Процесс коммуникации достоинства, недостатки и пути их решения в ООО ЧОО «АВО»

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………  2

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ И МЕХАНИЗМ КОММУНИКАЦИИ

1. Понятие коммуникации, виды и характеристика……………………....   3
2. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы…   6
3. Межличностные и организационные коммуникации: понятие, природа, их характеристика…………………………………………………………  9
4. Характеристика коммуникаций организации с ее внешней средой……12
5. Эффективность коммуникации в менеджменте…………………………13

ГЛАВА 2 КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС ЧАСТНОГО ОХРАННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ЧОО «АВО»

2.1 Вид деятельности……………………………………………………………16

2.2 Процесс коммуникации  достоинства, недостатки и пути  их решения в ООО ЧОО «АВО»………………………………………………………………17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.1

Актуальность выбранной темы заключается в том, что решение многих управленческих задач строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и т.д.) в рамках различных событий.

Целью данной курсовой работы является изучение коммуникационного процесса в организации. Для этого необходимо решить ряд задач:

1. дать понятие коммуникации;
2. охарактеризовать виды коммуникаций;
3. изучить структуру межличностных коммуникаций.
4. выявить преграды на пути межличностных коммуникаций;
5. проанализировать проблемы в организационных коммуникациях.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ И МЕХАНИЗМ КОММУНИКАЦИИ.

1.1Понятие коммуникации, виды и характеристика

Коммуникация - это передача информации от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно; жесты; поза; тон голоса; время передачи; то, что не сказано и тому подобное) с целью получения в ответ желаемой реакции.2

Существуют два типа коммуникаций: актильная, носящая двусторонний характер, сущность, которой состоит во взаимном понимании, в передаче информации о фактах, идеях, обобщенных знаниях, побуждениях и ретиальная, которая находит выражение в высказываниях, адресованных не отдельным индивидам, а группам людей.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это что передается. Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла понимания с помощью общих символов.

Коммуникации бывают формальными (межуровневыми) и неформальными. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Тогда подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.3

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обсуждения потребностей. Эти группы получили название «кружки качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Межуровневые коммуникации в организациях включают:

-коммуникации между различными  отделами (подразделениями) –организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специальные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений – важной составляющей удовлетворенности работников организации;

- коммуникации руководитель –  подчиненный – наиболее очевидный  компонент коммуникации в организации. Некоторые из многочисленных  разновидностей обмена информацией между  руководителем и подчиненным связаны с проявлением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

-коммуникации между руководителем  и рабочей группой – позволяют  руководителю повысить эффективность  действий. В обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность размышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе.4

Неформальные коммуникации.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

-предстоящие сокращения производственных  рабочих;

-новые меры по наказаниям  за опоздания;

-изменения в структуре организации;

-грядущие перемещения и повышения;

-подробное изложение спора двух  руководителей на последнем совещании.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы.

 

            Межличностная коммуникация, возможно, лучший способ обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. «Богатство» информации изменяет степень, с которой она может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, являются продуктом коммуникации.  «Богатство» информации определяется не только содержанием данных, но и средствами или методами передачи этой информации.

           Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организации, опросы показали, что 73% американских,63% английских,85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, считают обмен информацией одной из самых  сложных проблем в организациях. Таким образом, опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители – это те, которые эффективны в коммуникациях, те, кто представляют суть коммуникационного процесса.

           Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить  на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.5

           Взаимодействия людей в организации раскрываются через процесс межличностной коммуникации, состоящий их этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет эффективно управлять процессом в целом.

          Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей.6

           Отправитель – тот, кто задумал передать информацию. Он проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи другому или другим участникам процесса. Эта роль переходит от одного лица к другому по мере того, как ее выполнение закончено. Выполнение указанной роли начинается с идентификации индивидом самого себя (кто я такой) в данном процессе и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.

           Кодирование представляет собой процесс трансформации передаваемого значения в послание или сигнал, который может быть передан. Оно начинается с выбора системы кодовых знаков – носителей информации. Носители информации: звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Они затем организуются в определенную форму (речь, текст, рисунок, поступок и т.д.).

          В процессе коммуникации формируется послание или то, что пошлет отправитель. Послание содержит данные определенного значения. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Послание посредством передатчика поступают в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении заданного адресата. Передатчики - это сам человек (его тело и голос), технические средства (телефон, радио, видеофон, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), химическое и физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, радиация, свет и т.п.). Каналы – сама вода и свет, различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.). С этого момента заканчивается этап отправления в процессе коммуникации и начинается этап получения передаваемой информации,  и  уяснения ее значения.7

           Канал выводит послание на приемник или средство, которое фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Тот, кому доставлено послание, называется получателем. Его роль заключается не только в фиксации получения послания, но и, в значительной степени, в раскодировании этого послания в понятную и приемлемую для него форму.

Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретации (как понял) и оценку (что и как принял). Оказывается, получить еще не означает понять, а понять это еще не значит принять. Известно, что если кто-то вас понял, это еще не значит, что он с вами согласен. Эффективная коммуникация устраняет причину неприятия. В этом главная сложность коммуникации. Оценка или принятие значения послания во многом базируется на той системе критериальных ценностей, которой придерживается получатель. Общий язык помогает раскодированию: «Понять с полуслова». Точность коммуникации оценивается по отношению к идеальному состоянию (когда намерение значения отправителя послания равно интерпретации этого значения получателем).

 

 

 

1.3  Межличностные и  организационные коммуникации: понятие, природа, их характеристика.

 

           Руководитель должен иметь представление о процессе восприятия, поскольку именно этот процесс определяет  «реальность для индивида». Люди реагируют не на то, что воспринимается как происходящее. Учет некоторых факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижение эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием. Одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта.

          Расхождение между словами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей.

Поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей то, что нечто намеревается сообщить необязательно будет интерпретировано и понятно таким же образом получателем информации.

         Семантические вариации, т.е. несовпадение способов использования слов и их значений, часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителя.

         Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией:37% - тональностью голоса и 55% - выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя  противоречива. В такой ситуации получатель более полагается на невербальную часть, что бы понять значение послания.