Работа в текстовом редакторе Microsoft office

 

 

Информация, помещенная в буфер  обмена, сохраняется в нем до тех  пор, пока вы не поместите в него новый фрагмент или не завершите сеанс работы в Windows. Если вы помещаете в буфер обмена новый фрагмент, его предыдущее содержимое будет утрачено.

 

Если вам часто приходится вводить  в документы одни и те же длинные  названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста.

 

Форматирование  шрифта - изменение параметров введенных  символов.

Word позволяет быстро и просто вводить и менять шрифт. Форматирование шрифта выполняется с помощью Панели форматирования или в диалоговом окне Формат/Шрифт. Быстро попасть в это окно можно через контекстное меню (рис. 9). Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фрагменте.   

 В открывшемся диалоговом  окне (рис. В и рис. С) можно задать вид шрифта (название гарнитуры), размер, начертание (прямое, полужирное, курсив), один из видов подчеркивания, специальные эффекты (табл. 8). Кроме этого, можно выбрать один из 16 цветов шрифта.    

 Если изменить формат  шрифта во время ввода текста, то эта команда будет действовать до ее отмены. Если нужно переформатировать символ после ввода, то его надо выделить. Если же нужно переформатировать целое слово после ввода, то достаточно вместо его выделения зафиксировать курсор на любой букве этого слова.

 
рис. В. Контекстное меню

 
рис. С. Диалоговое окно Шрифт

 

ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМАТИРОВАНИЯ ШРИФТА    

 Для задания формата шрифта используют два основных алгоритма: форматирование с помощью диалогового окна Формат/Шрифт, и форматирование с помощью Панели форматирования (табл. 9, рис. Д). В обоих случаях в наше распоряжение поступает набор элементарных операций по изменению шрифта как такового, кегля, начертания, расположения на странице и т. д.

Таблица 9. Алгоритмы форматирования шрифта

Действие	Алгоритм
Форматирование шрифта с помощью диалогового окна	1. Выделить слово или  группу слов.   2. Вызвать диалоговое окно Шрифт.   3. Произвести    необходимые    установки (при этом результат установок отображается в поле Образец) и нажать клавишу ОК.
Форматирование шрифта с помощью Панели форматирования	1. Выделить слово или  группу слов.   2. Произвести   необходимые   установки, используя   кнопки   Панели   форматирования   (последняя   может   быть   настроена   пользователем   с   учетом   его потребностей через Сервис| Настройку).

 

 

Рис. Д. Панель форматирования

Форматирование  абзаца —  задание или изменение его параметров.      

 Форматировать абзацы можно  непосредственно при наборе текста или после его окончания (см. табл. 10). Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат|Абзац, а также с помощью Панели форматирования.  

     Диалоговое окно Абзац (рис. Е и Ж) можно вызвать с помощью контекстного меню. В поле Отступ счетчиками задаются отступы абзаца относительно правой и левой границ текста. Раскрывающийся список Первая строка позволяет установить начало первой стр оки на уровне левой границы абзаца, сформировать красную строку в виде отступа или выступа. В поле Интервал можно установить расстояние между форматируемым абзацем и соседними с ним. Для этого используются счетчики Перед и После. Раскрывающийся список Межстрочный (междустрочный) позволяет изменить расстояние между строчками абзаца (интерлиньяж). В раскрывающемся списке Выравнивание можно выбрать один из четырех вариантов: по левому или правому краям, по ширине (по обоим краям) или по центру.

 

 

рис. Е. Диалоговое окно Абзац   

 При работе с Панелью  форматирования выравнивание осуществляется с помощью расположенных на ней кнопок. Одинарный, полуторный и двойной межстрочные интервалы также можно установить с помощью кнопок, предварительно настроив Панель форматирования.

 

 

 

Отступы абзаца и первая строка устанавливаются с помощью Горизонтальной координатной линейки (рис. З); при этом верхняя метка указывает начало первой (красной) строки, а нижние — ширину абзаца.

 

Чтобы форматирование абзаца происходило  в процессе его ввода, следует задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

 

Для форматирования нескольких расположенных  друг за другом абзацев их необходимо предварительно выделить. При форматировании одного абзаца достаточно установить курсор в любом месте этого абзаца.

рис. Ж. Горизонтальная координатная линейка  

 

 
рис. З. Обрамление и заливка абзаца     

 Кроме описанных способов  форматирования абзаца в некоторых  случаях абзацы, на которые хотят обратить особое внимание, выделяют рамкой или затенением. Для этого используют диалоговое окно Обрамление и заливка абзаца (рис. З), которое вызывается командой Обрамление и заливка меню Формат.

КАК ИЗМЕНИТЬ РАЗМЕР ТЕКСТА

Размер текста устанавливается в поле Размер панели инструментов форматирования (справа от поля Шрифт). Щелкнув в этом окне на стрелке, направленной вниз, вы получите список возможных размеров используемого вами шрифта (рис. 11.2).

Выбор нового размера шрифта приведет к изменению всего выделенного текста (если таковой имеется). Если же текст на экране не выделен, то новые соглашения вступят в силу лишь при вводе нового текста.

При установке размера шрифта следует  иметь в виду, что:

Рис. 11.2. Здесь можно выбрать  размер шрифта

• поле Размер можно открыть с помощью оригинальной комбинации клавиш <Ctrl+Shift+P>;
• в поле Размер вы имеете возможность ввести необходимый размер вручную;
• чем больше число, тем крупнее текст; уменьшение числа указывает, соответственно, на уменьшение размера символов.

 

ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТА

 

Кроме всего вышеописанного в Word предусмотрена возможность поиска нужного фрагмента текста (символа, слова, фразы) для последующего редактирования и даже автоматической замены найденного фрагмента на его новую редакцию. Эта процедура осуществляется командами Найти и Заменить в меню Правка. Если осуществляется только поиск (замена не требуется), то используется только команда Найти. При ее активизации открывается окно Найти, имеющее текстовое поле для описания отыскиваемого фрагмента. Кроме того, здесь указывается направление поиска (вперед, назад, везде), а также другие известные пользователю атрибуты искомого блока (шрифт, язык, регистр и т.п.), после чего необходимо щелкнуть на кнопке окна Найти далее. Если пользователь не имеет подробных сведений об атрибутах искомого текста, достаточно задать лишь описание фрагмента в текстовом поле окна.

 

Команды Найти и Заменить, в принципе, взаимосвязаны. Если пользователь после отыскания нужного фрагмента принимает решение об автоматической замене найденного фрагмента на новую его редакцию, достаточно в окне Найти щелкнуть на кнопке Заменить, и откроется диалоговое окно Заменить (рис. 18). Это окно можно открыть и самостоятельно (не из окна Найти), активизируя команду Заменить в меню Правка.

 

Диалоговое окно Заменить отличается от окна Найти лишь наличием дополнительного текстового поля "Заменить на", куда помещается новая редакция фрагмента. Следует также иметь в виду, что при задании образца (как отыскиваемого, так и замещающего) необходимо внимательно следить за правильностью записи, так как программа отыскивает фрагмент на основе полного семантического соответствия (по абсолютному совпадению). Обратите внимание на то, что программа не отыскивает (и, следовательно, не заменяет) фрагменты документа, находящиеся во внедренных объектах (рисунках, диаграммах и т.п.).

 

 

Рис. 18. Окно текстового редактора Word, появляющееся при 
необходимости замены фрагмента текста

 

 

ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ И ГРАММАТИКИ В ТЕКСТЕ

 

Выполнить проверку орфографии и грамматики в текстовом редакторе Word можно  с помощью команд Орфография... и Грамматика... в меню Сервис. Необходимой проверке может быть подвергнут как выделенный фрагмент текста, так и документ в целом.

 

Общаясь в диалоговых окнах с  программой проверки, пользователь может  внести необходимые исправления  или игнорировать указания и советы программы, руководствуясь собственными соображениями.

 

Проверка орфографии может быть инициирована также щелчком мышью  на кнопке Орфография Панели инструментов "Стандартная".

Окно диалога "Орфография" предназначено  для проверки орфографии в активном документе, включая текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и примечаний. Ниже приведены опции этого окна:

Опция	Назначение
Нет в словаре	Отображает слово, не найденное  в основном словаре, а также в  открытых вспомогательных словарях
Заменить на	Позволяет выбрать слово из списка Варианты, чтобы заменить им слово, не найденное в открытых словарях. В этом поле вы можете отредактировать  слово, выбранное из словаря, или  самостоятельно ввести нужное слово
Варианты	Предлагает список слов для замены из основного словаря и открытых вспомогательных словарей
Добавлять слова в	Позволяет выбрать словарь, в который  нужно добавить слово, содержащееся в поле Нет в словаре
Пропустить	Пропускает без изменения слово, присутствующее в поле Нет в словаре, и продолжает проверку орфографии
Пропустить все	Пропускает без изменения все  вхождения слова, присутствующее в  поле Нет в словаре, и продолжает проверку орфографии, оставляя без  внимания все последующие вхождения  этого слова
Возобновить	Продолжает проверку орфографии после внесения изменения в документ
Заменить	Заменяет слово, присутствующее в  поле Нет в словаре, словом, содержащимся в поле Заменить на
Заменить все	Заменяет все вхождения в  документе слова, присутствующим в  поле Нет в словаре, словом, содержащимся в поле Заменить на
Добавить	Добавляет слово, содержащееся в поле Нет в словаре, в словарь, указанный  в списке Добавлять в
Варианты	Предлагает список замен для  найденного слова
Автозамена	Добавляет слово в список автозамены, чтобы все ошибки в его написании  исправлялись автоматически
Параметры	Отображает вкладку "Орфография" окно диалога "Параметры", в котором  можно задать правила проверки орфографии, применяемые в MS Word
Вернуть	Отменяет последнее действия, выполненное в ходе текущего сеанса проверки орфографии. Многократное нажатие этой кнопки позволяет отменить несколько действий в обратном порядке (вначале последнее, затем предпоследнее и т.д.)
Отмена	Закрывает окно диалога "Орфография". Если в документ были внесения изменения, кнопка Отмена заменяется на Закрыть

 

Проверка орфографии производится в текстовом редакторе Word автоматически  при вводе текста с клавиатуры. При этом неверно "написанное" слово подчеркивается красной волнистой линией, чем сразу обращается внимание пользователя на необходимость внести исправления.

 

При щелчке правой кнопкой мыши на ошибочно введенном слове Word предоставляет  пользователю возможные альтернативы написания. Щелчок левой кнопкой  мыши на выбранном из предложенных слов автоматически вносит нужные исправления в текст.

 

Word проверит грамматику в вашем  документе, отмечая возможные  ошибки, чтобы вы смогли их  исправить. Меню «Сервис» - «Правописание»  или щелкните на кнопке «Правописание»  на стандартной панели инструментов; убедитесь, что флажок «Грамматика» установлен.  
Грамматической ошибкой, это слово или фраза выделяется зеленым цветом и вместе с окружающим текстом появляется в диалоговом окне с описанием возможной ошибки. Варианты замены, если они есть, появляются в поле «Варианты». Корректировка аналогична описанной выше в пункте «Правописание».

 

 

 

Проверка орфографии при работе с другими языками

Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.

Для проверки текстов, написанных на других языках выполните следующие  действия:

• Выделите фрагмент текста, написанный на иностранном языке.
• Выберите команду Сервис | Язык , появится окно диалога " Язык ".
• Выберите из списка Пометить выделенный текст как язык, с которым вы работаете.

Если на иностранном языке набран весь текст, то имеет смысл заменить язык по умолчанию. Если же на другом языке  набраны отдельные фрагменты, то изменять установку по умолчанию не целесообразно.

• При необходимости нажмите кнопку По умолчанию . Вам будет предложено подтвердить, действительно ли вы хотите заменить язык, используемый по умолчанию.
• Нажмите OK.

 

Настройка проверки орфографии

 

 

Настройка проверки орфографии осуществляется с помощью вкладки " Орфография " окна диалога " Параметры ". Для открытия этого окна выберите команду Сервис | Параметры . Если вам потребуется изменить настройку непосредственно в процессе проверки орфографии, для открытия этой вкладки воспользуйтесь кнопкой Параметры из окна диалога " Орфография ".