Композиционные особенности: общепринятые правила составления документов

 Реквизит "Текст документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора. 
 Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми. 
 Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм )). 
 Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки: 
- гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15; 
- гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14. 
Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

Реквизит "Печать" - реквизит, придающий  документу юридическую силу. Наличие  печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 
В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать. 
 В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица. 
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации). 
 Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме. По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним. 
 Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма. 
За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.

Отметка о  наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется  в том случае, если письмо имеет  приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого  реквизита. 
Если в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется следующим образом: 
Приложение: на 10 л. в 2 экз. 
Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров (Приложение 6). Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров, например:

Приложение: 
1. Инструкция по делопроизводству 
на 10 л . в 2 экз. 
2. Проект Договора о поставках 
от 02.10.2005 
N 02-08/24 на 5 л . в 2 экз. 
 В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения: 
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. 
Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается.

Первое  письмо должно создать благоприятное  впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная  встреча с вами. Эта встреча  может привести в дальнейшем к  заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней. 
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. 
 Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому. 
 В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма. 
 Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера. 
 Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. - большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей. 
Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта можно достичь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется: 
- разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные - на второй; 
- переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк; 
- заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом. 
 Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом. 
 Нельзя залезать на поля. Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление "свободного пространства" на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект "приведения в порядок" страницы. 
 В письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия. 
 Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают. 
 Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих "пустяках". 
 Подписывать письмо надо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст. 
Отвечать на полученные письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три - пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Структура типового делового письма

  

  Структура письма должна быть четко продуманной и логичной. Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.  
 Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». Обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.  
 Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Например: «Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством поставляемой продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков». 
Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.  
 В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного. Например: Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.  
Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» плюс подпись (должность, ФИО) адресанта. 
 Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой переписке и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.  
 Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Не существует правил их написания.  
 Немаловажную роль играет и аккуратное оформление письма. Оно должно быть составлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail, а также реквизиты организации и её логотип.  
 Поля – важный атрибут делового: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Поля пригодятся адресату для возможных заметок, а также для подшивки письма в архивную папку. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным, для легкого восприятия текст должен быть набран одним и тем же шрифтом. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.  
 Кроме того, для удобства необходим регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Это поможет отслеживать судьбу вашего послания. Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Большинство перечисленных правил подойдет и для электронной переписки.

 

 

Глава 2

 

 

2.1 Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа

 

     Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

    Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

    Эмблему организации или товарный  знак помещают на бланках организаций  в соответствии с уставом. Эмблему  не воспроизводят на бланке, если  на нем помещен Государственный  герб РФ.

    Код организации проставляют  по общероссийскому классификатору  предприятий и организаций.

    Код форму документа проставляют  по общероссийскому классификатору  управленческой документации.

    Наименование организации, являющейся  автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах.

    Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии полное название  вышестоящей организации.

    Наименование организаций субъектов  РФ, имеющих наряду с русским  языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

    Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено  в уставе. Наименование на иностранном  языке располагают ниже наименования  на русском языке.

    Наименование филиала, территориального  отделения, представительства, структурного  подразделения организации указывают  в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

    Автором документа может быть  должностное лицо, представляющие организацию.

    Справочные данные об организации  включают почтовый адрес, номера  телефонов и другие сведения  по усмотрению организации.

    Наименование вида документа  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом  и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным УСОРД.

    В письме наименование вида  документа не указывают.

Датой документа  является дата его подписания или  утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа  являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

    Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера, который можно заполнять  по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел.

    Регистрационный номер документа,  составленный двумя и более  организациями, состоит из регистрационных  номеров документа каждой из  этих организаций, проставляемый  через косую линию в порядке  указания авторов в документе.

    Ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает  регистрационный номер и дату  документа на который дается ответ.

    Место составления документа  указывают в том случае, если  затруднено его определение по  реквизитам.

    Оформление реквизитов, размещенных  на рабочем поле документа.

    Гриф ограничения доступа к  документу проставляют без кавычек  на первом листе документа,  и его можно дополнить данными,  предусмотренными законодательством  об информации, отнесенной к государственной  тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    Должность лица, которому адресован  документ указывают в дательном падеже.

    Если документ отправляется в  несколько однородных организаций,  то их следует указывать обобщенно.

    Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим,  четвертым адресатами не указывают.  При большем количестве адресатов  составляют список рассылки документов.

    Гриф утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

    Документ утверждается должностным  лицом или специально издаваемым  документом.

    Резолюцию рекомендуется наносить  с некоторым наклоном, пастой, отличающейся  по цвету от основного текста  документа.

    Допускается оформление резолюции  на отдельном листе. Заголовок  к тексту включает краткое  содержание документа. Заголовок  согласуется с наименованием  вида документа. Заголовок может  отвечать на следующие вопросы:  о чем, о ком и др.

    К тексту документов оформленных  на бланках А5 заголовок можно  не составлять.