Створення шаблонів документів засобами текстового редактора MSWORD

 

Аби створити документ за допомогою  майстра, потрібно робити наступне:

1. Вибрати команду «Файл» – «Створити для відкриття діалогового вікна» – «Створення документа».

2. Клацнути на корінці в кладці, відповідній категорії того документа, який створюється. Але не всі вони містять майстрів.

3. Клацнути на піктограму потрібного майстра, а потім на кнопці «OK».

4. У діалоговому вікні майстра ввести інформацію, необхідну для створення документа, потім клацнути на кнопці «Далі».

5. Повторити пункт 4. для кожного кроку майстра. Якщо необхідно, потрібно клацнути на кнопці Назад один або кілька разів, аби повернутися до одного з попередніх кроків для внесення змін.

6. На останньому кроці майстра клацнути на кнопці «Готово», тим самим закривши майстер і створивши документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ  2.  СТВОРЕННЯ  РІЗНИХ ДОКУМЕНТІВ З ВИКОРИСТАННЯМ МАЙСТРІВ ТА ВСТАНОВЛЕННЯ ЗАХИСТУ ДЛЯ ШАБЛОНУ.

 

2.1. Створення службових записок

Майстер записок допомагає  швидко створювати списки розсилки, форматувати  службові записки і автоматично  додавати заголовки і інші часто  використовувані елементи, наприклад  дату, тему і ініціали друкарки. Майстер  також дозволяє розсилати записки  по електронній пошті або факсу.

Для створення потрібно робити наступне:

1. Вибрати команду «Створити» в меню «Файл».

2. Вибрати вкладку «Записки».

3. Двічі клацнути значок «Майстер записок».

4. Слідувати вказівкам майстра.

 

2.2. Створення резюме

Майстер резюме допомагає  організувати відомості про освіту, навики і досвід роботи, необхідні  для написання резюме для потрібного вигляду роботи. Він представляє  декілька вбудованих заголовків, які  можуть бути розташовані в довільному порядку, а так само дозволяє вставляти  додаткові заголовки.

Крім того, існує можливість створення титульного листа і  посилки резюме по електронній пошті  або факсу.

Для створення потрібно робити наступне:

1. Вибрати команду «Створити» в меню «Файл».

2.  Вибрати вкладку інші документи.

3. Двічі клацнути значок «Майстер резюме».

4.  Слідувати вказівкам майстра.

2.3. Створення резюме у MS Word 2007.

Для створення резюме на основі шаблону в Word 2007 вам знадобиться  зробити наступне:

1. Запустите MS Word 2007 .
2. Натискуйте на кнопку Office в лівому верхньому кутку і в меню, що з'явилося, виберіть команду Створити. Відкриється вікно, в якому Word запропонує вам вибрати, який документ ви хочете створити.
3. Звернете увагу на ліву частину вікна: там перераховані шаблони, які ви можете вибрати.Виберіть рядок Встановлені шаблони.
4. Тепер в середній частині вікна відображується безліч шаблонів, серед яких ви можете знайти і шаблони резюме, наприклад, Стандартне резюме, Звичайне резюме, Вишукане резюме і так далі. Натискуйте на значок резюме того типа, який вам личить. Якщо ви не знаєте, що вам личить - тисніть на значок Стандартне резюме - великого гріха не буде :). Коли ви виберете один з шаблонів резюме в середній частині вікна, в правій його частині відображуватиметься, як виглядатиме ваше резюме відповідно до вибраного шаблону. Якщо вас це владнує - тисніть кнопку Створити.
5. Відкривається сторінка Word з шаблоном резюме. Що з ним робити? Заповнювати. Як саме? Читаємо далі.
6. Головне - будьте акуратні і не тикайте мишкою куди попало. Ваше завдання - замість фрагментів тексту, ув'язнених в квадратні дужки ([ і ]) вписати власні дані. Для цього ткніть мишкою всередину рядка в квадратних дужках. Рядок повинен підсвітити сірим (ну, може не сірим, може, я дальтонік - коротше, іншим кольором, чим основний фон сторінки). Це означає, що ви можете вводити свої дані (до речі, таке підсвічування шматочка рядка в Word-е означає, що в цьому місці розташовується так зване "поле". Якщо ви не знаєте, що таке поля, але вам дійсно це цікаво - поздоровляю, ви на шляху до РОЗУМІННЯ, а не просто роботі по шаблонах). Наприклад, якщо написано [Введіть свою адресу], вам потрібно просто ткнути в цей напис мишкою, а потім на клавіатурі набрати вул. Міра 35 кв. 11 (ну або який там у вас адреса).  
   Не забудьте використовувати в розділах Освіту і Досвід роботи чарівний копипаст. Адже там передбачено полів всього на один учбовий заклад і одне місце роботи. Отже: виділите рядки, призначені для учбового закладу, натискуйте Ctrl+C, встановите курсор на наступному рядку після завершення останнього абзацу про учбовий заклад, і натискуйте Ctrl+V. І не забудьте відредагувати вставлений текст. А то вийде, що ви двічі вчилися водному і тому ж місці в один і той же час. Для місць роботи зробіть те ж саме. Ну кому я пояснюю, ви ж самі грамотні люди, знаєте, як копіювати і вставляти!
7. Коли ви таким чином заповнили всі поля, натискуйте кнопочку Зберегти. Взагалі-то цю кнопочку треба натискувати набагато раніше: чим частіше за неї натискуєш - тим краще, особливо якщо немає УПСа (UPS - це така штука, яка осоружно пищить, якщо електрику відрубують). Коли ви перший раз натискуєте кнопочку Зберегти (або поєднання клавіш Ctrl+S), вам потрібно ввести назву вашого файлу з резюме. Ну, напевно, це ви і самі знаєте. Для назви резюме краще використовувати а) своє прізвище б) назва вакансії. Це допоможе менеджерові по персоналу (або рекрутеру) швидко знайти ваше резюме, коли треба, або швидко зрозуміти, чиє воно і що з ним робити, якщо воно раптом їй попалося. Приклад назви резюме: Erofeeva_Olga_Marketolog.doc. Ну або щось в цьому роді.
8. Ну і все. Резюме створили. Тепер треба відправляти - природно, з супровідним листом.

2.4.Створення бюлетенів

Майстер бюлетенів допомагає  створити інформаційний бюлетень, що містить декілька стовпців тексту, малюнки, заголовки і плаваючий  текст. Після створення бюлетенів  у ньому можна змінити розмір шрифту і інші параметри форматування, а також додати графічні ефекти і малюнки, які можуть бути як чорно-білими, так і кольоровими. У бюлетені можна передбачити місце для поштових наклейок.

Для створення потрібно робити наступне:

1. Вибрати команду «Створити» в меню «Файл».

2. Вибрати вкладку «Публікації».

3. Двічі клацнути значок «Майстер бюлетенів».

4. Слідувати вказівкам майстра.

2.5. Використання надбудов

Надбудови є засобом розширення можливостей Word і поводяться як частина  програми Word. Надбудови можуть додавати нові команди в меню або нові панелі інструментів. Багаточисельні надбудови  для вирішення специфічних завдань  можна придбати у незалежних постачальників. Інструкції по використанню конкретних надбудов зазвичай включаються в  документацію до них.

Імена файлів з програмами надбудов мають розширення «*.WLL». Аби  завантажити встановлену надбудову:

1. Виберіть команду «Сервіс», «Шаблони і надбудови». З'явиться діалогове вікно «Шаблони і надбудови».
2. У групі «Загальні шаблони» і надбудови натискуйте кнопку «Додати». З'явиться діалогове вікно «Додавання шаблону».
3. Усписку, що розкривається, «Типа файлу» виділіть елемент «Надбудови Word».
4. Виділіть потрібну надбудову. Якщо її немає в списку, то перейдіть в іншу теку. Якщо ви не знаєте, як називається потрібна надбудова, загляньте в документацію.
5. Натискуйте кнопку «Ок». Word завантажить програму надбудови.

Надбудови можна завантажувати  автоматично при запуску Word. Аби  завантажити програму надбудови  при запуску Word, досить просто скопіювати файл з програмою надбудови в  теку «Автозавантаження», яке розташоване в теці OFFICE. У теці «Автозавантаження» зберігаються файли, використовувані при запуску Word.

Після того, як надбудова  завантажена, вона залишається доступною  до виходу з Word. Може потрібно видалити надбудову з пам'яті, аби вивільнити частину системних ресурсів.

Аби вивантажити надбудову:

1. Виберіть команду «Сервіс», «Шаблони і надбудови». З'явиться діалогове вікно «Шаблони і надбудови».
2. У групі «Загальні шаблони» і надбудови виділите надбудову, яку потрібно видалити.
3. Натискуйте кнопку «Видалити». Надбудова буде вивантажена з пам'яті.
4. Натискуйте кнопку «Ок».

6. Встановлення захисту шаблону.

Можна захистити елементи керування  вмістом у шаблоні, щоб запобігти  видаленню або зміненню окремих  елементів керування вмістом  або цілої групи елементів, а  також захистити весь вміст шаблону паролем.

Встановлення захисту частин шаблону.

1. Відкрийте шаблон, який потрібно захистити.
2. Виберіть елементи керування вмістом або групу елементів керування, змінення яких потрібно обмежити.
3. На вкладці Розробник у групі Елементи керування клацніть елемент Властивості.
4. У діалоговому вікні Властивості елементів керування вмістом у групі Блокування виконайте будь-яку з таких дій:
• Установіть прапорець Елементи керування вмістом видаляти не можна, що дозволить редагувати вміст елемента керування, проте не дозволить видаляти елемент керування з шаблону або з документа, який створено на основі цього шаблону.
• Установіть прапорець Вміст редагувати не можна, що дозволить видалити елемент керування, проте не дозволить редагувати вміст елемента керування.

Використовуйте цю настройку для  захисту доданого тексту. Наприклад, якщо часто застосовується якесь  застереження, ця настройка допоможе зберігати його текст незмінним, а саме застереження можна видалити з документів, в яких воно не потрібне.

Встановлення захисту всього вмісту шаблону

1. Відкрийте шаблон, який потрібно захистити від змінення.
2. На вкладці Розробник у групі Захистити клацніть пункт Установити захист, а потімОбмежити форматування та редагування.
3. В області завдань Захист документа у групі Обмеження редагування установіть прапорець Дозволити лише вказаний спосіб редагування документа.
4. У списку обмежень редагування виберіть потрібні обмеження.
5. Щоб вибрати додаткові параметри обмеження — наприклад, задати, хто може читати або змінювати документ — натисніть кнопку Обмежити дозвіл.

Параметри обмеження містять  настройки для встановлення терміну  чинності документа та надання дозволу  користувачам копіювати вміст.

6. У розділі Увімкнути захист натисніть кнопкуТак, увімкнути захист.
7. Можна встановити для документа пароль і дозволити знімати захист тільки рецензентам, які знають цей пароль. Для цього введіть пароль у поле Новий пароль (необов'язковий) і підтвердьте його.

 

 Увага!   Якщо пароль не встановлено, кожен зможе змінити ваші обмеження редагування.

РОЗДІЛ 3. ЕКОНОМІЧНА ЧАСТІНА

Сьогодні управління організацією, якщо вона хоч скільки-небудь вийшла за рамки кустарної майстерні, без  застосування інформаційних технологій не ті, що не ефективне, але просто неможливе. Сьогодні фірма може не мати свого  офісу,  але їй просто необхідно  мати власний e-mail – адреси. Швідкість  ухвалення рішень в сучасному  світі грає вирішальне значення, особливо це торкається рішень управлінських. Від  того наскільки швидко організація  зреагує на зміну в зовнішніх  або внутрішніх умовах залежить саме подалі існування цієї організації. Підвіщиті оперативність, достовірність  і повноту інформації дозволяють сучасні інформаційні технології.

Щодня створюється нове програмне  рішення в чомусь випереджаюче своїх  попередників. Завдання керівника стежити  за новими технологіями і упроваджувати  їх у своїй організації в міру необхідності. Головешці в будь-якій справі знаті міру: не гнатися за модними віяннями і не йти на поводі в більшості, а починати використовування лише ті нововведення, прибуток від  яких буде дійсний більше, ніж витрати  на їх упровадження.

Економічній ефект від  упровадження у виробництво прогресивного  устаткування і програмного забезпечення одержують за рахунок зниження собівартості продукції.

Річну економію грошових витрат визначаємо по формулі:

  (3.1)

де С1 - вартість одиниці  продукції до впровадження прогресивного  устаткування, грн..;

С2 - вартість одиниці продукції  після впровадження прогресивного  устаткування, грн..;

Фпр - річний об'єм валової  продукції, т.

При закупівельній ціні Ц  грн. рівень рентабельності прогресивного  устаткування і програмного забезпечення в % складатиме:

   (3.2)

Термін окупності капітальних  витрат в літах (витрат на придбання  нового прогресивного устаткування) знаходимо по формулі:

    (3.3)

де До - капітальні витрати  на придбання нового устаткування, грн.

Впровадження нового прогресивного  устаткування і програмного забезпечення, а відповідно і нової технології, виявиться для підприємства економічно ефективним, якщо це приведе до зростання  продуктивності праці.