Композиционные особенности: общепринятые правила составления документов

Федеральное государственное автономное

образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«СИБИРСКИЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Гуманитарный  институт

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

 

 

по Документационной лингвистике

наименование дисциплины

 

 

 

 

 

Композиционные  особенности: общепринятые правила составления документов

          ______________________________________________________________________________

тема

 

 

 

 

 

 

 

Преподаватель             __________                Нихочина А.А.

              подпись, дата                       инициалы, фамилия

 

Студент      ИИ11-06БД         151106489          __________          Гантер К.О.

                  номер группы        номер зачетной книжки         подпись, дата      инициалы, фамилия

 

 

 

 

 

Красноярск 2012

 

Содержание

 

Введение ……………………………………………………………………………..3

Глава 1………………………………………………………………………………..4

1.1 Общие требования к оформлению и стилю изложения делового письма………………………………………………………………………………..4

1.2 Дополнительные  реквизиты для оформления делового  письма………..10

1.3 Структура типового делового письма…………………………………….17

Глава 2…………………………………………………………………………..…..19

2.1 Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа…………………………………………………………………………19

2.2Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа………………………………………………………………………25

Заключение………………………………………………………………………...26

Список использованных источников……………………………………………...28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

  Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Проблема изучения стиля изложения в деловой письменной речи изучается специалистами давно, но интерес к ней не уменьшился и сегодня, она представляет интерес на современном этапе своей новизной. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для работника стало неотъемлемым признаком профессионализма. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.

  Цель работы – изучить общепринятые правила составления документов.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть нормативную документацию;

изучить функции и назначение делового документа;

изучить требования к стилю изложения  делового документа.

  Объектом исследования в дипломной работе является структура типового делового документа. Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых к составлению делового текста. Метод исследования в данной работе – изучение нормативной документации, позволяющей глубже понять структуру делового документа.

 

 

 

 

Глава 1

 

1.1 Общие требования к оформлению и стилю изложения делового письма 

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями  и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать  сложившиеся правила. Во-первых, это  обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям. 
Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д. 
 Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию. 
   Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие:

1. Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации;
2. эмблема организации;
3. код организации - автора письма;
4. наименование автора письма;
5. справочные данные об организации - авторе письма.

Государственный герб или герб субъекта РФ используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени  которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором  может являться и структурное  подразделение). 
 Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках. 
 Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для  осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для  почтовой, телеграфной, телефонной, электронной  связи с организацией, а также  для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. 
Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса: 
a) наименование адресата; 
b)название улицы, номер дома, номер квартиры; 
c) название населенного пункта (города, поселка и т.п.); 
d) название области, края, автономного округа (области), республики; 
e) страна (для международных почтовых отправлений); 
f) почтовый индекс. 
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах. 
   Реквизиты "Код организации", "Основной государственный номер юридического лица" и "Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный  номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую  силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность  организации-автора за достоверность  информации и подлинность документа. 
 Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. 
 В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01). 
В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г ./года. 
 Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании. 
 В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например:

02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения,  подготовившего письмо; 08 - номер  дела (файла); 24 - порядковый номер  письма. 
В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.

  Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже). 
При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией (Приложение 1). При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии (Приложение 2). Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Президенту АКБ "Инвесткредит" 
г-ну Прохорову Г.А.

  При отправке письма в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

  В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

Директору ОАО "Янтарь" 
О.Н. Петрову 
Мира ул., д. 7, 
г. Пермь, 413425 
 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Красновой Ю.И. 
Бойцовая ул., д. 5, кв. 3, 
г. Химки, Московская обл., 
148012.  

  Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п. 
 Реквизит "Подпись" располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются. 
Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо. Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом: 
Директор ООО "Агат" Н.И. Попов 
Вице-президент Л.П. Соколов 
Ассоциации предпринимателей 
При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 
 Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Председатель правления 
ЗАО "Эдельвейс" АБ "Мечта" 
________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин

Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового  характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают  в последовательности, соответствующей  занимаемым должностям. 
Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки. 
  
 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Дополнительные  реквизиты для оформления делового  письма

 

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние  организации, составляются на специальных  бланках для писем. Это стандартные  листы бумаги, как правило, формата  А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5, если письмо не превышает 7-8 строк). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать.

Кроме того, обозначается место для следующих  реквизитов: дата, регистрационный  индекс, ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту. 
Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Реквизит "Заголовок к тексту". Практически  любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после  того, как письмо подготовлено. Заголовок  обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?", например: 
- Об организации научной конференции 
- О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005 
- О предоставлении кредита 
- Об аренде помещений. 
 Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков. 
 Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.