Композиционные особенности: общепринятые правила составления документов

    Текст документа составляют на  русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  РФ и субъектов РФ о государственных  языках.

    Тексты документов пишут только  на русском языке при направлении  их:

- в федеральные  органы государственной власти, органы государственной

  власти  субъектов РФ;

- на предприятия,  в организации и их объединения,  не находящиеся в

  ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

  субъектов  РФ.

    Тексты документов оформляются  в виде анкеты, таблицы, связного  текста или в виде соединения  этих структур.

    При составлении текста в виде  анкеты наименование признаков  характеризуемого объекта должны  быть выражены именем существительным  в именительном падеже или  словосочетанием с глаголом второго  лица множественного числа настоящего  или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться  с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны  иметь заголовки, выраженные именем  существительным в именительном  падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с  заголовками. Если таблица печатается  более чем на одной странице, графы таблицы должны быть  пронумерованы, и на следующих  страницах печатаются только  номера этих граф.

    Связный текст, как правило,  состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

    В тексте документа подготовленного  на основании документов других  организаций или ранее изданных  документов, указывают их реквизиты:

    Наименование документа, наименование  организации – автора документа,  дату документа, регистрационный  номер документа, заголовок к  тексту.

    Если текст содержит несколько  решений, выводов и др., то его  следует разбивать на разделы,  подразделы, пункты, которые нумеруются  арабскими цифрами.

    В распорядительных документах  организаций, действующих на принципах  единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

    В распорядительных документах  коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица  единственного числа.

    В совместных распорядительных  документах текст излагают от  первого лица множественного  числа.

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности  организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

    В письмах используют следующие  формы изложения:

- от первого  лица множественного числа;

- от первого  лица единственного числа;

- от третьего  лица единственного числа.

    При оформлении документа на  бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не  указывается.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи  располагают одну под другой  в последовательности соответствующей  занимаемой должности.

    При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их  подписи располагаются на одном  уровне.

    В документах составленных комиссией  указывают не должности лиц,  подписывающих документ, а их  обязанности в составе комиссии  в соответствии с распределением.

    Документ может быть подписан  исполняющим обязанности должностного  лица с указанием его фактической  должности и фамилии, при этом  не допускается ставить предлог  «за», надпись от руки «зам»  или косую черту перед наименованием  должности.

    Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО,  должности лица, с которым согласовывается  документ, личной подписи, расшифровки  подписи и дата согласования.

    Согласование документа оформляют  визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

    Визы проставляют на последнем  листе подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа. Возможно оформление  виз распорядительного документа  на отдельном листе.

    Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на  документах, предусмотренных специальными  нормативными актами, удостоверяющих  права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

    Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

- завершительную  надпись «верно»;

- должность  лица, заверившего копию;

- личную  подпись;

- расшифровку  подписи;

- дату  заверения.

    Допускается заверять копию документа  печатью, определяемой по усмотрению  организации.

    Отметка об исполнители включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа

   

  Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «к», словом  или штампом «контроль».

    Отметки об исполнении документа  и направлении его в дело  включает следующие данные: ссылку  на дату и номер документа,  свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении: слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться  документ; подпись; дата.

    Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело  должна быть подписана и датирована  исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения в котором исполнен документ.

    Отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый  номер и дату поступления документа.

    Допускается проставлять отметку  о поступлении документа в  организацию в виде штампа.

    Отметка для автоматического  поиска документа может включать  имя файла, код оператора, а  также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

  Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями. 
 Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.  Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.  Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

  Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. 

  Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

  Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1 Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

2 Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

3 Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.

4 Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.

5 Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 1994. – 231 с.

6 С.П. Кушнерук «Документная лингвистка», В., 1999 
7 В.В. Паневчик «Деловое письмо» 
8 А.А.Жданов, И.Ф.Жданова «Деловые письма и контракты» 
9 М.Ю.Рогожин «Деловые документы в примерах и образцах», М., 2003 
10 Е.С.Игнатьева «Международный этикет. Особенности делового этикета», Ростов н/Д, 2008. 

11 Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. М., 2003.  
12 Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М., 2002.  
13 Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 2005. N 2. С.43-46; 2000. N 1. С.20-23.  
14 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие. М., 2006.  
15 Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, Новосибирск, 2006.  
16 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО 'Бизнес-школа 'Интел-синтез', 2007.  
17 Кузнецова Т.В. Требования к тексту документа // Отечественные архивы. 2005. N 1. С.92-97.  
18 Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. М.: Изд-во 'Флинта'; изд-во 'Наука', 2007.  
19 Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 2008.  
20 Составление и оформление служебных документов: Практич. пособие для коммерческих фирм. М., 2002.  
21 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М., 2005.

    22 http://www.5ka.ru/103/51206/1.html. http://www.hr-portal.ru/article/delovoe-pismo-osobennosti-oformleniya.html 
   23http://www.delopis.ru/html 
   24http://www.ref.by/refs/104/24653/1.html 
  25 ГОСТ Р6.30-2003