Створення шаблонів документів засобами текстового редактора MSWORD

У Word є багато заздалегідь  створених шаблонів, готових до використання. Ці шаблони відповідають багатьом видам  документів, таким як факс-сторінки, службові записки, ділові листи і Web-страницы. Також можна створити свої шаблони.

У більшості користувачі  обмежуються в повсякденній роботі використанням шаблону «Звичайний» (NORMAL.DOT) і можливо, ще деякими шаблонами для службових записок і звітів. Доцільно вивчити шаблони, включені до складу Word 2000, оскільки серед них, мабуть, відповідні і для вирішення ваших завдань.

Багато хто із стандартних  шаблонів Word містить спеціальні інструменти, стилі, меню і макроси, призначені для використання в різних процедурах. По стилю оформлення вбудовані шаблони діляться на три категорії - стандартні, сучасні і вишукані.

У шаблонах кожної категорії  використовуються схожі принципи оформлення. Можна вибрати відповідну категорію, і, використовуючи шаблони цієї категорії, бути упевненим в тому, що різні  документи матимуть погоджене оформлення професійної якості.

Багато шаблонів містять  прямо в собі інструкції по їх вживанню, які дають можливість користувачеві, слідуючи цим інструкціям крок за кроком, створювати досить складні  ефекти оформлення документа.

Вбудовані шаблони розбиті  на декілька типів (загальні, листи  і факси, записки, звіти, публікації і ін.), відповідних вкладкам діалогового  вікна «Створення документа».

Для створення нового документа  наоснові шаблону необхідно:

1. Вибрати команду «Файл», «Створити». З'явиться діалогове вікно «Створення документа» (Рис. 1.1).

 

 

Рис. 1.1 Створення документа на основі шаблону

 

2. Розкрійте вкладку Загальні і виділите значок «Звичайний». Цей значок відповідає шаблону NORMAL. DOT.
3. Якщо необхідно створити документ наоснові шаблону, відмінно від шаблону NORMAL.DOT, то розкрийте потрібну вкладку і виділіть значок шаблону. У групі «Перегляд» виводиться приклад документа, заснованого на виділеному шаблоні.
4. Натискуйте кнопку «Ок».

4. Створення шаблону

Багато документів базуються  на шаблоні Normal, що створює порожній документ. При запуску Word на екрані автоматично з'являється новий  документ, з яким можна працювати. Якщо Word вже запущений, можна створити новий документ, клацнувши на кнопки Створити на панелі інструментів.

Аби створити документ, заснований на іншому, непорожньому шаблоні, потрібно робити наступне:

1.Вибрати команду «Файл» – «Створити». З'явиться діалогове вікно «Створення документа».

2.Корінці вкладок у верхній частині вікна позначають різні категорії шаблонів. Клацнути на потрібному корінці, відповідному певній категорії документа, який потрібно створити.

3.Клацнути на піктограмі, яка відповідає потрібному шаблону. Якщо можливий перегляд загального вигляду шаблону, то він з'явиться в області перегляду.

4. Клацнути на кнопці «OK». Word створить документ, який можна редагувати.

Коли створюється документ, заснований на шаблоні, текст і формат шаблону буде відображатисьу новому документі. У тексті шаблону немає нічого особливого - його можна редагувати точно також, як будь-який інший текст.

    Рис. 1.2 Діалогове вікно Створення документа.

документ шаблон створення майстер

Якщо потрібний шаблон або майстер відсутній в діалоговому  вікні Створення документа, можна  проглянути повний список шаблонів і  майстрів MicrosoftWord і вибрати потрібні.

5. Зміна шаблонів.

Стандартні шаблони Word сконструйовані так, щоб задовольняти типовим потребам користувача, проте може знадобитися  модифікувати шаблон, аби він задовольняв  деяким особливим вимогам. Після  зміни шаблону, нові документи, засновані на цьому шаблоні, включатимуть всі зроблені зміни. В той же час документи, створені на основі шаблону до його зміни, дістануть доступ лише до деяких нових засобів. Зокрема, текст, стилі, графіка, формат сторінки не передаються вже існуючим документам.

Старим документам після  зміни шаблону будуть доступні наступні змінені засоби:

• елементи Автотексту;
• макроси;
• меню;
• комбінації клавіш;
• панелі інструментів і команди меню.

Якщо в шаблон потрібно внести дуже багато змін, то може бути краще із самого початку створити новий шаблон або використовувати існуючий документ, як основу для створення шаблону. Якщо ж потрібно внести всього декілька модифікацій, то простіше використовувати описаний нижче метод зміни шаблону.

Аби змінити існуючий шаблон:

1. Виберіть команду «Файл», «Відкрити». З'явиться діалогове вікно «Відкриття документа».
2. Відкрийте теку з шаблоном.
3. У списку, що розкривається, Типа файлу виділіть значення «Шаблони документів».
4. Виділіть потрібний шаблон і натисніть кнопку «Відкрити».
5. Змінити шаблон: відредагуйте текст і графіку, змініть форматування, перевизначите стилі або елементи Автотексту, додайте або змініть макроси, комбінації клавіш або кнопки.Виберіть команду «Файл», «Зберегти», або«Зберегти шаблон з тим же ім'ям в тій же теці».

 

6. Зміна шаблону normal.dot

Word зберігає свої установки за умовчанням для створення нових документів в шаблоні, який знаходиться у файлі з ім'ям NORMAL.DOT. Всі документи, які створюються за допомогою кнопки «Створити», засновані на шаблоні NORMAL.DOT. У цьому шаблоні зберігаються такі установки, як стилі, гарнітура і розмір шрифту за умовчанням, розміри полів сторінки і так далі.

При створенні документа  він має параметри за умовчанням, встановлювані шаблоном. Ці параметри  можна змінити двома способами. Перший, гнучкіший метод полягає  втому, аби відредагувати файл NORMAL.DOT. Потрібно відкрити файл NORMAL.DOT, змінити  в ньомубудь-які параметри і зберегти його з тим же ім'ям. Аби макроси, стилі, кнопки або елементи Автотексту були доступні всім документам, досить помістити їх в шаблон «Звичайний». Проте при цьому може виникнути конфлікт, якщо документ заснований на шаблоні, який включає елементи з такими ж іменами. В такому разі пріоритет має той шаблон, на якому заснований документ

Другий спосіб полягає  в зміні деяких параметріву документі і передачі їх назад в шаблон (використовуючи кнопку «За умовчанням» діалогових вікон), так що вони стануть новими параметрами за умовчанням.

Роботу по модифікації  шаблону можна значно прискорити, копіюючи існуючі стилі, макроси, елементи Автотексту з інших шаблонів за допомогою  Організатора

7. Автоматичне відкриття шаблону

Можна відкрити одночасно  декілька шаблонів, тоді стилі, що все  містяться в них, і макроси  будуть доступні в документі. Аби  відкрити один або декілька шаблонів при запуску Word, скопіюйте відповідні файли з розширенням «.DOT» у  теку «Автозавантаження», яке знаходиться в теці OFFICE. Тека «Автозавантаження» використовується за умовчанням дляфайлів, що автоматично завантажуються при запуску додатків Microsoft Office. Якщо необхідно автоматично завантажувати шаблони, розташовані в іншій теці, то:

1. Виберіть команду «Сервіс», «Параметри» і розкрийте вкладку «Розташування».
2. У списку «Типів файлів» виділіть елемент «автозавантажувані».
3. Натиснути кнопку «Змінити», аби вказати нову теку.
4. Натискуйте кнопку «Ок».

Існує ще один спосіб, що дозволяє автоматично завантажувати шаблони  при запуску Word:

1. Відкрийте шаблон NORMAL.DOT.
2. Виберіть команду «Сервіс», «Макрос», «Почати запис».
3. Привласніть новому макросу ім'я «AutoExec».
4. Створіть новий документ на основі шаблону, який необхідно завантажувати при запуску Word, і зупините запис макросу.
5. Закрийте створений документ (його можна не зберігати) і збережете шаблон NORMAL.DOT.

Аби відмовитися від  автоматичного завантаження шаблону, видалите його з теки «Автозавантаження», або видалите макрос «AutoExec» з шаблону NORMAL.DOT (залежно від того, який спосіб використовувався). Не забудьте зберегти зміни після видалення макросу.

1.8. Використання інформації з іншого шаблону

Якщо при роботі над  документом потрібно використовувати  засоби іншого шаблону, то його можна  приєднати до документа. Приєднання іншого шаблону не змінює тексту документа, але змінює певні установки: макроси, елементи Автотексту, команди меню, поля сторінки, комбінацій клавіш і кнопки панелей інструментів.

 

Аби приєднати шаблон до документа:

1. Відкрийте документ, до якого потрібно приєднати шаблон.
2. Виберіть команду «Сервіс», «Шаблони і надбудови». З'явиться діалогове вікно «Шаблони і надбудови» (Рис. 1.3). Зверніть увагу на те, що текстове поле Шаблон документа містить ім'я поточного шаблону, приєднаного до документа.

Рис. 1.3 Діалогове вікно «Шаблони і налаштування»

 

3. Натискуйте кнопку «Приєднати». З'явиться діалогове вікно «Приєднання шаблону».
4. Знайдіть потрібний шаблон і виділіть його.
5. Натиснути кнопку «Відкрити». Ім'я шаблону з'явиться в текстовому полі «Шаблон документа» діалогового вікна «Шаблони і надбудови».
6. Аби при підключенні нового шаблону автоматично відновити стилі документа, встановіть прапорець «Автоматично оновлювати стилі».
7. Натискуйте кнопку «Ок».

Завантаження глобальних шаблонів

У одному сеансі роботи з Word можна одночасно використовувати  декілька шаблонів і зробити елементи цих шаблонів глобальними для  всіх оброблюваних документів. Для  цього:

1. Виберіть команду «Сервіс», «Шаблони і надбудови».
2. Натискуйте кнопку «Додати» в діалоговому вікні «Шаблони і надбудови» (Рис. 1.4).

 

Рис. 1.4 Додавання шаблону

3. У діалоговому вікні, що з'явилося, «Додавання шаблону» знайдіть потрібний шаблон і натискуйте кнопку «Відкрити».
4. На екрані знову з'явиться діалогове вікно «Шаблони і надбудови», а в списку «Загальні шаблони і надбудови» буде вказано ім'я доданого шаблону.
5. Встановлений прапорець зліва від імені шаблону говорить про те, що засоби цього шаблону можна використовувати. Якщо зняти цей прапорець, то шаблон залишиться глобальним, але його елементи будуть недоступні.
6. Натиснути кнопку «Ок».

Всі елементи глобальних шаблонів залишаються доступними лише протягом одного сеансу роботи, тобто до закриття Word. При наступному завантаженні Word додані шаблони все ще з'являтимуться в списку завантажених шаблонів, але їх елементи не будуть доступні, оскільки при завантаженні автоматично скидаються всі прапорці глобальних шаблонів.

Аби зробити доступними елементи якого-небудь глобального шаблону, встановите відповідний прапорець  в діалоговому вікні «Шаблони і надбудови» і натискуйте кнопку «Ок».

Під час роботи може знадобитися  який-небудь стиль, макрос, панель інструментів або елемент Автотексту, який зберігається в іншому шаблоні. Або, можливо, ви самі розробили стиль, макрос, панель інструментів або елемент Автотексту, які хочете використовувати в інших документах. Засіб Організатор дозволяє скопіювати елементи з одного шаблону в іншій, аби вони були доступні там, де потрібні.

За допомогою діалогового  вікна Організатор можна не лише копіювати елементи, але і перейменовувати  їх, а також видаляти. Для цього  служать кнопки «Перейменувати»  і «Видалити», відповідно.

1.9. Використання майстрів

У Word є шаблони спеціального вигляду, звані майстрами. Якщо стандартний  шаблон - це статична комбінація тексту і параметрів форматування, то майстер - це активний інструмент, задаючий питання  про документ, який потрібно створити, і що створює документ на підставі відповідей. При створенні нового документа майстра розпізнають  в діалоговому вікні Створити по назвах і маленькій “чарівній  паличці” на його піктограмі.

Кожен майстер унікальний, але всі вони виконують одні і  ті ж основні процедури. Майстер  виконує деяку кількість кроків, на кожному з яких запрошується додаткова  інформація про документ, який потрібно створити. На рисунку 1.9 показаний приклад один з таких кроків в майстрові факсів.

 

Рис. 1.9 Діалогове вікно «Майстра факсів».

 

У таблиці 1.1. описані різні елементи діалогового вікна майстра.

Таблиця 1.1. Елементи діалогового вікна майстра.

Елементи діалогового  вікна.	Призначення
Рядок заголовка	Показує назву запущеного майстра.
Діаграма виконання майстра	Графічно показує кроки  майстра, виділяючи поточний крок. Клацнути на будь-який крок, аби перейти безпосередньо  до нього.
Інформаційнаобласть	Запрошує інформацію про  документ.
Кнопка “Відміна”	Закриває майстер без  створення документа.
Кнопка”Назад”	Переходить до попереднього кроку майстра.
Кнопка “Далі”	Переходить до наступного кроку майстра.
Кнопка “Готовий”	Закриває майстер і  створює новий документ, заснований на інформації, отриманій від користувача.
Кнопка “Помічник”	Видає інформацію, яка допоможе при роботі з майстром.