Работа в текстовом редакторе Microsoft office

Ниже приведены назначения опций  этой вкладки.

группа Предлагать
Автоматически	Показывает предлагаемые варианты написания неправильных слов, найденных  в ходе проверки орфографии
Только из основного словаря	Показывает предлагаемые правильные варианты написания, взятые из основного  словаря, но не из вспомогательных словарей
группа Пропускать
Слова из прописных букв	Пропускает слова, при написании  которых использованы прописными буквами
Слова с цифрами	Пропускает слова с цифрами
кнопка Восстановить	Очищает в окне диалога "Орфография" содержимое списка Пропустить все. В результате MS Word не будет игнорировать слова, внесенные с список Пропустить все в текущем сеансе MS Word

 

ОТМЕНА И ПОВТОРЕНИЯ ОПЕРАЦИИ

 

Для отмены последней операции редактирования необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить … или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке 6рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции выполненные после нее.

 

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить … или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой.

 

Отмена и повтор несколько  последних операций. Для отмены последней операции используется команда Правка -> Отменить (Edit р Undo), комбинация клавиш Ctrl+Backspace и кнопка  , а для повтора последней операции или восстановления последней из отмененных — команда Правка р Повторить (Edit -> Redo), клавиша F4 и кнопка  . Чтобы отменить/восстановить несколько последних операций, повторите все это несколько раз или воспользуйтесь списком, который раскрывается, если щелкнуть на стрелке рядом с соответствующей кнопкой панели инструментов (рис. А).

 
Рис. А. Отмена нескольких последних операций

 

ПЕРЕНОСЫ

Переносы в словах:

Меню «Сервис» – пункт «Язык» – команда «Расстановка переносов». Отметить вызов  режимов: автоматическая расстановка переноса и перенос в словах из прописных букв. Остальные параметры можно не указывать.

Перенос строк.

Средство переноса строк  автоматически разрывает каждую строку абзаца, когда она достигает правого поля. По умолчанию Word разрывает строки на месте пробела или дефиса. Чтобы предотвратить разрыв строки, вставьте неразрывный пробел или неразрывный дефис вместо обычных. Чтобы вставить неразрывный дефис, нажмите <Сtrl> + <Shift> + <-> (дефис). Чтобы вставить неразрывный пробел, нажмите <Ctrl> + <Shift> + <пробел>.

Можно использовать возможный перенос, чтобы указать, где можно разделить слово в случае необходимости. Это полезно для длинных слов, находящихся в конце строки. Возможный перенос будет невидим до тех пор, пока часть слова не перейдет на правое поле. Тогда выполняется перенос, и на следующую строку перейдет только часть слова, находящаяся за знаком переноса. Чтобы вставить возможный перенос, нажмите <Сtrl> + <-> (перенос).

Наконец, можно начать новую строку в том же абзаце, нажав <Shift> + <Enter>.

 

АВТОТЕКСТ И АВТОЗАМЕНА

Автозамена.

Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.

Автозамена выполняет  две основные функции: выявляет ошибки в использовании прописных букв (начало предложения с прописной  буквы); исправляет орфографические ошибки и добавляет специальные символы. В Word есть список элементов автозамены, вы можете дополнить этот список своими элементами.

Чтобы создать элемент  автозамены: если вы хотите сохранить  параметры форматирования вместе с  текстом, выделите отформатированный текст в документе; если вы хотите создать текст автозамены в виде отдельного абзаца, убедитесь, что выделили специальный символ конца абзаца; если же вы хотите создать элемент автозамены в виде обычного текста, выделять его не обязательно.

Меню «Сервис» - «Автозамена»; введите текст, который должен быть заменен в поле «Заменить». Если вы выделили текст документа, он уже  будет выведен в текстовом  поле «На». Выберите переключатель  «Форматированный текст», если хотите сохранить форматирование заменяющего текста, или «Обычный текст» для вставки текста без форматирования. Кнопка «Добавить». Если заменяющий текст, только что определенный вами, уже внесен в список, Word спросит, хотите ли вы заменить его. Завершение - кнопка «ОК».

В процессе редактирования документа автозамена выбирает только целые слова.

Параметры автозамены можно  менять так, чтобы они удовлетворяли  вашим нуждам. Меню «Сервис» - «Автозамена». 

- Для изменения действий автозамены по исправлению прописных букв установите или снимите три верхние флажка диалогового окна.

- Чтобы сделать возможной или недоступной автоматическую замену текста, установите или снимите флажок «Заменять при вводе».

- Для уничтожения элемента автозамены выделите его в списке, отредактируйте текст в поле «На» и щелкните на кнопке «Заменить».

- Для изменения текста автозамены выберите его в списке и щелкните на кнопке «Удалить». «ОК».

Word позволяет настроить  такие функции автозамены: «Устранять  две прописные буквы в начале  слова» и «Делать первые буквы предложений прописными».  
• Обычно инициалы и другие аббревиатуры состоят из двух прописных букв и более, поэтому автозамену можно отменить в таких случаях.  
В Word есть список аббревиатур, которые по умолчанию игнорируются, вы можете изменить его. Настройка параметров исправления прописных букв: меню «Сервис» - «Автозамена»; кнопка «Исключения»; вкладка «ДВе Прописные»; затем введите аббревиатуру, которую нужно игнорировать в текстовое поле «Не заменять» и щелкните на кнопке «Добавить». Выделите неиспользуемое вами сокращение из списка и щелкните на кнопке «Удалить», чтобы удалить его из списка.

Щелкните на корешке  вкладки «Первая буква» и введите  аббревиатуру, которую следует игнорировать, в текстовое поле «Не заменять прописной буквой после», затем щелкните на кнопке «Добавить». Выделите аббревиатуру в списке и щелкните на кнопке «Удалить» для удаления ее из списка. «ОК».

Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который  вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не исправляет ошибки в нем.

Автотекст. 

Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.

Word позволяет сохранять  любой текст и рисунки в  виде поименованного элемента  автотекста. Потом вы легко сможете  вставить рисунок или текст  в документ, набрав или выделив  имя соответствующего ему элемента.

Когда вы создаете элемент  автотекста, он связан со стилем абзаца исходного текста, послужившего основой  при его создании. Если вам нужно  вставить элемент автотекста, можете вывести только те элементы, стиль  которых соответствует стилю текущего абзаца. Исключение составляет только стиль Normal, для которого приемлемы любые элементы автотекста. Таким образом, если вы создаете элемент автотекста на основе абзаца, отформатированного в стиле Formal, этот элемент будет доступен, только если курсор находится в абзаце, отформатированном в этом же стиле.

1. Выделите текст и/или рисунок, который станет элементом автотекста. Если вы хотите сохранить форматирование абзаца как атрибут этого элемента, убедитесь, что символ конца абзаца попал в маркировку.
2. Нажмите клавиши <Alt> + <F3> или щелкните на кнопке панели инструментов «Создать Автотекст», или выберите команду «Вставка» - «Автотекст» - «Создать».
3. Вы можете принять имя элемента автотекста, которое предложит Word, или набрать любое другое в текстовом поле «Имя элемента автотекста».  
   «ОК».

Существует несколько  способов вставки элемента автотекста:  
• Если в окне Word отображается панель инструментов автотекста, щелкните на средней кнопке. Эта кнопка помечена стилем текущего абзаца или же, если стиль текущего абзаца — Normal, на ней написано «Все элементы». Затем выберите нужный элемент автотекста из списка.

 
• Если включен режим автозаполнения (как это сделать описано ниже), набирайте имя элемента автотекста. Когда вы введете достаточно букв для того, чтобы найти элемент,  Word выведет соответствующий элемент автотекста в маленьком текстовом окне рядом с курсором. Для вставки этого элемента нажмите <F3> или <Enter>, чтобы проигнорировать его — просто продолжайте вводить текст.

 
• Выберите команду «Вставка» - «Автотекст», а затем соответствующий элемент автотекста из подменю.  
Если текущему абзацу присвоен стиль иной, чем Normal, в список элементов автотекста войдут только те, которые отформатированы этим же стилем. В этой ситуации, чтобы вывести все элементы автотекста, удерживайте клавишу <Shift> при щелчке на кнопке панели инструментов автотекста или при выборе подменю «Автотекст» в меню «Вставка».  
Установить режим автозаполнения можно с помощью вкладки «Автотекст» диалогового окна «Автозамена». Эту вкладку можно также использовать при удалении элементов автотекста: «Вставка» - «Автотекст»; установите или снимите флажок «Автозаполнение» для автотекста и дат. Чтобы удалить элемент автотекста, выделите его в списке и щелкните на кнопке «Удалить». «ОК».

 

Использование автотекста при автозамене.

 

При автозамене можно  использовать элементы автотекста (кроме  рисунков). К примеру, если ваше имя  — Васисуалий Ло-ханкин, определите элемент автозамены ел для автоматической вставки вашего имени. Главное отличие состоит в том, что элементы автозамены вставляются автоматически, а вставка элементов автотекста требует подтверждения пользователя.

 

РАБОТА С ФРАГМЕНТАМИ

Использование фрагментов

 

Копировать и вставлять  элементы можно с помощью фрагментов. В отличие от содержимого буфера обмена фрагменты представляют собой отдельные документы, содержащие скопированные объекты. Фрагмент может быть создан путем перетаскивания выделенной области на рабочий стол и вставлен путем перетаскивания фрагмента с рабочего стола в требуемое место документа. Т.к. фрагменты являются документами, можно их открывать, просматривать и редактировать средствами Word.

Чтобы создать фрагмент, выделите в документе текст и  перетащите выделенную область на рабочий  стол Windows. Следует учесть тот факт, что при этом часть рабочего стола должна быть видна на экране монитора. Если окно Word развернуто во весь экран, его следует уменьшить, чтобы была видна часть рабочего стола. Перетаскивать выделенный фрагмент можно не только на рабочий стол, но и в любую папку.

Чтобы вставить фрагмент документа, надо перетащить его с  рабочего стола (папки) в требуемое  место документа.

 

 

ЗАКЛАДКИ

Как включить режим отображения закладок в документе?

Если вы время от времени создаете свои закладки в документе, то при  последующем просмотре текста эти  закладки могут быть не видны (если только вы не делали их цветными).

Чтобы отобразить закладки в тексте нужно:

• в меню Сервис выбрать команду Параметры;
• в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Вид;
• в группе параметров Показывать установить флажок у параметра Закладки;
• нажать ОК и закрыть окно.

А чтобы сделать то же самое в Word 2007, необходимо зайти в Параметры Word и выбрать вкладку Дополнительно. В правой панели отобразятся доступные параметры, в которых следует найти группу Показывать содержимое документа и установить флажок на параметре Показывать закладки.

Макрос для работы с закладками

1. Выделите слово или фразу в тексте, к которым вы хотите позже вернуться.
2. В меню Сервис (Tools) перейдите на команду Макрос (Macro) и из открывшегося дополнительного списка выберите команду Начать запись (Record New Macro). В появившемся окне в поле шмя (Macro name) введите имя макроса (лучше латинскими буквами), например, Marker. Остальные поля можете оставить без изменения. Только проследите, чтобы в поле Макрос доступен для (Store macro in) была выбрана опция Всех документов Normal.dot.
3. В группе Назначить макрос (Assign macro to) нажмите кнопку с изображением клавиатуры, чтобы назначить вашему макросу определенное сочетание клавиш, по которому он будет вызываться.
4. В окне "Настройка клавиатуры" задайте сочетание клавиш для макроса, пусть это будет как в книге: ALT + A, и нажмите кнопку Назначить (Assign). Закройте окно.
5. На экране появится панелька с управляющими кнопками для записи макроса:

 

 

 

В меню Вставка (Insert) выберите команду Закладка (Bookmark). Откроется диалоговое окно.

6. В поле Имя закладки (Bookmark name) введите какое-нибудь подходящее имя для вашей закладки (имя закладки не может содержать пробелы или начинаться с цифры). Пусть снова будет - Marker.
7. Нажмите кнопку Добавить (Add). Окно закроется.
8. На панели с управляющими кнопками нажмите кнопку с квадратиком, чтобы остановить запись макроса.
9. Макрос создания закладки создан.