаваемого макроса. Каждый макрос включает в себя последовательность выполняемых действий, которая размещается в столбце Макрокоманда. Чтобы приступить к формированию столбца макрокоманд необходимо инициализировать каталог макрокоманд, из которого выбирается действие. Далее формируются аргументы выбранной макрокоманды: имя таблицы, запроса или формы, режим (конструктор, мастер), режим данных (чтение, добавление, изменение).

Существуют несколько способов открытия сохраненных макросов:

1. Запуск в области переходов (двойным щелчком).

2. Команда Работа с  БД → Выполнить макрос.

3. Комбинация клавиш. При  создании макроса можно указать комбинацию управляемых клавиш для запуска макроса.

4. Автоматическое выполнение  макроса при запуске БД. Такой  прием выполняется путем настройки  макроса на открытие нужного  объекта вместе с запуском  MS Access.

5. Встраивание макроса в форму. Макрос может быть запущен автоматически при активации кнопки формы или вводе в форму определенных данных.

В ходе данной работы были созданы следующие макросы: «Информация о техобслуживании ПС», «Информация об экспедиторах», «Кнопка Назад», «Кнопка Далее», «Открыть "Заказы-отправители"», «Открыть "Общая выручка"», «Открыть "Транспорт"», «Открыть отчет о выполненных заказах», «Открыть "Экспедиторы-заказы"», «Динамика спроса». Данные макросы будут в дальнейшем использованы при создании кнопочной формой.

 

2.4. Формы реляционной базы данных «Организация перевозок предприятия «Лавтранс»»

Форма – это средство представления информации  для просмотра, изменения или печати данных в виде, удобном для восприятия пользователями. Использование форм существенно облегчает ввод и контроль данных.

Применение форм:

- вывод и редактирование  данных: обеспечивается вывод на  экран данных в выбранном пользователем  представлении; упрощается внесение  изменений, добавлений и удалений  данных;

- управление ходом выполнения  приложения: автоматизация вывода  определенных данных или выполнения  некоторых последовательных действий, запуск макросов;

- ввод данных;

- вывод сообщений –  представление вспомогательной  информации о работе приложения  или предстоящих действиях, предупреждение или сообщение об ошибке и т.д.;

- печать информации.

Ввод и просмотр данных в режиме таблицы имеет много очевидных недостатков. Поэтому, как правило, для удобства пользователей создаются экранные формы, которые позволяют рационально расположить данные на экране, использовать разнообразные элементы оформления, обеспечивать возможности специфических проверок при вводе данных. Во многих СУБД имеются возможности использования Мастеров, автоматизирующих процесс создания экранных форм.

Экранные формы уже давно применяются в практике создания БД. Роль форм очень сильно возросла и изменилась в последнее время. Сейчас экранные формы используются не только для ввода данных в базу данных, корректировки данных, а также позаписного вывода данных, что является их традиционными сферами применения, но и для реализации просмотров БД по определенным условиям, и даже создания «заставок» и меню (так называемые несвязанные формы, т.е. формы, не связанные с какой-либо таблицей).

Структура формы такова: макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:

• раздел Заголовок формы (Form Header) определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;

• раздел Верхний колонтитул (Page Header) определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;

• раздел Область данных (Detail) определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;

• раздел Нижний колонтитул (Page Footer) определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

• раздел Примечание формы (Form Footer) определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Виды форм:

• анкетная (простая) форма, отображающая одну строку таблицы;

• табличная форма, изображающая несколько записей в виде таблицы;

• составная форма, используемая для представления данных из нескольких (чаще двух) таблиц. Поля главной таблицы расположены в виде анкетной формы, а данные из подчиненной таблицы - в табличном формате;

• кнопочная форма, помогающая перемещаться по базе данных.

Существуют следующие способы создания форм:

1. Создание формы с помощью Автоформы. После выбора источника записей и макета формы (в столбец, ленточная или табличная) Автоформа создает форму, которая использует все поля источника записей (в качестве источника данных может быть таблица или запрос). Примерами автоформы являются формы «Экспедиторы» (табличная) и «Транспорт» (простая) (рисунок 44-45  приложения).

2. Создание формы с  помощью мастера. Мастер задает  подробные вопросы об источниках  записей, полях, макете, требуемых форматах  и создает форму на основании  полученных ответов.

3. Создание формы без помощи мастера или в режиме конструктора, где имеется возможность разрабатывать структуру формы, модифицировать ее, изменять структуру данных и внешний вид формы, добавлять различные элементы управления (поле, надпись, переключатель, флажок, список, кнопка, рисунок, линия, прямоугольник и др.)

Для более удобной работы над созданием формы целесообразно вначале создать форму с помощью мастера, а затем с помощью конструктора привести форму в нужный для пользователя вид. Таким образом была создана форма «Экспедиторы-заказы» с подчиненной формой «Заказы», а также форма «Заказы-отправители» с подчиненной формой «Отправители и грузы» (рисунок 46-47 приложения). Для того чтобы создать подчиненную форму необходимо нажать кнопку на панели инструментов «Подчиненная форма», затем выбрать на основании каких данных будет создана подчиненная форма (имеющиеся таблицы и запросы или имеющиеся формы), нажать кнопку далее, выбрать необходимые поля таблицы или запроса, которые необходимо включить в подчиненную форму, далее необходимо выбрать поля связи между главной и подчиненной формой, нажать кнопку далее и задать имя подчиненной формы.

Кнопочная форма представляет собой форму для обеспечения доступа к различным объектам базы данных, включая таблицы, отчеты, запросы и другие формы. Кнопочная форма используется как основной элемент БД, содержащий кнопки и оконные элементы. Основная команда, которая начинает создание кнопочной формы: вкладка «Работа с базами данных» → Диспетчер кнопочных форм. При первом запуске мастера выдается сообщение о том, что база данных не находит кнопочную форму и предлагается создание кнопочной формы. Нажав кнопку Изменить, появляется возможность создания кнопки, изменения его названия и выбор действия для этой кнопки.

В рамках данной работы была создана кнопочная форма, представленная на рисунке 48 приложения. Кнопочная форма состоит из следующих кнопок: «Формирование заказа», «Рассчитать выручку», «Информация о подвижном составе», «Информация о техобслуживании ПС», «Информация об экспедиторах», «Отчет о выполненных заказах», «Динамика спроса». Все названные кнопки были созданы при помощи макросов, о которых более подробно было описано в предыдущем разделе. Кнопка «Формирование заказа» позволяет с помощью двух составных форм заполнить все необходимые данные о поступившем заказе. «Рассчитать выручку» - производит расчет общей выручки с учетом доли, которая полагается экспедитору, а также позволяет узнать о количестве выполненных заказах. Кнопка «Информация о ПС» и «Информация о техобслуживании подвижного состава» дают полную информацию об автомобилях, их водителях, а также показывают те автомобили, которым срочно необходимо пройти техническое обслуживание. «Информация об экспедиторах» - полная информация об экспедиторах, с которыми у предприятия «Лавтранс» заключены договора. Кнопка «Отчет о выполненных заказах» представляет информацию о выполненных заказах, сгруппированную по месяцам и подсчитывает общую выручку для каждого месяца. Кнопка «Динамика спроса» позволяет с помощью диаграммы наглядно отобразить на сколько услуги предприятия «Лавтранс» требуются спросом.

Таким образом можно сделать вывод, что данная форма – окно пользователя, которое поможет узнать основную и необходимую информацию  о положении дел на предприятии «Лавтранс».

 

 

 

 

Заключение

ERP система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов. Так, при получении заказа от потребителя менеджер имеет всю информацию об отношениях с заказчиком и его кредитный рейтинг. Когда одно подразделение заканчивает работать с заказом, тот автоматически передается в следующее подразделение. При этом исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок. Аналогичные возможности возникают у многих других служб - службы персонала, производственного отдела, отдела маркетинга, службы снабжения. Единая информационная база позволяет учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как, например, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала.

ERP система меняет отношение  персонала в отдельности и  служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ, владеют информацией о его  состоянии в каждый момент  времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих  на складе, стоит ли в графике  выполнения работ их заказ к нужному сроку и т.п. И если, например, склад не вовремя введет в систему информацию о запасах, то получивший запрос клиента менеджер, справившись в системе о состоянии склада, может ответить отказом на его обращение, увидев, что запас на складе недостаточен или нужное изделие отсутствует. Тем самым ERP система повышает ответственность каждого за общее дело.

Компании выбирают ERP системы, исходя из трех основных соображений.

• Объединение финансовых данных

Когда управляющий хочет составить представление об общем положении дел в компании, он может получить много версий, и все они будут верны. Каждое подразделение ведет свой учет, каждое имеет свое мнение относительно вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять - затраты на маркетинг достаточны или избыточны, окупаются или нет. При использовании ERP системы затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины и все подразделения используют одну и ту же систему.

• Стандартизация производственных процессов

Производственные компании, особенно те, у которых много подразделений, географически удаленных, расположенных в разных странах и на разных континентах, осознают, что отдельные подразделения могут пользоваться разными методами учета, разными компьютерными системами, так что не всегда концы сходятся с концами. Объединенная многовалютная система позволяет сократить персонал и унифицировать учетные процессы. Развитие Internet обеспечивает простой доступ к данным из любого, самого удаленного места. Кроме того, когда производство конечного продукта раздроблено на производство комплектующих в разных местах, не менее важно обеспечить техническую совместимость, единство методов контроля, своевременность поставок партий сырья, заготовок, комплектующих.

• Стандартизация информации в системе кадров

ERP система с успехом  решает задачи объединения данных  о персонале в различных подразделениях - кадровый подбор, перспективы роста, переподготовка и т.п. С помощью  системы облегчается возможность  связи с каждым сотрудником. Фактически ERP системы являются своеобразным  компьютерным представлением способов  ведения бизнеса различными компаниями. Каждая отрасль промышленности  имеет свои особенности, поэтом  у разработчики систем ориентируют их на применение в различных областях, где их возможности будут проявлены максимально. Вот почему потребители из соответствующей отрасли промышленности требуют от разработчиков максимального соответствия их потребностям.