Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

 

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП

 

РОЗДІЛ 1 ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА У РОБОТІ СЕКРЕТАРЯ

 

1.1 Розроблення інструкції з діловодства

 

1.2 Розроблення інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю

 

1.3 Розрахунок чисельності персоналу

 

1.4 Методологія і методика раціоналізації діловодства

 

1.5 Примірна інструкція

 

РОЗДІЛ 2 СТВОРЕННЯ ЛИСТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ШАБЛОНІВ Word ТА НА БЛАНКАХ

 

2.1 Початкові відомості про шаблони

 

2.2 Складання фірмового бланку підприємства

 

2.3 Додавання елементів керування вмістом

 

2.4 Збереження та розповсюдження стандартних блоків

 

2.5 Формування справ

 

2.6 Розроблення номенклатурних справ

 

ВИСНОВКИ

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

ДОДАТКИ

 

ВСТУП

 

Актуальність дипломної роботи. Людина, яка хоче відкрити нове підприємство, повинна знати особливості організації діловодства на новоствореному підприємстві. Цим обумовлена актуальність обраної теми курсової роботи «Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві».

 

Мета і завдання роботи. Мета – ознайомитися зі складом установчих та нормативно-методичних документів підприємства (статут, договір, інструкція, номенклатура справ), дізнатися про порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві.

 

Завдання курсової роботи:

 

ознайомитися з документами, на підставі яких створюється підприємство;

 

висвітлити методологію і методику раціоналізації діловодства;

 

описати прийоми раціоналізації документообігу на підприємстві, оформлення журналів реєстрації документів, розроблення інструкції з діловодства, розроблення номенклатури справ, формування справ.

 

Методи дослідження. При дослідженні теми курсової роботи були використані такі методи наукового дослідження:

 

аналіз і синтез літератури та законодавчих документів;

 

описовий метод;

 

метод узагальнення матеріалу;

 

метод спостереження за діяльністю працівників служби діловодства.

 

Практичне значення курсової роботи:

 

Розглянута тема курсової роботи може бути використана в майбутньому.

 

У роботі викладена докладно інформація про оформлення справ, розроблення номенклатури справ, розроблення інструкції з діловодства, складання фірмового бланку підприємства.

 

РОЗДІЛ 1. СКЛАДАННЯ УСТАНОВЧИХ ТА НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА                                        1.1 Розроблення інструкції з діловодства

 

Інструкція з діловодства – це правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльності підприємства (далі – Інструкція) [2; C.9].

 

Інструкція належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Вона розробляється службою діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі – Примірна інструкція), примірних чи типових інструкціях для групи підприємств (наприклад, в одній галузі виробництва). ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи з урахування специфіки діяльності конкретного підприємства.

 

Основне завдання Примірної інструкції, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії підприємств (певного відомства, галузі), – дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства. Індивідуальна інструкція після підписання її першим керівником підприємства вважається локальним нормативно-правовим актом.

 

Основними розділами Інструкції можуть бути такі:

 

·        Загальні положення.

 

·        Склад документів організації.

 

·        Підготовка службових документів.

 

·        Загальні вимоги.

 

·        Бланки офіційних документів підприємства.

 

·        Вимоги до оформлення реквізитів.

 

·        Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

 

·        Оформлення окремих видів документів.

 

·        Наказ.

 

·        Розпорядження.

 

·        Протокол засідання.

 

·        Службовий лист.

 

·        Акт (або інші документи залежно від специфіки діяльності підприємства).

 

·        Порядок погодження документів.

 

·        Порядок підписання документів.

 

·        Організація документообігу.

 

·        Приймання, обробка та обіг вхідних і внутрішніх документів.

 

·        Реєстрація й облік документів, створення інформаційно-пошукових систем.

 

·        Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

 

·        Організація контролю за виконанням документів.

 

·        Робота виконавців із документами.

 

·        Організація документів у діловодстві.

 

·        Порядок зберігання документів.

 

·        Складання і ведення номенклатур справ.

 

·        Формування справ.

 

·        Оформлення справ.

 

·        Оперативне зберігання документів.

 

·        Передання справ на зберігання в архів.

 

·        Ксерокопіювання і тиражування документів.

 

·        Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів.

 

·        Використання факсимільного зв`язку, електронної пошти та інших засобів електронного обміну інформацією.

 

Ця структура Інструкції має примірний характер. Її можна доповнювати й іншими розділами, наприклад: «Документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.)»; «Оформлення листування з іноземними партнерами, використання електронної пошти, електронного обміну інформацією спеціалізованими програмним забезпеченням» та ін. (залежно від специфіки діяльності підприємства, його структури, порядку обігу документів, наявності відокремлених ділянок роботи, застосованих технічних засобів тощо).

 

 

Інструкція може складається з таких розділів.

 

Розділ «Загальні положення» має важливе правове значення і у ньому встановлюють призначення інструкції; підстави її розроблення; відповідальність працівників за організацію діловодства; загальні принципи роботи з документами. У розділі «Загальні положення» також подають перелік чинних нормативно-методичних документів, на основі яких розроблено Інструкцію, на які системи документації вона поширюється, хто відповідає за стан та удосконалення діловодства в організації, здійснює організаційно-методичне керівництво і контролює роботу з документами. Також у цьому розділі визначають порядок упровадження Інструкції, внесення до неї змін і доповнень.

 

Розділом «Склад документів організації» фіксують системи, номінали, види номіналів документів, якими користуються в цій організації. Документування управлінської інформації є невід`ємною складовою процесів управління будь-якого підприємства.

 

Розділ «Підготовка службових документів» має базуватися на загальних засадах створювання уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів, зафіксованих ДСТУ 4163-2003, зокрема оформлення реквізитів документів, моделювання бланків підприємства, документів тощо з обов`язковим поданням конкретних прикладів, зразків бланків, визначенням порядку їх застосування.

 

Розділом «Організація документообігу» визначають загальні засади організації документообігу підприємства, констатують категорію підприємства залежно від обсягу документообігу, визначають форму організації діловодства (централізована, децентралізована, змішана), порядок реєстрації і обліку документів, створення інформаційно-пошукових систем. Для вихідних і внутрішніх документів визначають основні етапи руху документів, повноваження працівників організації з їх погодження і підписання, порядок доведення документів до виконавців, правила надсилання документів залежно від способу передавання каналами зв`язку: пошта, факс, телеграф, електронна пошта тощо.

 

Додатком до розділу «Організація документообігу» може бути графік документообігу підприємства. Він дасть змогу простежити «життєвий цикл» документа: від його створення чи одержання до виконання або надсилання.

 

У розділі Інструкції «Інформаційно-пошукові системи підприємства» повинні бути надані реєстраційні форми (книги, журнали, картки, автоматизований облік документів). Обумовлювати порядок реєстрації та індексації документів слід у межах їх груп. Можна в цьому розділі приділити особливу увагу особливостям реєстрації й пошуку вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

 

У розділі «Організація контролю за виконанням документів» закріплюють порядок взяття документа на контроль, організацію контролю, визначають порядок зняття документа з контролю, критерії та конкретні показники виконавчої дисципліни. Також у розділі можна встановити засоби впливу (або покарання) на осіб, що порушують терміни створення документа.

 

Розділ «Робота виконавців з документами» передбачає урегулювання питань роботи тих, хто створює (готує) документи, з цими паперами або їх електронними версіями. Зокрема, певного урегулювання потребує порядок передавання документів на виконання; система інформування про перебіг виконання документа (обов’язково слід унормовувати термін, упродовж якого виконавець зобов’язаний передати виконаний документ до місця формування справи).

 

Порядок зберігання документів, систематизації документів відповідно до створеної на підприємстві номенклатури справ, порядок формування документів у справи, правила формування заголовків (назв) справ, оформлення справ, оперативне зберігання документів у поточному діловодстві, умови й порядок вилучення, у разі потреби, окремих документів і справ, а також передавання справ на зберігання в архів можуть бути врегульовані в одному чи різних розділах.

 

Розділи Інструкції можуть мати додатки, в яких буде врегульовано технології тиражування та множення документів, зберігання, обліку і використання бланків, печаток, штампів. Обов’язково такий додаток повинен містити перелік документів, на яких ставиться відбиток гербової (прирівняної до гербової) печатки.

 

Локальні нормативно-методичні документи встановлюють єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання й зберігання документів. Основною вимогою, яка висувається до таких документів, є те, що вони не повинні суперечити чинним нормам стандартизації та уніфікації у сфері інформації та документації.

 

 

 

1.2 Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю

 

Конфіденційне діловодство – це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.

 

Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.

 

До організаційно-технологіних особливостей конфіденційного діловодства належать:

 

жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;

 

облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;

 

реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;

 

фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;

 

проведення систематичних перевірок наявності документів;

 

дозвільна система допуску до документів і справ;

 

суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

 

персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними.

 

 

Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – Інструкція).

 

Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.

 

При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року № 25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.