Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

 

 

N 938 ( 938-2011-п ) від 07.09.2011 }

 

 

      1.3. Викладені в Примірній інструкції правила і  рекомендації

 

щодо  порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені

 

відповідно до положень  Конституції  (  254к/96-ВР  )  та  законів

 

України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів

 

виконавчої влади,  нормативно-правових актів  Президента  України,

 

Кабінету  Міністрів України,  Ради міністрів Автономної Республіки

 

Крим,  органів виконавчої влади з питань  здійснення  контролю  за

 

виконанням  документів,  удосконалення організаційних структур,  а

 

також  до   державних   стандартів   на   організаційно-розпорядчу

 

документацію.

 

 

      1.4. Архівні         установи        надають        установам

 

організаційно-методичну допомогу у  вдосконаленні  та  організації

 

діловодства,  розробляють і затверджують обов'язкові для виконання

 

всіма установами  нормативно-правові  акти  з  питань  організації

 

документів   у   діловодстві,   мають   право  перевіряти  ведення

 

діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення

 

виявлених внаслідок перевірок недоліків.

 

 

     1.5. Залежно від обсягу документообігу,  технічного оснащення

 

установи,  територіального розташування та  кількості  структурних

 

підрозділів  в  установах  може застосовуватися повна або часткова

 

централізація діловодства.

 

 

     1.6. Відповідальність за організацію діловодства  в  установі

 

несе  керівник  установи.  Ведення діловодства відповідно до вимог

 

державних стандартів,  цієї Примірної інструкції та  інструкцій  з

 

діловодства установ покладається на управління справами,  загальні

 

відділи, канцелярії або секретарів (далі - канцелярія).

 

 

     В установах,  їх структурних підрозділах,  у яких за  штатним

 

розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота

 

покладається на спеціально виділену для цього особу.

 

 

     1.7.    Загальне   керівництво   роботою   діловодних   служб

 

здійснюється  керівниками установ. Керівник установи зобов'язаний:

 

{   Абзац  перший  пункту  1.7  в  редакції  Постанови  КМ  N  338

 

 

( 338-2008-п ) від 09.04.2008 }

 

 

      забезпечувати дотримання    строків    виконання     завдань,

 

визначених  законами України,  постановами Верховної Ради України,

 

актами Президента України,  рішеннями Кабінету Міністрів  України,

 

дорученнями Прем'єр-міністра  України,  строків,  установлених для

 

вирішення питань,  що порушені в листах Президента України, Голови

 

Верховної  Ради  України  та  його  заступників,  голів  комітетів

 

Верховної   Ради   України   і   депутатських   фракцій,    Голови

 

Конституційного  Суду  України,  Голови Верховного Суду України та

 

голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України,

 

а  також  строків  виконання  інших  документів,  що  надходять до

 

установи; { Пункт 1.7 доповнено абзацом другим згідно з Постановою

 

КМ  N 1173 ( 1173-2003-п ) від 28.07.2003; в редакції Постанови КМ

 

N 338 ( 338-2008-п ) від 09.04.2008 }

 

 

     вживати необхідних   заходів   до    скорочення    службового

 

листування;

 

 

     не допускати    вимагання   від   підприємств,   установ   та

 

організацій (далі - організацій),  що належать до сфери управління

 

установи,   різних   відомостей,   звітів,  зведень  та  інших  не

 

передбачених  нормативно-правовими  актами  документів,   яке   не

 

викликане необхідністю;

 

 

     забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті

 

установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

 

 

     всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації

 

діловодних  процесів,  вживати  необхідних  заходів  до  оснащення

 

канцелярії  сучасним  обладнанням  та  автоматизованими   робочими

 

місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

 

 

     забезпечувати організацію   навчання  працівників  діловодної

 

служби установи  та  її  структурних  підрозділів  для  підвищення

 

кваліфікації;

 

     здійснювати контроль  за обов'язковим  додержанням  в апараті

 

установи та в організаціях,  що належать до сфери  її  управління,

 

вимог   щодо   складання,   оформлення  документів  і  організації

 

діловодних  процесів,  передбачених  державними   стандартами   на

 

організаційно-розпорядчу    документацію    та    цією   Примірною

 

інструкцією.

 

 

     1.7-1.    Визначення   порядку   документообігу   в   апараті

 

міністерства   та   здійснення   контролю   за   його  додержанням

 

покладається  за  рішенням  міністра на одного з його заступників.

 

( Інструкцію доповнено пунктом 1.7-1 згідно з Постановою КМ N 1558

 

(  1558-2004-п  )  від  17.11.2004; із змінами, внесеними згідно з

 

Постановою КМ N 371 ( 371-2005-п ) від 18.05.2005 )

 

 

     1.8. У разі  звільнення  працівника,  а  також  у  разі  його

 

відпустки,  відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі

 

неоформлені службові документи за вказівкою керівника  передаються

 

особі,  що  його  заміщає,  з відміткою в реєстраційно-контрольних

 

довідниках.

 

 

     1.9. Органи виконавчої влади здійснюють  діловодство,  ведуть

 

документацію і листування між собою державною мовою.

 

 

     У місцях (село,  селище,  місто,  інший населений пункт),  де

 

більшість  населення  становлять  громадяни,   які   належать   до

 

національних    меншин,    у    внутрішньому    діловодстві   може

 

використовуватися  поряд  з  державною  мовою   мова   відповідної

 

національної меншини у порядку, встановленому законом.

 

РОЗДІЛ 2. Створення листів за допомогою шаблону Word та на бланках

 

2.1 Початкові відомості про шаблони

 

Шаблон — це тип документа, що під час відкриття створює власну копію. У Microsoft Office Word 2007 - Українська версія шаблон може бути файлом .dotx або .dotm (у файл типу .dotm можна додавати макроси).

 

Наприклад, бізнес-план — це звичайний документ, створений у Word. Замість того, щоб створювати структуру бізнес-плану з нуля, можна використати шаблон із наперед визначеним макетом сторінки, шрифтами, полями та стилями. Залишиться відкрити шаблон і заповнити його текстом та інформацією, які мають міститися в цьому документі. Якщо зберегти документ як файл .docx або .docm, його буде збережено окремо від шаблону, на якому він базується.

 

У шаблонах, так само як і в документах, можна надати для використання рекомендовані розділи або необхідний текст, вставити елементи керування вмістом і наперед визначений розкривний список або певну емблему. Можна захистити розділ шаблону або весь шаблон паролем, щоб запобігти зміненню його вмісту.

 

Шаблони Word для багатьох видів документів можна знайти на веб-сайті Microsoft Office Online. За наявності підключення до Інтернету натисніть кнопку Microsoft Office, виберіть пункт Створити, а потім виберіть потрібну категорію шаблону. Також можна створювати власні шаблони.

 

  Шаблони зі складною структурою, такі як форма розрахунку податків, найкраще створювати у програмах для створення форм, зокрема у Microsoft Office InfoPath 2007 - Українська версія.

 

Створення шаблону

 

Можна розпочати з чистого документа та зберегти його як шаблон, або створити шаблон на основі наявного документа або шаблону.

 

Створення нового шаблону

 

1.          Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Створити.

 

2.          Виберіть пункт Новий документ і натисніть кнопку Створити.

 

3.          За потреби змініть настройки полів, розміри та орієнтацію сторінок, стилі та інші параметри форматування.

 

Також можна додати текст інструкцій, елементи керування вмістом (наприклад, вибір дати) і рисунки, що мають з’являтися в усіх нових документах, створених на основі цього шаблону.

 

4.          Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Зберегти як.

 

5.          У діалоговому вікні Зберегти як виберіть пункт Надійні шаблони.

 

6.          Назвіть новий шаблон, виберіть Шаблон Word зі списку Тип файлу та натисніть кнопку Зберегти.

 

Також можна зберегти шаблон як Шаблон Word із підтримкою роботи макросів (файл .dotm) або Шаблон Word 97-2003 (файл .dot ).

 

7.          Закрийте шаблон.

 

 

 

 

Створення шаблону на основі наявного документа

 

1.          Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Відкрити.

 

2.          Відкрийте потрібний документ.

 

3.          Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Зберегти як.

 

4.          Внесіть зміни, які мають з’являтися в усіх нових документах, створених на основі цього шаблону.

 

5.          У діалоговому вікні Зберегти як виберіть пункт Надійні шаблони.

 

6.          Назвіть новий шаблон, виберіть Шаблон Word зі списку Тип файлу та натисніть кнопку Зберегти.

 

7.          Закрийте шаблон.

 

 

Створення нового шаблону на основі наявного шаблону

 

1.          Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Створити.

 

2.          У розділі Шаблони виберіть пункт Створення з наявного.

 

3.          Виберіть шаблон, подібний до того, який потрібно створити, і натисніть кнопку Створення.

 

4.          За потреби змініть настройки полів, розміри та орієнтацію сторінок, стилі та інші параметри форматування.

 

Також можна додати текст інструкцій, елементи керування вмістом (наприклад, вибір дати) і рисунки, що мають з’являтися в усіх нових документах, створених на основі цього шаблону.

 

5.          Натисніть кнопку Microsoft Office  і виберіть пункт Зберегти як.

 

6.          У діалоговому вікні Зберегти як виберіть пункт Надійні шаблони.

 

7.          Назвіть новий шаблон, виберіть Шаблон Word зі списку Тип файлу та натисніть кнопку Зберегти.

 

8.          Закрийте шаблон.

 

 

 

2.2 Складання фірмового бланку підприємства

 

Кожне нове підприємство прагне створити свій унікальний імідж, якимсь чином виділитися серед сотень конкурентів. Складові іміджу підприємства – логотип і девіз, дизайн реклами, фірмові ручки, пакети, теки і, звичайно ж, певний стиль оформлення ділової документації, так звані фірмові бланки, що надають вихідним документам презентабельний вигляду. Створити фірмовий бланк документа нескладно.

 

Зазвичай у фірмовий бланк підприємства, окрім елементів дизайну, додають ті реквізити, які зустрічаються в більшій частині однотипних документів. Це, в першу чергу, логотип (зображення емблеми організації або товарного знаку), назва компанії і додаткова інформація про неї (адреса, телефон, номер банківського рахунку та ін.).

 

Створимо фірмовий бланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині містить логотип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній – девіз компанії.

 

При створень бланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:

 

1. Створити новий шаблон документа:

 

Виконати команду Файл > Створити, потім:

 

на панелі управління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна Microsoft Word, вибираємо пункт Загальні шаблони;

 

у діалоговому вікні Шаблони на закладці Загальні виділяємо Новий документ;

 

у правій частині діалогового вікна вибираємо опцію Шаблон і натискаємо кнопку ОК.

 

 

2. Задати параметри сторінки:

 

Виконуємо команду Файл > Параметри сторінки і вибрати формат паперу А-4, потім на закладці Поля вибрати величину полів згідно ДСТУ 4361-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів верхнє, нижнє і ліве поля документа – 2 см, а праве – 1,5 см.

 

 

Універсальний фірмовий бланк можна використовувати як для односторінкових, так і для багатосторінкових документів. Докладну інформацію про підприємство (адреса, телефон і т. п.) розмістимо тільки на першій сторінці документа, а для всієї решти сторінок створимо спрощений варіант бланка, який міститиме тільки назву підприємства і логотип. Для цього необхідно перемкнутися на закладку Джерело паперу діалогового вікна Параметри сторінки (меню Файл) і включити опцію Розрізняти колонтитули першої сторінки, також перевірити відстані від колонтитулів до краю сторінки (не повинні перевищувати 1,25 см).

 

3. Додати в шаблон елементи фірмового бланка:

 

Зробимо доступними ділянки колонтитулів документа. Для цього необхідно виконати команди Вигляд > Колонтитули.

 

 

Використовуючи найзручніший спосіб розміщення реквізитів документа, які будуть включені у фірмовий бланк, – застосувати «приховану» таблицю. У ділянку верхнього колонтитулу вставити таблицю, що складається з трьох стовпців і двох рядків. Для цього виконаємо команди Таблиця > Вставити > Таблиця і задамо кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Об'єднаємо деякі ячейки, щоб надати таблиці потрібну форму для розміщення елементів бланка. Це можна зробити різними способами. Наприклад, натиснути на кнопку Об'єднати ячейки на панелі інструментів Таблиці і межі.