Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

 

 

 

 

 

 

Особливості оформлення НС

 

Текстову частину НС складають у формі таблиці, графами якої є індекси справ; заголовки справ; строки зберігання та номер статті за переліком; примітки.

 

До цього переліку в індивідуальних НС може додаватися також графа «Кількість справ».

 

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення, зроблене арабськими цифрами, – індекс справи. Індекс справи в номенклатурі складається відповідно до штатного розпису або переліку структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу.

 

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1. т. 2 тощо. Окрім розділів номенклатура справ може містити підрозділи. Індексування розділів відповідно до встановлених у діловодстві норм здійснюють арабськими цифровими позначками, розташовуючи їх від більшого до меншого. Так, розділ 01 «Розпорядча діяльність» може містити підрозділ 01.1 «Керівництво», до складу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-0/. 01,1-02, 01.1-03 тощо.

 

Після виконання документи групують у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Формування заголовків справ можна здійснювати за такими ознаками:

 

номінальна – формується за назвою виду документа, тобто до такої справи включено документи однієї видової назви, наприклад, протоколи;

 

авторська – до цієї справи долучають документи однієї тематики;

 

кореспондентська – на кожного кореспондента формується справа з листування, договірної діяльності, збуту, постачання однієї особи або організації;

 

географічна – класифікується як різновид кореспондентської, але в її основу покладено територіальні ознаки;

 

хронологічна – вміщує документи, згруповані за певний період діяльності, скажімо, бухгалтерську звітність.

 

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується. Заголовок справи складається з:

 

назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

 

назви підприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;

 

назви підприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержані документи;

 

короткого змісту документів справи;

 

назви регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

 

зазначення періоду, до якого належать документи справи (дата);

 

інформації про наявність копій документів у справі.

 

У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Наприклад:

 

Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати.

 

Термін «документ» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта. Наприклад: „Документи до Закону України «Про діловодство»”.

 

У заголовках справ, де розглядається листування, зазначають кореспондента та короткий зміст документів.

 

Назви населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

 

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи. Наприклад:

 

План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.

 

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

 

До зведеної номенклатури справ підприємства долучають:

 

назви справ, що фактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;

 

не завершені в діловодстві справи, що надійшли від підприємств-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

 

справи, які формувалися впродовж кількох років або якщо їх вирішення триває більше одного року, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх ведення або формування;

 

одну чи кілька справ із грифом «Для службового користування», якщо в діяльності підприємства створюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕПК».

 

До номенклатури справ не включають друковані видання; довідники (у тому числі телефонні); бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформацію.

 

Заповнення графи «Строк зберігання і номер статей за персиком» залежить від наукової та історико-культурної цінності документів відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих) переліків документів, переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповідно до Методичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків та Методичних рекомендацій щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України та створеного на основі типового (галузевого) переліку документів підприємства, затвердженого його керівником.

 

Зазначені строки зберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства, створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання.

 

Для документів, які не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією (далі – ЦЕПК) Держкомархіву України або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя, ЕК підприємств.

 

Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

 

Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як «Доки мине потреба» або «До заміни новими». Ці справи зазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції, методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.

 

Позначку «ЕПК» проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими) переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строки зберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.

 

У графі «Примітки» обумовлюються такі питання: особливості формування справ, встановлення строків їх зберігання; внесення нових справ; перехідні справи; відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи; передання справи в архів підприємства або іншим установам для продовження ведення справи.

 

Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють, гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.

 

Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС під реквізитом «Підпис укладача».

 

Обов'язковими і можливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державного герба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назва структурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14), гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25).

 

Складання НС — відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьох документних операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи з документами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінської інформації, вміщеної в документах.

 

ВИСНОВКИ

 

Тема нашої курсової роботи була «Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві». Перед написанням роботи була поставлена така мета: ознайомитися зі складом установчих та нормативно-методичних документів підприємства (статут, договір, інструкція, номенклатура справ), дізнатися про порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві.

 

Під час дослідження теми курсової роботи з`ясовано, що статут – це організаційний документ, в якому подаються правила по регулюванню діяльності підприємства, стосунки з іншими підприємствами, а також визначається структура, функції, обов`язки у сфері державного управління. Перед створенням нового підприємства необхідно ознайомитися з типовим статутом і на підставі нього скласти індивідуальний статут, розробити інструкцію з діловодства та інструкцію з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю.

 

Інструкція з діловодства – правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльності підприємства.

 

Комерційна таємниця – це управлінська, виробнича, фінансова, наукова, технічна інформація, яка використовується для одержання прибутку, здобуття переваги над конкурентами і розголошення, якої призводить підприємства до збитків.

 

При роботі над темою курсового дослідження ми ознайомилися з документами, на підставі яких створюється підприємство, проаналізували прийоми раціоналізації документообігу на підприємстві та розроблення номенклатури справ. Описали методи формування справ та роботи з конфіденційними документами.

 

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або отримання, до завершення виконання або відправлення

 

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, які створюються в результаті діяльності підприємства, оформлений у відповідному порядку із-за значенням часу зберігання документів.

 

Формування справ – групування документів у справи відповідно до номенклатури.

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

1.     Баглей В. Оформлення журналів реєстрації документів. Формування особових справ у ВНЗ. Реєстраційні індекси // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 21-23.

 

2.     Беспянска Г. Інструкція з діловодства // Секретар-референт. – 2007. – № 6 (июнь) – С. 9-13.

 

3.     Беспянска Г. Методика розроблення номенклатури справ підприємства // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 9-15.

 

4.     Беспянска Г. Методологія і методика раціоналізації діловодства // Секретар-референт. – 2007. – № 12 (декабрь) – С. 9-13.

 

5.     Беспянска Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві // Секретар-референт. – 2007. – № 10 (октябрь) – С. 21-25.

 

6.     Беспянска Г. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю // Секретар-референт. – 2007. – № 9 (сентябрь) – С. 9-13.

 

7.     Беспянска Г. Розроблення Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю // Секретар-референт. – 2007. – № 10 (октябрь) – С. 9-16.

 

8.     Бибик С.П., Сюта Г.Н. Ділові документи та правові папери. – Харків: ФОЛІО; 2006; – С. 18-23.

 

9.     Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1998; – С. 73-74, 115-126.

 

10.                       Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник, 5-те вид. – К.: Либідь, 2006; – С. 52-53, 55-56, 96-98, 159-176.

 

11.                       Заболотная С. Расчет численности персонала (в вопросах и ответах) // Секретар-референт. – 2007. – № 11 (ноябрь) – С. 17-19.

 

12.                       Загорецка О. Документування договірної діяльності підприємств, установ і організацій // Секретар-референт. – 2004. – № 8 (август) – С. 9-12.