Реинжиниринг бизнес-процесса «Производство полуфабрикатов» на примере предприятия ООО «Индустрия питания

4. Постановка задачи оптимизации информационной системы бутербродного цеха

Оптимизация, в широком смысле слова, находит применение в науке, технике и в любой другой области человеческой деятельности.

Оптимизация – выбор из всех возможных вариантов использования тех ресурсов, которые дают наилучшие результаты.

Целью автоматизации предприятия является повышение производительности труда, улучшение качества продукции, оптимизация управления, устранение человека от производств, опасных для здоровья.

Для постановки задач оптимизации информационной системы бутербродного цеха необходимо выявить  узкие места в начальной модели управления предприятием. После проведенного обследования были сделаны следующие выводы: отдел функционирует стабильно, но появление конкурентов может отразится на эффективности работы.

Предприятие столкнулось с такими проблемами, как: нехватка квалифицированных работников; отсутствие контроля процесса; наличие лишних звеньев процесса; несопоставимость плановых и финансовых показателей.

Были разработаны следующие задачи оптимизации информационной системы: проведение мероприятий по повышению квалификации персонала; усилен контроль процесса; проводить финансовый анализ.

2. ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТРОЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Функциональная модель предприятия

Функциональная модель – это модель, которая показывает какие функции у модели и как они связаны.

Модель организации предполагает построение двух видов моделей:

• модели «как есть», отражают  положение дел на предприятии в данный момент и позволяющей понять, как функционирует предприятие, а так же выявить ряд ошибок и сформировать предложения по улучшению ситуации;
• модели «как должно быть», отражают перспективные представления по совершенствованию деятельности предприятия.

В процессе создания модели возможно совершенствование технологий на основе оценки их эффективности, при этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов. Возможно и радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов.

2. Модель «как есть» бизнес – процесса «Производство полуфабрикатов»

Контекстная диаграмма, разработанная в нотации IDEF0, представляет собой ход проведения бизнес-процесса «Производство полуфабрикатов» на предприятии ООО «Индустрия питания», представленная на рисунке1.

Нотация – система усиленных обозначений, принятая в какой – либо области знаний или деятельности. Нотация включает множество символов , используемых для представления понятий и их взаимоотношений, составляющие алфавит нотации, а так же правила их применения.

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Методология IDEF0 - это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции. Самая верхняя диаграмма, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Эта диаграмма называется A-0. Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу.

Для рассматриваемого бизнес-процесса входными стрелками будут:

• Заявка – выражение намерений получить определенные услуги или товар;
• Сырье от поставщиков – сырье, из которого изготавливаются полуфабрикаты.

Выходные стрелки:

• Готовая продукция – готовые полуфабрикаты;
• Отчет о выполненной работе – отчет, содержащий информацию выполнении заказа в запланированные сроки в соответствии с договором.

Стрелки механизмов:

• Оборудование - совокупность устройств, механизмов и приборов, необходимых для деятельности предприятия;
• Персонал - личность или штат, постоянный состав работников какого – либо учреждения, составляющих группу по профессиональным или иным признакам с указанием должностей.

Стрелки управления:

• Технологический регламент – документ, устанавливающий обязательные требования к объектам технического регулирования;
• Стандарты - различные правила и процедуры, которыми руководствуется предприятие в процессе своей деятельности.

 

Рисунок 1 - Контекстная диаграмма процесса «Производство полуфабрикатов»

 

Построение диаграммы декомпозиции в нотации IDEF0

Декомпозиция – это разделение сложного объекта, системы, задачи на составные части, элементы.

С помощью диаграммы декомпозиции покажем, из каких более мелких работ состоит работа «Процесс изготовления полуфабрикатов».

Таблица 2 – Дочерние работы представленные в диаграмме

Регистрация заявки и составление договора с клиентом	Эта работа включает в себя: регистрацию заявки, рассмотрение заявки, составление проекта договора с заказчиком, утверждение договора.
Обработка сырья	Обработка сырья, складирование сырья.
Деление продуктов на части	Сырье делится на части, взвешивается в граммах.
Изготовление полуфабрикатов	Процесс изготовления полуфабрикатов
Проверка готовых полуфабрикатов	Проверка качества готовых полуфабрикатов, оценка результативности процесса.

 

После создания дочерней диаграммы первым действием соединим граничные стрелки с работами. «Заявка» является входом работы «Регистрация заявки и составление договора». Стрелку «Сырье» соединим с работой «Обработка сырья». «Обработка сырья» является входом «Деление продуктов на части», далее «Деление продуктов на части» является входом «Изготовление полуфабрикатов», далее происходит «Проверка готовых полуфабрикатов». Стрелки «Готовая продукция» и «Отчет о проделанной работе» являются выходом работы «Проверка готовых полуфабрикатов».

Стрелка «Персонал» будет являться входом механизма всех четырех работ, а стрелка «Оборудование» работ «Обработка сырья», «Деление продуктов на части» и «Изготовление полуфабрикатов». Стрелка «Стандарты» будет входом управления всех четырех работ. А стрелка «Технические регламенты»  входом управления работ «Обработка сырья». «Деление продуктов на части» и «Изготовление полуфабрикатов».

После соединения граничных стрелок с работами следующим шагом соединим работы между собой. Результатом работы «Регистрация заявки и составление договора» будет являться «Заявка». Результатом «Обработка сырья» является «Обработанное сырье», которая поступает на вход работы «Деление продуктов на части». Результатом работы «Изготовление полуфабрикатов» является «Готовые полуфабрикаты», которые поступают  на вход работы «Проверка готовых полуфабрикатов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции работы «Процесс производства полуфабрикатов» в нотации IDEF0

 

Построение диаграммы декомпозиции в нотации DFD

DFD – диаграмма потоков данных.На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

Проведем декомпозицию работы «Регистрация заявки, составление договора». В этой работе мы выделили следующие дочерние работы:

• регистрация заявки;
• рассмотрение заявки;
• составление сметы;
• составление договора;
• утверждение договора.

На вход работы «Регистрация заявки» поступает «Заявка». Работа «Регистрация заявки» работает с информацией о зарегистрированных заявках. На вход работы «Рассмотрение заявки» поступает зарегистрированная заявка. На вход «Составление сметы» поступает составленная смета. На вход «Составление договора» поступает составленная смета. На вход «Утверждение договора» составленный договор. Выходом работы «Утверждение договора» является «Договор».

Построение диаграммы декомпозиции в нотации IDEF3

Проведем декомпозицию работы «Изготовление полуфабрикатов». Данная работа начинается с закупленного сырья. Первым действием будет подготовка сырья. Далее тепловая обработка, в которую входит «Варка», «Жарка», «Тушение», «Запекание», «Пассерование», «Бланширование» (ошпаривание). Далее производство полуфабрикатов и установка комплектующих. Готовая продукция поступает на склад. На этом изготовление полуфабрикатов завершается. 
 

 Рисунок 3 - Диаграмма декомпозиции «Регистрация заявки, составление договора» в нотации DFD

 Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции «Изготовление полуфабрикатов» в нотации IDEF3 
 

2.3 Модель «как должно быть» бизнес – процесса «Производство полуфабрикатов»

Модель "как должно быть" - отражает необходимые изменения бизнес-процессов.

Работа по построению модели "как должно быть" может проводиться по разным сценариям в зависимости от желания и готовности клиента к переменам и текущего положения дел:

• оптимизация существующих процессов, устранение технологических недостатков. Это так называемый «легкий реинжиниринг»;
• построение системы заново, основываясь на «идеальной» модели будущего состояния, «жесткий реинжиниринг».

Разница между этими двумя подходами заключается в драматизме вносимых изменений. И тот и другой, в зависимости от конкретной ситуации может быть лучшим решением.

Детализация бизнес – процессов в модели «как должно быть»производится как можно более подробно. Охватывается даже то, что не было детально охвачено при построении модели «как есть».

В проекте «как должно быть» были детально рассмотрены и изменены этапы процесса «Производства полуфабрикатов».

Внесенные изменения: блоки «обработка сырья» и «деление продуктов на части» были объединены в один блок под названием «Подготовка сырья», результат чего представлен на рисунке 5.

Объединение нескольких этапов в один дает возможность предприятию сократить временные потери.

 

 

 

 Рисунок 5 - Модель «как должно быть» бизнес-процесса «Производство полуфабрикатов» в нотации IDEF0 
 

4. Оценка эффективности оптимизации бизнес – процесса предприятия

Эффективность – связь между достигнутыми результатами и использованными ресурсами.

Процедура оптимизации предусматривает добавление или сокращение работ и их изменение, реструктуризацию самого процесса выполнения работ, применение структурной схемы, изменение соответствия работ и исполнительных звеньев. Проведение изменений на уровне бизнес-процессов требует учета причинно-следственных связей между работами и последовательности их выполнения во времени. Оптимизация – это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и следовательно, нет потребности в коренных изменениях.

Система оптимизации бизнес-процессов позволяет:

• Провести анализ бизнес-процессов
• Определить основные нормативы выполнения бизнес-процессов: производительность, соответствие стандартам качества, документальное оформление и т.д.
• Разработать оптимальную модель реализации бизнес-процесса
• Определить потребности в ресурсах и технологиях, обеспечивающих реализацию модифицированных бизнес-процессов