Применение компьютерных программ в работе с кадрами

3.3.2. Программа «1С: Зарплата и Кадры».

Одной из самых  популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически  полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в  учреждениях и организациях любой  формы собственности, в том числе  финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.

Рассмотрим  её по подробнее.

Программа "1С:Зарплата и Кадры" предназначена для  расчета заработной платы и кадрового  учета, может использоваться как  на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она  позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные  перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность  системы позволяет реализовать  любой подход к решению этих задач  и получать любые отчетные документы.

Основные  функциональные возможности:

Сразу же после  установки системы, вы имеете возможность  приступить к расчету заработной платы. Вы уже можете:

оформлять приказы  о приеме на работу;

оформлять приказы  о продвижении по службе;

вводить и  рассчитывать больничные листы;

осуществлять  расчет отпусков разного типа и оформлять  отпускные записки;

вводить разовые  или долгосрочные доплаты и надбавки;

оформлять приказы  о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

проводить перерасчеты "задним числом";

рассчитывать  разнообразные доплаты от доплаты  к окладу до надбавки "за выслугу  лет";

вести штатное  расписание предприятия;

получать  стандартные отчеты и формы для  представления в налоговые и  прочие органы;

проводить межрасчетные выплаты заработной платы;

проводить частичную  выплату заработной платы;

депонировать  суммы, не выданные по платежным ведомостям;

учитывать долги  по заработной плате прошлых периодов;

оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия;

многое другое...

В типовой  конфигурации предусмотрена возможность  поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с  программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти  к использованию всей полноты  возможностей.

Все необходимые отчеты и документы 

Программа позволит вам использовать все богатство  оформительских возможностей Windows при  оформлении отчетов и стандартных  документов по результатам расчета. Вы можете создавать, например, следующие  документы:

Кадровые  документы:

Приказ о  приеме (форма Т-1);

Приказ об увольнении (форма Т-8);

Регламентные  документы:

Начисление  зарплаты;

Начисление  налогов;

Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время:

Больничный  лист;

Начисление  отпуска (форма Т-6);

Документы, регистрирующие долгосрочные удержания:

Ссуда предприятия;

Исполнительный  лист;

Документы, регистрирующие оплату за отработанное время:

Наряды;

Договора  гражданско-правового характера;

Вы также  можете создавать такие отчеты, как:

Табель учета  рабочего времени (форма Т-13);

Расчетные листки;

Расчетные и  расчетно-платежные ведомости (формы  Т-49, Т-51, 13-ФО, 15-ФО);

Свод по заработной плате;

Отчет по расходам за счет средств ФСС;

Свод по исполнительным листам;

Свод по перечислению заработной платы в банки;

Среднесписочная численность;

Отчеты по штатному расписанию (в том числе  форма Т-3);

Сводная отчетность для бюджетных организаций (по формам 14-БЮДЖ и 14-СВ);

Отчет по сводным  проводкам;

Регистры  налогового учета расходов на оплату труда для целей налогообложения  прибыли;

Кроме того, имеется следующая налоговая  отчетность:

Справка о  доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

Сведения  о доходах физических лиц на магнитных  носителях;

Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);

Отчеты для  персонифицированного учета в ПФР (анкета формы АДВ-1 и индивидуальные сведения о застрахованном лице формы  СЗВ-3);

Сведения  для персонифицированного учета  в ПФР на магнитных носителях;

Расчет по авансовым платежам по ЕСН и страховым  взносам в ПФР на обязательное пенсионное страхование;

Индивидуальная  карточка по ЕСН;

Заявления физических лиц в ИМНС для получения ИНН.

Вы можете придать индивидуальность нестандартным  отчетам, используя логотип вашего предприятия, цветовое выделение текста, разнообразные шрифты и т.д.

Расчет заработной платы .Различные системы и формы оплаты труда

В данной программе  начисление заработной платы может  производиться по различным системам (в том числе на комиссионной основе) и формам оплаты труда.

После установки  программы, в зависимости от ваших  потребностей, вы можете использовать, или не использовать расширенные  возможности расчета заработной платы.

Если ваша организация не использует специфические  формы оплаты труда, то можно не использовать расширенные возможности расчета  заработной платы.

Если не использовать расширенные возможности расчета  заработной платы, при начислении зарплаты доступны только простейшие формы оплаты труда - простая повременная по окладу и часовому тарифу, а также повременно-премиальная  по окладу и часовому тарифу.

Ниже перечислены  все предусмотренные в программе  системы и формы оплаты:

Простая повременная  по окладу (по дням);

Простая повременная  по окладу (по часам);

Простая повременная  по часовому тарифу;

Повременно-премиальная  по окладу (по дням);

Повременно-премиальная  по окладу (по часам);

Повременно-премиальная  по часовому тарифу;

Повременная по окладу, по дням, "от обратного";

Прямая сдельная;

Сдельно-премиальная;

Сдельно-прогрессивная;

Косвенно-сдельная;

Аккордная;

На комиссионной основе (оклад + % выручки);

На комиссионной основе (% выручки);

На комиссионной основе (% выручки, не менее оклада);

Простая повременная  по окладу (по дням) по табелю отработанного  времени;

Простая повременная  по окладу (по часам) по табелю отработанного  времени;

Простая повременная  по часовому тарифу по табелю отработанного  времени.

Учет отработанного времени 

Отработанное  время у работников с повременной  оплатой труда определяется как  разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями  работников) и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.

Работающим  по сдельной форме оплаты труда или  оплачиваемым на комиссионной основе работникам отработанное время рассчитывается аналогично "повременщикам", но используется только при расчете отпусков и больничных листов, собственно же зарплата таких работников рассчитывается по введенным на них документах о выработке (сдельным и бригадным нарядам, о комиссионной выручке и т.п.).

Если на предприятии  применяется суммированный учет рабочего времени для отдельных  категорий работников, для автоматического  учета отработанного времени  таких работников можно использовать описываемые пользователем многосменные графики работы.

При этом если для некоторых работников нет  возможности указать установленный  график работы при помощи календарей, то учет отработанного времени таких  сотрудников можно ввести вручную  в табелях учета рабочего времени.

Учет северных и районных особенностей

Возможности программы позволяют применять  ее не только на предприятиях Европейской  части Российской Федерации, но и  в особых районах, районах Крайнего Севера и приравненных к ним. В  этом случае вы можете использовать такие  специфические данные, как районный коэффициент, дата начала северного  стажа, индивидуальный процент доплат за работу на севере и т.д.

Районный  коэффициент, а также надбавка за стаж работы на севере автоматически  учитываются при исчислении среднего заработка для оплаты больничных листов, отпусков и т.п.

Кадровый учет и штатное расписание

Программа позволяет  регистрировать прием, увольнение и  перемещения сотрудников, автоматически  создавать стандартные формы  кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Программа позволяет  вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и  должностной состав каждого подразделения.

Использование штатного расписания позволит:

Проводить автоматическую проверку соответствия кадровых документов (таких как приказ о приеме на работу и кадровое перемещение) заполненному штатному расписанию. Например, при  проведении приема на работу, система  будет проверять соответствие количества штатных единиц для заданного  подразделения и должности данным очередного приказа.

Производить автоматический расчет должностных  надбавок. Если при заполнении штатного расписания задать должностные надбавки (до трех штук), это приведет к тому, что помимо основного начисления согласно форме оплаты труда сотруднику будет производиться начисление надбавок согласно штатному расписанию. При этом программа будет автоматически отслеживать как изменения в должности и подразделении сотрудника, так и в списке надбавок из штатного расписания. Например, если в течение месяца изменилась должность сотрудника, то с момента изменения должности будет производиться начисление тех должностных надбавок, которые соответствуют новой должности. С другой стороны, если в течение месяца не происходило перемещения сотрудника (не изменялось ни подразделение, ни занимаемая должность), но при этом с какого-то момента изменился состав надбавок согласно штатному расписанию, с этого момента будет произведено начисление надбавок по новым условиям.

Использование настоящей программы не требует  обязательного использования, как  понятия штатного расписания, так  и понятий подразделение и  должность. Для небольшого предприятия, на котором не сложилась практика ведения штатного расписания, вполне достаточно просто вести список сотрудников, не сопоставляя заданные для сотрудников  подразделение, должность и оклад  со штатным расписанием. Более того, можно не задавать сотруднику подразделение  или должность.

Особенности бюджетных  организаций

Программа позволяет  рассчитывать заработную плату не только в хозрасчетных организациях, но в  бюджетных. В программе предусмотрены  присущие бюджетным организациям специфические  начисления, такие как надбавка за выслугу лет, надбавки за работу с  секретными материалами и т.д.

В программе  реализована возможность расчета  надбавок за выслугу лет. В организации  может использоваться несколько  шкал процентов надбавки в зависимости  от стажа.

Для некоторых  стандартных отчетов, особенно при  расчете заработной платы в бюджетных  организациях, важно учитывать начисленные  суммы в разрезе категорий  должностей сотрудников. В предлагаемой конфигурации принят следующий состав категорий должностей сотрудников:

Руководители;

Специалисты;

Прочие служащие;

Рабочие;

Научные и  педагогические работники.

В программе  имеется возможность расчета  сумм денежного довольствия и  денежного содержания для военнослужащих и государственных служащих. Данная функциональность обеспечивается специализированными  кадровыми документами и видами расчетов.

Наиболее  характерная особенность расчета  денежного содержания государственных  служащих (в том числе военнослужащих) - это наличие оклада денежного  содержания, состоящего из должностного оклада и надбавки за квалификационный разряд (для военнослужащих - оклада по воинскому (специальному) званию), наличие  надбавок, процент которых исчисляется  исходя из определенного стажа. Должностной  оклад военнослужащего может  быть назначен ему в соответствии с одной из трех разрядных сеток (6-ти, 9-ти или 51-но разрядной).

Есть определенные отличия в начислении некоторых  доплат, в частности некоторые  надбавки начисляются в текущем  месяце за истекший. Кроме того, денежное довольствие военнослужащих имеет  особенности при налогообложении  налогом на доходы физических лиц  и единым социальным налогом. Все  эти особенности учтены в программе.