Процесс коммуникации достоинства, недостатки и пути их решения в ООО ЧОО «АВО»

           Антропологам и лингвистам уже длительное время известны такие невербальные сигналы, как позы, жесты, выражение лица и т.п. Многие из  них являются образцами культуры, в которой «рос» человек. В той степени, в которой они используют как образцы поведения и имеют при этом символическое значение, они могут быть поняты также ясно, как вербальная коммуникация, выражаемая известно двум участвующим сторонам системой словесных кодов.

           Определенные жесты отражают этику поведения. В каждой культуре существует тип «идеальной сферы» вокруг отдельного человека. Эта сфера является как бы «территорией» или областью вокруг индивида, которая не может быть нарушена, если другой участник коммуникационного процесса не находится с индивидом в отношении интимного характера. Замечено, что у европейцев эта «дистанция» больше, чем у людей, выросших в азиатской культуре.

          Относительно позы, как способа невербального сигнала известно, что при входе руководителя в контору подчиненные стараются немедленно принять более «РАБОЧУЮ» осанку. Важны также позы, которые используют участники заседания. Они могут свидетельствовать о внимании или безразличии к обсуждаемому вопросу.8

          Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются важнейшим индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.

        Этим во многом определяется то, как слова будут интерпретированы.

 

           Возможные искажения в значении послания связаны с наличием в процессе коммуникации шума. Шум – это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. При наличии среды шум существует априори. Шум влияет на частоту повторения сигнала или на повышение его интенсивности. Шумом может быть: звуковые ошибки в произношении; наличие более сильного параллельного сигнала; языковые ошибки» искажения в линиях связи; добавление к посланию «своего» на различных уровнях и т.д.

           Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения.

Обратная связь проявляется в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем и наоборот. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь – это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения), и косвенная (снижение производительности, текучесть кадров, прогулы, конфликты и т.п.).

          Когда вам сообщают о задании, новых приоритетах в работе, изменении рабочих процедур, проблемах, связанных с работой или новых идеях, способных повышать эффективность отдела или организации, важно услышать конкретные излагаемые вопросы.

          Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения.

 

 

 

 

 

1.4 Характеристика коммуникаций  организации с ее внешней средой

 

          Коммуникации между организацией и ее внешней средой обеспечивают связи с клиентами, поставщиками, общественностью, государственными органами, формируют и поддерживают имидж организации и способствуют решению определенных маркетинговых задач. Межуровневые коммуникации обеспечивают перемещение информации с одного иерархического уровня на другой. Информация может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие (командная информация), и по восходящей, т.е. снизу вверх. Коммуникации по  восходящей линии используются для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах, о своих инициативах, предложениях и подходах к решению тех или иных возникших задач.

           Горизонтальный коммуникационный процесс – это такой процесс обмена информацией, когда обращение происходит среди членов рабочей группы одного уровня, среди руководителей подразделения организации. Данный процесс необходим, так как позволяет сохранить время и обеспечить скоординированность действий.

           Одноканальные коммуникации выступают в виде явной и выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий руководителя. Он, как бы, не обращает внимание на другие проблемы. В этом случае и связи сводятся к коммуникации, ограниченной данной проблемой.9

           Многоканальные коммуникации, напротив, свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

Устойчивые и неустойчивые коммуникации могут играть различную роль в управлении организацией. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, а в другом – напротив, неустойчивые. Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения и как они влияют на процесс его разработки.

          Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, определяемых характером и системой распределения функций.

          Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях.

 

1.5  Эффективность коммуникации  в менеджменте

 

           Процесс коммуникации напрямую связан с эффективностью управления. Коммуникации – связующий процесс. Качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.10

           От факторов внешней среды, влияющих на деятельность организации, зависят коммуникационные потребности. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребностями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.

          Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты, и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

           Личностный аспект коммуникаций в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но не сводится к информационным процессам, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

           Коммуникация отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция и др. Именно они лежат в основе коммуникации и определяют ее характер, особенности, вид, роль в совместной деятельности.

           Нельзя переоценить такой личностный аспект коммуникаций в организации, как коммуникации между руководителем и подчиненным. Хотя этот вид коммуникаций непосредственно связан с обменом информацией по вертикали (командная информация), но все равно следует помнить, что людей соединяют интересы, а не информация. Менеджер, занимающийся только диспетчеризацией информационных потоков, распределением и перераспределением информации, никогда не будет иметь успеха в своей деятельности.

           Кроме коммуникаций между руководителем и подчиненным действуют коммуникации между руководителем и его командой в целом, что позволяет менеджеру (руководителю) повысить эффективность действий команды. Поскольку в обмене информацией участвуют все члены команды, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах организации, о том, как улучшить совместную работу команды, о предстоящих изменениях внешней среды и т.п. Такого рода личностный коммуникационный процесс позволяет более четко, а главное, оперативно и с меньшими ошибками определить стратегические и текущие цели и задачи организации.

          Личностный аспект проявляется и в таком качестве человека, как коммуникабельность, т.е. способность устанавливать необходимые коммуникации.

          Организация, как известно, в своем составе имеет различные неформальные группы и сообщества. Между ними и внутри них существуют различного рода связи и отношения, которые обычно называют межличностными неформальными коммуникациями. Часто эти коммуникации называют «слухами», имеющими, как правило, неточный характер. Но такие утверждения не всегда справедливы. Исследования показывают, что информация, циркулирующая по каналам неформального межличностного общения, т.е. «слухи», часто оказывается точной. Иногда руководители пользуются такого рода «слухами» для того,  чтобы проверить реакцию общественности на возможные кадровые или иные решения.

         Типичная информация, циркулирующая по каналам неформальных коммуникаций, - это предстоящее сокращение сотрудников, новые меры по наказаниям за опоздания, изменения в структуре организации, грядущие перемещения и повышения и т.д.

         Руководитель, принимая решение и реализуя его среди своих подчиненных, коллег, должен уметь управлять возникающими при этом реакциями. Они заключаются либо в полной поддержке его действий, либо в проявлении противоречий. Это определяется степенью удовлетворения потребностей и интересов, как управляющей, так и управляемой системы. В деятельности такого рода нельзя обойтись без движения информации, различных форм общения личностных коммуникаций. Но руководитель должен всегда помнить, что информация «работает» только тогда, когда она понимаема и принимаема.

 

 

 

 

ГЛАВА 2 КОММУНИКАЦИОННЫЙ   ПРОЦЕСС  ЧАСТНОГО ОХРАННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ЧОО АВО

2.1 Вид деятельности

Частное охранное предприятие ООО ЧОО АВО (лицензия на осуществление частной охранной деятельности: регистрационный номер 3155 выдана Главным управлением внутренних дел) успешно работает на рынке охранных услуг города Самары, в соответствии с Законом РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» и в точном соответствии с Законодательством РФ.

Предприятие ООО ЧОО АВО на рынке охранных услуг работает с 2001г. Лицензия №  ЦА – 0610 от 23 декабря 2006 года.

Осуществляя индивидуальный подход к каждому заказчику в зависимости от рода его деятельности, ООО ЧОО АВО всегда находится на страже его интересов. Предприятие обеспечивает нормальные условия ведения любого бизнеса путём оптимального сочетания физической охраны и современных технических средств.

Богатый служебный опыт ведущих сотрудников, полученный при прохождении службы в спецподразделениях МВД РФ и при работе на рынке охранных услуг, более 10 лет используется руководителями ООО ЧОО АВО при работе с заказчиками.11

На сегодняшний день силами предприятия осуществляется охрана как небольших фирм и частных лиц, так и крупных предприятий.

При принятии объекта под охрану специалисты проведут комплексное обследование и экспертизу объекта на предмет определения наиболее эффективной и экономически целесообразной системы охраны, после чего заказчику будут представлены рекомендации по выбору тактики обеспечения охраны данного объекта.

Безопасность, надежность, качество — вот принципы работы и залог успешного развития бизнеса. Охранное предприятие ООО ЧОО АВО - это команда профессионалов, имеющих опыт работы практически в любых условиях. Численность работников аппарата управления составляет 5  человек

Организационную структуру ООО ЧОО АВО можно представить в виде рисунка 2.1

Рис 2.1 Организационная структура ООО ЧОО АВО

 

2.2   Процесс коммуникации: достоинства, недостатки и пути  их решения в ООО ЧОО АВО.

Каждую неделю  месяца (понедельник) директор организовывает  оперативное совещание, в состав которого входят:

- начальник службы  охраны  и кадровой  работы;

-начальник отдела технической  службы;

-главный бухгалтер;

-юрист;

-начальник отдела кадров;

-помощник директора.

            На совещании участники докладывают о проделанной работе, составляют задачи на неделю, также возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих присутствующих, так и специалистов, которые находятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания специалистов обсуждаются с их начальниками.

            По итогам совещания  помощником директора составляется протокол, по которому на  следующем совещании директор по каждому пункту дает  указания на дальнейшую  работу, а  также  распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер для получения информации о  произведенных расходах, доходах и т.п.  Таким образом, налажены вертикальные нисходящие  коммуникации.

            Горизонтальные  коммуникации в ООО  ЧОО  АВО  в  основном  протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками.

            Неформальные  коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта», « 23 февраля», ежегодно отмечается «день  рождения  организации» - дата создания  ООО ЧОО  АВО. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом.