Применение компьютерных программ в работе с кадрами

Должности государственных  служащих имеют специфическую классификацию  по группам и категориям. Эта классификация  используется также в специфической  сводной отчетности по формам 14-БЮДЖ и 14-СВ.

Для кадрового  учета военнослужащих используются следующие специфические документы:

Приказ о  зачислении в списки части;

Приказ об исключении из списков части;

Приказ о  кадровое перемещение военнослужащего.

Выплата начисленного денежного довольствия военнослужащих оформляется специальными расчетно-платежными ведомостями по формам 13-ФО и 15-ФО.

Работа с распределенными информационными  базами

Основное  назначение средств работы с распределенными  информационными базами - организация  единой системы кадрового учета  и расчета зарплаты на предприятиях, имеющих территориально удаленные  филиалы, не связанные локальной  сетью с основным офисом.

произвольный  порядок и способ передачи изменений;

ведение нескольких автономно работающих филиалов;

полная или  выборочная синхронизация данных;

Разнообразные возможности настройки  конфигурации

Система "1С:Зарплата и Кадры" может быть адаптирована к любым особенностям расчета  заработной платы и учета кадров конкретного предприятия. В режиме конфигурирования системы Вы можете:

редактировать существующие и создавать новые  документы и справочники произвольной структуры;

изменять  экранные и печатные формы документов и справочников;

редактировать свойства справочников, например, изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода;

создавать любые  отчеты и процедуры обработки  информации;

описывать поведение  элементов системы на встроенном языке 

и многое другое!

Пользователь  может самостоятельно описывать  новые виды начислений и удержаний, изменять встроенные расчетные базы начислений и удержаний и т.п.

Администрирование, работа в сети и права доступа

Система включает средства, позволяющие администратору системы:

вести список пользователей системы;

назначать пользователям  пароли для входа в систему;

назначать пользователям  права на выполнение тех или иных операций и доступ к данным системы;

формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы.

Первоначально программа предлагает несколько  интерфейсов, определяющих доступ к  тем или иным возможностям и очерчивающих набор используемых при работе с  программой возможностей (Бюджетный, Хозрасчетный, Военнослужащие и т.п.).

Сетевой вариант  программы позволит работать с единой информационной базой с нескольких рабочих мест. Кроме того, система  включает средства, которые позволят администратору:

просматривать список работающих пользователей;

получать  историю работы пользователей.

Дополнительный сервис

Система содержит такие сервисные средства, как:

Числовой  и формульный калькуляторы;

Календарь;

Настройка просмотра  текстовых документов;

Настройка некоторых  элементов интерфейса без редактирования конфигурации системы администратором;

Настройка панелей  инструментов.

Набор "помощников" позволит Вам быстро освоить такие  операции, как прием сотрудников  на работу или описание дополнительного  начисления. Система снабжена "стартовым" помощником, который в режиме диалога произведет первоначальную настройку параметров системы. Вам необходимо будет лишь указать название и тип финансирования вашего предприятия, а также определить, какими возможностями системы вы собираетесь пользоваться. Помощник произведет первоначальное заполнение параметров работы системы.

3.3.3. Программа «Гран-ВУР».

Вести воинский учет граждан в организациях поможет  автоматизированная система «Военно-учетный  работник (орган) организации «Гран-ВУР».

Система позволяет:

1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные  возможности системы:

1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) автоматизированная генерация именного списка граждан, предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы работников, имеющих моб.предписание;

9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;

10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».

3.3.4. Программа «Фараон».

Автоматизированная  система управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость. Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического "дерева", отражающего вложенность подразделений и должностей. Такое представление организационной структуры имеет следующие преимущества: 

Наглядность структурных преобразований

Графическое представление организационной  структуры удобно тем, что дает возможность  легко выполнять сложные структурные  преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим,  достаточно мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого. При  этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а  также внесутся соответствующие  изменения в личные дела всех сотрудников  данных подразделений.  

Кадровый анализ по структуре организации

Благодаря графическому представлению организационной  структуры у пользователей Фараона  развивается целостный взгляд на свою компанию и появляется возможность  проводить кадровый анализ на любом  ее уровне. Проще говоря, можно выполнять  поиск или строить отчеты как  по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям. Например, можно выбрать подразделение  и вызвать список работающих в  нем сотрудников или вызвать  список командировок сотрудников этого  подразделения, а также построить  штатное расписание или табель учета  рабочего времени (T-13) или отчет с  расчетом отпусков этого подразделения  или всей компании. 

Вывод организационных схем

Фараон выводит  в Excel структуру любого элемента компании в виде блок-схемы. В блок-схеме, как  в учебнике по менеджменту, отображается выбранное вами количество уровней  подчиненности. Для каждого подразделения  выводится его название, а для  каждой должности выводится ее название и ФИО сотрудника. В Фараоне предусмотрена гибкая настройка цветов заливки элементов, рамок, соединительных линий и шрифтов. Кроме того, можно в ручную оформлять блок-схемы используя инструментарий Excel, или переносить их в Visio для более удобной обработки.  

Представление структуры холдинга

Важной чертой Фараона является то, что он позволяет  в независимых окнах выводить организационные структуры нескольких компаний. Благодаря этому создается  удобная среда для управления персоналом холдинга. Например, можно  принять сотрудника на работу по совместительству, "перетащив" его из окна структуры  одной компании в окно структуры  другой компании, а также проводить  поиск как по одной компании, так  и по нескольким компаниям одновременно. 

С помощью  системы «Фараон» можно:

1) эффективно организовать свою работу;

2) развить целостное представление о своей компании;

3) оперативно решать поставленные задачи;

4) использовать современные компьютерные технологии;

5) легко получать любую информацию о персонале;

6) вести делопроизводство согласно законодательству;

7) построение организационной структуры.

3.3.5. Другие программы

Программный продукт «Документационное обеспечение  кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;

2) удобный поиск по базе документов;

3) печать документов;

4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

Программный продукт  «Резюмакс» Автоматизирует подбор персонала в корпорации или кадровом агентстве, желающем улучшить коммуникацию между рекрутерами и начальниками отделов (работодателями): ведет учет кандидатов и вакансий, контролирует конкурсный отбор, организует коллективную работу с электронной почтой и импортирует приходящие резюме, создает на Web-сайте раздел подбора персонала.

Резюмакс объединяет кандидатов на работу, сотрудников отдела кадров, а также начальников отделов, принимающих участие в подборе  персонала. Через Интернет Резюмакс может использоваться в нескольких офисах одновременно. Для каждого  пользователя, в соответствии с введенным  им паролем, определяется набор функций, которые он имеет право использовать. Для кандидатов на работу Резюмакс создает на Web-сайте Вашей компании полностью автоматизированный раздел "Вакансии".  
Ниже перечислены основные функции, выполняемые Резюмаксом:  
• Принимает от начальников отделов заявки на заполнение вакансий, и автоматизирует процесс их утверждения.  
• При необходимости предоставляет начальникам отделов ограниченный доступ к  
базе данных кандидатов на работу.  
• Создает на Вашем корпоративном Web-сайте раздел "Работа", посетив который кандидаты на работу могут проводить поиск вакансий, заполнять анкету и подавать заявки на вакансии. При отсутствии интересующих вакансий кандидаты могут "подписаться" на уведомления о новых вакансиях, удовлетворяющих их требованиям.  
• Поддерживает мультиязычный интерфейс. Раздел "Работа" на Вашем корпоративном Web-сайте, а внутренняя часть системы являются мультиязычными – на украинском, русском и английском языках. Таким образом кандидаты и Ваши сотрудники могут переключать языки "на лету".  
• По электронной почте сообщает Вам о поступлении новых вакансий, а также кандидатов, удовлетворяющих требованиям вакансий, за которые Вы отвечаете.  
• Полностью автоматизирует процесс конкурсного отбора кандидатов.  
• Напоминает Вам о предстоящих собеседованиях.  
• Позволяет Вам размещать на Вашем Web-сайте вопросники для предварительной оценки кандидатов.  
• Организует коллективную работу с электронной почтой.  
• Импортирует резюме, приходящие по электронной почте и автоматически отвечает кандидатам.  
• При вводе кандидатов проверяет их уникальность, и автоматически заполняет поля анкет кандидатов, найденных на работных сайтах.  
• Позволяет проводить поиск кандидатов в базе данных по любым полям анкеты, по тексту резюме и по комментариям.  
• Поддерживает HR-XML – общепринятый формат передачи данных между HR-системами.  
• Строит разнообразные статистические отчеты.  
Вы можете приобрести Резюмакс и установить его на любой сервер Вашей компании, работающий на платформе Windows или Linux. Кроме того, Вы можете взять Резюмакс в аренду.  

Многообразие  программ для кадровых служб просто удивляет. Часто они просто дублируют  друг друга, поэтому необходимо тщательно  подходит к выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к  специфики вашей деятельности. При  выборе программы не помешает обратиться к специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка, есть и в вашей организации.