Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

 

При роботі з таблицями дуже зручно використовувати цю панель інструментів. Щоб відобразити її на екрані, виконаємо команди меню Вигляд > Панелі інструментів > Таблиці і межі. А перш ніж об'єднувати ячейки, необхідно їх виділити.

 

У першому елементі таблиці розмістимо логотип підприємства. Для цього виконаємо команди меню Вставка > Малюнок > З файлу, відкрити диск і теку, в якій зберігається графічний файл з логотипом, виділимо його і натиснемо кнопку Вставити.

 

При необхідності можна зрадити розмір доданого малюнка. Для цього потрібно клацнути на ньому мишею і «перетягнути» один з кутових маркерів виділення на рамці навколо малюнка.

 

Змінимо розмір елементу таблиці, в якій знаходиться логотип, підігнавши його під розмір малюнка. Для цього потрібно «перетягнути» межу осередку за допомогою миші.

 

Тепер набираємо назву компанії, адресу і банківські реквізити в решті елементів таблиці, а також змінюємо шрифт і вирівнюємо текст. На панелі інструментів Таблиці і межі є група кнопок, що відповідають за вирівнювання даних усередині елементів таблиці, а також вид вирівнювання для виділених елементів таблиці.

 

Далі зробимо таблицю «невидимою», тобто відключимо в таблиці всі межі, окрім нижньої. Це створить враження візуальної межі між елементами бланка і основним документом. Для цього: виділимо всю таблицю і виконаємо команди меню Формат > Межі і заливка; на закладці Межа вибираємо потрібний тип лінії; клацнути мишею на зразку (у правій частині вікна Межі і заливка) на тих лініях, які хочемо прибрати, тим самим відключаючи їх; залишимо тільки нижню лінію.

 

 

З верхнім колонтитулом закінчили.

 

Тепер додамо текст у нижній колонтитул і відформатуємо його. Щоб зробити «наочною» лінію над нижнім колонтитулом, необхідно виділити текст у ньому, а потім ще раз виконати команди Формат > Межі і заливка. Повторимо ті самі дії, що і для таблиці, тільки тепер залишимо верхню межу.

 

Усі елементи додані для першої сторінки фірмового бланка. Щоб вийти з ділянки колонтитулу, необхідно двічі клацнути в порожньому місці документа поза колонтитулом. Ми побачимо, що всі додані елементи забарвилися в світло-сірий колір. Це свідчить про те, що елементи знаходяться у колонтитулах. Якщо виконати попередній перегляд перед друком (кнопка Попередній перегляд) на панелі інструментів Стандартна, побачимо, що створений бланк на папері виглядатиме нормально.

 

Перейдемо до створення бланка другої сторінки. По-перше, додамо ще одну порожню сторінку документа. Для цього поставимо курсор введення в порожній рядок документа і натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+Enter. Оскільки при завданні параметрів сторінки ми включили опцію Розрізняти колонтитул першої сторінки, то ми побачимо, що на доданій сторінці колонтитули будуть порожні. Далі залишилося скопіювати зміст колонтитулів першої сторінки на другу і трохи відредагувати їх. Для цього:

 

дважди клацнемо мишью у ділянці верхнього колонтитулу на першій сторінці;

 

виділимо таблицю;

 

клацнемо на виділеній таблиці правою кнопкою миші і виберемо команду Копіювати;

 

клацнемо правою кнопкою миші у області верхнього колонтитулу на другій сторінці і виберемо команду Вставити;

 

виділимо елементи таблиці, що містять інформацію про компанію, і видалимо цей рядок таблиці: Таблиця > Видалити рядки;

 

аналогічним чином скопіюємо нижній колонтитул.

 

Ми закінчили роботу над шаблоном фірмового бланка.

 

4. Зберігаємо шаблон фірмового бланка

 

При збереженні шаблонів слід враховувати декілька особливостей.

 

Виконуємо команди Файл > Зберегти, Word зберігає файл не в папці Мої документи, як завжди, а в спеціальній папці Шаблони. Щоб дізнатися, де знаходиться ця папка у комп'ютері, натисніть кнопку списку в полі Папка діалогового вікна Збереження документа. Можна зберегти шаблон у будь-якій іншій папці, але при створенні документа він був показаний у вікні Створення документа, його потрібно зберегти саме у пропонованою програмою папці Шаблони.

 

У полі Ім'я документа надрукуємо назву фірмовий бланк. У полі Тип файлу вказаний рядок Шаблон документа (^*.dot). Усі шаблони мають розширення *.dot. Натискаємо кнопку Зберегти.

 

 

 

Приклад бланку

 

 

 

 

2.3 Додавання елементів керування вмістом

 

Додавання елементів керування вмістом до шаблону

 

Можна зробити використання шаблону зручнішим за допомогою створення та настроювання елементів керування вмістом, зокрема елементів керування для форматованого тексту, рисунків, розкривних списків або вибору дати.

 

Припустимо, ви надали колезі шаблон із розкривним списком, але ваш колега хоче використовувати інший набір параметрів для цього списку у своєму документі, створеному на основі вашого шаблону. Оскільки ви дозволили редагувати розкривний список, коли додали до шаблону елемент керування вмістом, то ваш колега зможе швидко й легко змінити шаблон відповідно до своїх потреб.

 

Додавання елементів керування вмістом

 

Також до документів можна додавати елементи керування вмістом.

 

1.                      Натисніть кнопку Microsoft Office   і натисніть кнопку Параметри Word.

 

2.                      Виберіть пункт Найуживаніші.

 

3.                      Установіть прапорець Відображати вкладку «Розробник» на стрічці й натисніть кнопку ОК.

 

Стрічка є компонентом Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent.

 

4.                      Відкрийте шаблон, до якого потрібно додати елементи керування вмістом, і клацніть місце, де потрібно вставити елемент.

 

5.                      На вкладці Розробник у групі Елементи керування виберіть елемент керування вмістом, який потрібно додати до документа або шаблону.

 

Наприклад, можна вибрати Форматований текст, щоб вставити елемент керування форматованим текстом, який з’являтиметься в усіх документах, створених із використанням цього шаблону.

 

Якщо елементи керування вмістом недоступні, можливо, відкрито документ, створений у попередній версії Word. Щоб використовувати елементи керування вмістом, слід зберегти документ у форматі Word 2007, натиснувши кнопку Microsoft Office , вибрати команду Перетворити, а потім натиснути кнопку ОК. Збережіть документ після перетворення.

 

6.                      Виберіть елемент керування вмістом і натисніть кнопку Властивості у групі Елементи керування.

 

7.                      У діалоговому вікні Властивості елементів керування вмістом укажіть, чи може інший користувач видаляти або редагувати елемент керування вмістом у разі використання вашого шаблону.

 

8.                      Щоб утримувати кілька елементів керування вмістом або навіть кілька абзаців тексту разом, виділіть елементи керування або текст і натисніть кнопку Групувати у групі Елементи керування.

 

' alt="Зображення стрічки" title="Зображення стрічки" border=0 v:shapes="_x0000_i1041">

 

Наприклад, є застереження з трьох абзаців. Якщо застосувати команду Групувати для групування цих трьох абзаців, то це застереження не можна буде редагувати, а видалити його можна буде лише як групу.

 

Додавання тексту інструкцій до шаблону

 

Інколи корисно додати до покажчика місця заповнення інструкції щодо того, як заповнювати певний елемент керування вмістом у шаблоні. Під час використання шаблону ці інструкції замінюються на вміст.

 

1.                      На вкладці Розробник у групі Елементи керування клацніть елемент Режим конструктора.

 

2.                      Якщо елемент керування вмістом ще не додано до документа, клацніть місце, де його потрібно вставити, а потім клацніть елемент керування.

 

 Якщо елементи керування вмістом недоступні, можливо, відкрито документ, створений у попередній версії Word. Щоб використовувати елементи керування вмістом, слід зберегти документ у форматі Word 2007, натиснувши кнопку Microsoft Office , вибрати команду Перетворити, а потім натиснути кнопку ОК. Збережіть документ після перетворення.

 

3.                      На вкладці Розробник у групі Елементи керування клацніть елемент Режим конструктора.

 

4.                      Клацніть елемент керування вмістом, до якого потрібно додати текст покажчика місця заповнення.

 

5.                      Відредагуйте текст покажчика місця заповнення й відформатуйте його в будь-який спосіб.

 

Якщо додається елемент керування вмістом типу «текстове поле» та потрібно, щоб текст покажчика місця заповнення зникав під час введення власне тексту, у групі Елементи керування натисніть кнопкуВластивості та встановіть прапорець поруч із пунктом Видаляти елемент керування вмістом у разі редагування вмісту.

 

2.4 Збереження та розповсюдження стандартних блоків

 

Збереження та розповсюдження стандартних блоків із шаблоном

 

Стандартні блоки — це частини вмісту або інші елементи документа, які зберігаються в колекціях для легкого доступу та повторного використання. Також стандартні блоки можна зберігати та розповсюджувати за допомогою шаблонів. Наприклад, можна створити шаблон звіту, який надає користувачам на вибір два типи супроводжувальних листів, для створення ними звітів на його основі.

 

1.                      Збережіть і закрийте створений шаблон, до якого потрібно додати стандартні блоки, що їх могли б вибирати користувачі.

 

2.                      Відкрийте шаблон.

 

Не закривайте шаблон, до якого потрібно додати стандартні блоки для користувачів.

 

3.                      Створіть стандартні блоки, які мають надаватися користувачам шаблону.

 

Введіть потрібні відомості в діалоговому вікні Створення стандартного блока та переконайтеся, що в полі Зберегти в вибрано назву шаблону.

 

4.                      Надішліть цей шаблон іншим користувачам.

 

Після надсилання шаблону іншим користувачам або надання доступу до нього іншими способами збережені в ньому стандартні блоки стануть доступними в зазначених вами колекціях.

 

Установлення захисту шаблону

 

Можна захистити елементи керування вмістом у шаблоні, щоб запобігти видаленню або зміненню окремих елементів керування вмістом або цілої групи елементів, а також захистити весь вміст шаблону паролем.

 

Установлення захисту частин шаблону

 

1.                      Відкрийте шаблон, який потрібно захистити.

 

2.                      Виберіть елементи керування вмістом або групу елементів керування, змінення яких потрібно обмежити.

 

3.                      На вкладці Розробник у групі Елементи керування клацніть елемент Властивості.

 

4.                      У діалоговому вікні Властивості елементів керування вмістом у групі Блокування виконайте будь-яку з таких дій:

 

·                           Установіть прапорець Елементи керування вмістом видаляти не можна, що дозволить редагувати вміст елемента керування, проте не дозволить видаляти елемент керування з шаблону або з документа, який створено на основі цього шаблону.

 

·                           Установіть прапорець Вміст редагувати не можна, що дозволить видалити елемент керування, проте не дозволить редагувати вміст елемента керування.

 

Використовуйте цю настройку для захисту доданого тексту. Наприклад, якщо часто застосовується якесь застереження, ця настройка допоможе зберігати його текст незмінним, а саме застереження можна видалити з документів, в яких воно не потрібне.

 

Установлення захисту всього вмісту шаблону

 

1.                      Відкрийте шаблон, який потрібно захистити від змінення.

 

2.                      На вкладці Розробник у групі Захистити клацніть пункт Установити захист, а потім Обмежити форматування та редагування.

 

3.                      В області завдань Захист документа у групі Обмеження редагування установіть прапорець Дозволити лише вказаний спосіб редагування документа.

 

4.                      У списку обмежень редагування виберіть потрібні обмеження.

 

5.                      Щоб вибрати додаткові параметри обмеження — наприклад, задати, хто може читати або змінювати документ — натисніть кнопку Обмежити дозвіл.

 

Параметри обмеження містять настройки для встановлення терміну чинності документа та надання дозволу користувачам копіювати вміст.

 

6.                      У розділі Увімкнути захист натисніть кнопку Так, увімкнути захист.

 

 

7.                      Можна встановити для документа пароль і дозволити знімати захист тільки рецензентам, які знають цей пароль. Для цього введіть пароль у поле Новий пароль (необов'язковий) і підтвердьте його.

 

Якщо пароль не встановлено, кожен зможе змінити ваші обмеження редагування.

 

 

 

2.5 Формування справ

 

Справа – це документи або один документ, пов’язані певним питанням.

 

Формування справ – це групування документів у справи відповідно до номенклатури.

 

Вимоги до групування документів у справи:

 

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

 

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів. розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);

 

документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;

 

документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.