Применение компьютерных программ в работе с кадрами

Министерство  образования и науки Российской Федерации федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования  Санкт-Петербургский государственный  торгово-экономический университет

Кафедра информационных систем и информационных технологий

 

 

 

Реферат

по дисциплине « АИТ»

на тему «  Применение компьютерных программ в  работе с кадрами»

 

 

 

Работу выполнили:

студенты  гр. 232

Михайлова Т.Ю.

Завьялова Я.В.

Руководитель:

Королев В.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

 

Оглавление

Введение 3

1. Основные функции и задачи отделов кадров организации. 5

2. Автоматизация работы кадровой службы 10

3.Внедрние в работу компьютерных программ. 14

3.1. Возможности  компьютерных  программ. 14

3.2.Ведение кадровых БД 16

3.3. Выбор программного обеспечения 18

3.3.1. Программа “БОСС-Кадровик” 19

3.3.2. Программа «1С: Зарплата и Кадры». 21

3.3.3. Программа «Гран-ВУР». 29

3.3.4. Программа «Фараон». 30

3.3.5. Другие программы 31

Заключение. 34

Список использованных источников 35

 

Введение

Ещё не так  давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке  или даже от руки заполняли форму  № Т2 – личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты.

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия  связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При  этом трудно осуществить быстрый  отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или  других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

С повсеместным внедрением информационных технологий многое принципиально изменилось. Автоматизация  позволяет значительно упростить  и повысить эффективность работы кадровой службы.

Создание  унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование  специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным  даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и  даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и  её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать  массивы информации (базы данных) и  документы в электронной форме  по всем сотрудникам организации, кадровому  резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Компьютерная  революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную  технологическую базу по автоматизации  кадровой службы (отдела). Компьютерные программы позволяют сильно упростить  и сделать более содержательным анализ данных.

Кадровая  документация – непременная часть  документов любой  организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).

С переходом  к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новые подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они  постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии  организации труда, цель которой  повышение производственной , творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда  и т.д.

Актуальность  данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи  с чем, многое в данной области  принципиально изменилось. Автоматизация  позволяет значительно упростить  и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным  процессом во всех организациях и  компаниях.

 

1. Основные функции и  задачи отделов кадров организации.

Из всего  многообразия задач, решаемых отделами кадров, важнейшими являются задачи, связанные  с подготовкой, подбором, расстановкой и воспитанием кадров всех должностных  рангов и категорий. Анализ работы с  кадрами показывает, что кадровые органы уделяют внимание следующим  основным аспектам:

• экономическому – планомерной подготовке и переподготовке кадров, систематическому повышению  квалификации, овладению кадрами  экономическими знаниями;

• социальному  – регулированию соотношения  личных интересов и возможностей работника с общественными интересами, созданию на этой основе планов социального  развития производственных коллективов;

• психологическому – созданию на производствах психологически совместимых, работоспособных коллективов, что осуществляется в процессе индивидуального  подбора и расстановки работников;

• правовому  – проведению в жизнь юридических  законов, связанных с соблюдением  правовых норм подбора и расстановки  кадров.

Система управления кадрами должна обеспечить выполнение следующих функций:

• подбор кандидатур на должности;

• подбор, назначение, перемещение и освобождение инженерно-технических  и оперативных работников;

• планирование ежегодной и перспективной потребности  в специалистах с высшим и средним  специальным образованием;

• разработка перспективных планов дополнительной потребности в рабочих кадрах и определение источников обеспечения  этой потребности;

• составление  годовых и перспективных планов подготовки и повышения квалифицированных  кадров непосредственно на производстве, в курсовой сети, на факультетах  и в институтах повышения квалификации;

• подготовка проектов постановлений, приказов и  инструкций по вопросам, касающимся обеспеченности предприятий и организаций кадрами, улучшения их материально бытовых  условий, укрепления дисциплины и т.д.;

• рассмотрение жалоб и заявлений работников и принятие мер к устранению причин, порождающих жалобы;

• рассмотрение и подготовка документов, связанных  с оформлением персональных пенсий работникам отрасли и членам их семей;

• ведение  персонального учета работников;

• составление  статистической и оперативной отчетности по кадрам и др.

Ниже рассмотрим работу кадровых подразделений по выполнению некоторых (основных) конкретных задач  управления кадрами. Под задачами в  данном случае понимаются последовательные логически завершенные стадии выполнения той или иной функции.

Подбор кандидатов для работы на предприятиях и в  организациях отрасли.

Поступающий на работу представляет в отдел кадров паспорт, военный билет (для военнообязанных), трудовую книжку и документ об образовании. В процессе беседы и ознакомления с документами работник отдела кадров выявляет, соответствует ли кандидатура  необходимым требованиям, а также  знакомит кандидата с условиями  и особенностями работы в объединении (предприятии, организации). В случае положительного решения кандидату  вручается личный листок по учету  кадров, даются инструкции по его заполнению и предлагается представить автобиографию, 3 фотокарточки установленного образца  и копию диплома об образовании (для лиц, имеющих соответствующее  образование). Собранные документы  для личного дела должным образом  оформляются и представляются руководству  для принятия окончательного решения.

Подбор и  расстановка кадров по структурным  подразделениям. При выполнении этой функции сотрудники отделов кадров изучают личные и деловые качества работников. Изучение осуществляется как путем личных бесед с работниками, представителями администрации  и общественных организаций, так  и путем изучения соответствующих  документов. Для изучения документов, характеризующих деловые качества работников, в распоряжении отдела кадров имеются личные дела, в которых, кроме первичных документов, составленных при оформлении работника на работу, накапливаются такие документы, как характеристики, рапорты, приказы, объяснительные записки и т.д. На основе проведенного изучения работников и в соответствии со штатным расписанием  отдел кадров подбирает кандидатуры  для расстановки по структурным  подразделениям и должностям. Каждое назначение предварительно согласуется  с непосредственным руководителем  структурного подразделения, после  чего подготавливается соответствующий  приказ о перемещении работников .

Планирование  ежегодной и перспективной потребности  в специалистах.

Основными источниками  для его разработки являются:

• перспективные  планы по труду;

• штатное  расписание подразделений;

• перспективные  расчеты убыли работников по различным  причинам и т.д.

При разработке годового планирования используются:

• отчетные данные по среднесписочной численности  за предыдущий год;

• данные о  численности кадров текущего года;

• план по «труду на расчетный год;

• баланс рабочих  по профессиям и специальностям на расчетный год, и т.д.

Подготовка  и повышение квалификации кадров. Вопросам подготовки и повышения  квалификации кадров уделяется значительное внимание. В связи с этим разрабатываются  соответствующие планы. На предприятиях составляется и представляется в  министерство на утверждение сводный  годовой план заявка, который затем  доводится до сведения и руководства  всех предприятий и учреждений. На основании поступивших сведений ведется учет подготовки и повышения  квалификации кадров и составляется годовой отчет.

Предоставление  отпусков и выходных дней. Одной  из важных задач отделов кадров является контроль за своевременным предоставлением  работникам отпусков и выходных дней. По этим вопросам разработана и осуществляется система учета, контроля и отчетности. Ежеквартально в отдел труда  и заработной платы представляются показатели задолженности по отпускам и выходным дням. Отдел кадров ведет  учет предоставления отпусков в виде записей в личных карточках работников. На их основе составляются сведения о  задолженности по отпускам. Графики  отпусков, личные карточки и сведения о задолженности по отпускам являются источниками информации для контроля.

Освобождение  работников от занимаемой должности  и увольнение. Освобождение работников от занимаемой должности производится на основании заявлений самих  работников или служебных записок  непосредственных начальников в  установленном законом порядке. Основанием для увольнения может  служить заявление работника  или решение руководства предприятия. Затем, с учетом согласия администрации, работник получает обходной лист. Заполненный  обходной лист вместе с заявлением и личной карточкой направляется в сектор учета, где делается запись об увольнении. Одновременно подготавливается приказ об увольнении. Учет, оперативная  отчетность и анализ. Как правило, все изменения по личному составу  предприятий, определяемые приказами  руководителей, вносятся в личные дела сектором учета. Работники отдела кадров ведут систематическое наблюдение за тем, чтобы все изменения учетных  данных отражались в личных делах. В  секторе учета хранятся личные карточки, куда вносятся изменения на основе тех же источников информации, по которым  заполняется личное дело работника. Для этой цели работники отделов  кадров периодически сверяют записи в личных делах и карточках, не допуская каких либо расхождений. На основании учетных документов составляются аналитические формы по составу и движению кадров, в которых приводятся сведения по должностям, полу, возрасту, партийности, образованию, стажу работы и т.д. Они дают возможность проводить анализ количественных и качественных изменений в кадрах и делать практические выводы о направлении работы с кадрами на предстоящий год.

Статистическая  отчетность по кадрам. Составление  документов статистической отчетности является одной важнейших функций  отдела кадров. Перечень форм статистической отчетности включает в себя значительное количество довольно сложных отчетов, составляемых за 5 лет, за год и за полугодие. Особенность статистической отчетности по кадрам состоит в том, что отчеты представляются не по окончании  календарного года, как это обычно делается по основной деятельности предприятия, а на установленную для каждого  отчета свою особую дату представления  в течение календарного года.

Составление аналитической и справочной документации. Согласно установившейся практике не существует резкой грани между отчетной и аналитической документацией. Все документы отчетного характера, в том числе и вспомогательные, являются материалом для анализа  состояния и движения кадров. Отчетные и аналитические документы систематически используются руководством предприятия  для получения всякого рода справок  текущего характера. Кроме того, разрабатывается  значительное количество справочных документов разового характера.