Годовой отчет как способ информирования внешней целевой аудитории

Годовой отчет  – 2003 год (см. Приложение 8)

Годовой отчет  за 2003 год – это брошюра, выполненная  в сине-белых корпоративных цветах с восьмистраничным вкладышем «Наши благополучатели». На титульном листе присутствует название организации, цифровое обозначение отчетного года, логотип организации, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов. Рубрики на шмуцтитуле сопровождаются профессиональными фотографиями, отражающими тематику данного раздела. Внутри разделов рубрикация производится путем шрифтовых выделений, таких как: изменение наклона шрифта, набор прописными буквами, изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта, изменение гарнитуры. А также нешрифтовых выделений: отчеркиванием линейками, заключение в рамку с использованием различных линеек; обрамление наборной строки или отдельного слова в строке, печать другим цветом. Подаваемая информация сопровождается фотографиями. Каждый раздел данного отчета отделен от предыдущего рубрикой на шмуцтитуле, что делает его удобным в навигации.

Годовой отчет  – 2004 год (см. Приложение 9)

Рассматриваемый отчет – это брошюра, выполненная  в сине-белых корпоративных цветах и представленная в виде брошюры. На титульном листе присутствует название организации, цифровое обозначение отчетного года, логотип организации, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов. Рубрики на шмуцтитуле сопровождаются одной и той же фотографией с изображением логотипа организации. Внутри разделов рубрикация производится путем шрифтовых выделений, таких как: изменение наклона шрифта, набор прописными буквами, изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта, изменение гарнитуры, набор капителью. А также нешрифтовое выделение: печать другим цветом. Диаграммами в этом разделе представлены: динамика финансирования благотворительных программ организаций и частных лиц г.Тольятти с 2001 года, динамика поступлений благотворительных пожертвований в Фонд из местных источников с 2001 года, формирование средств долгосрочного финансирования благотворительной деятельности Фонда. каждый раздел данного отчета отделен от предыдущего рубрикой на шмуцтитуле, что делает его удобным в навигации. Отличительной чертой годового отчета 2004г. является отсутствие данных, представленных в виде таблиц и диаграмм.

Годовой отчет  – 2005 год (см. Приложение 10)

Отчет оформлен в виде брошюры, выполненной в сине-белых корпоративных цветах. На титульном листе присутствует название организации, цифровое обозначение отчетного года, логотип организации, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов, а также, впервые появляется тема годового отчета, отражающая основное направление деятельности организации. Рубрикация производится путем шрифтовых выделений - набор прописными буквами, изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта и нешрифтового, такого как: печать другим цветом. Годовой отчет 2005 года – единственный, где рубрикация производится с помощью окрашивания страниц в различные  цвета. Внутри разделов рубрикация производится путем шрифтовых выделений, таких как: изменение наклона шрифта, изменение гарнитуры. Подаваемая информация сопровождается фотографиями. В диаграммах отражено соотношение поданных и поддержанных проектов в рамках общего конкурса в 2005г. Диаграммами представлены: динамика поступления благотворительных пожертвований из местных источников с 2001г., динамика поступления частных пожертвований с 2001г., формирование благотворительного капитала с 2001г.), отсутствуют рубрики на шмуцтитуле.

Годовой отчет  – 2006 год (см. Приложение 11)

Данный годовой  отчет оформлен в сине-белых корпоративных  цветах и представлен в форме брошюры. На титульном листе присутствует название организации, цифровое обозначение отчетного года, логотип организации, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов, тема годового отчета. Качество листов, на которых располагаются рубрики на шмуцтитуле, отличается от остальных - они значительно плотнее. Внутри разделов рубрикация производится путем шрифтовых выделений, таких как: изменение наклона шрифта, набор прописными буквами, изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта, изменение гарнитуры. А также нешрифтовых выделений: отчеркиванием линейками, заключение в рамку с использованием различных линеек; обрамление наборной строки, печать другим цветом. Подаваемая информация сопровождается фотографиями. Каждый раздел данного отчета отделен от предыдущего рубрикой на шмуцтитуле, что делает его удобным в навигации. Отличительной чертой годового отчета 2004г. является отсутствие данных, представленных в виде таблиц.

Годовой отчет  – 2007 год (см. Приложение 12)

Данный годовой отчет  опубликован в журнале партнерства  фондов местных сообществ и является одной из его статей. Присутствует название организации, цифровое обозначение отчетного года, логотип организации, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов. Рубрикация производится путем шрифтовых выделений, таких как: изменение наклона шрифта, набор прописными буквами, изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта. А также нешрифтового выделения: печать другим цветом. Подаваемая информация сопровождается фотографиями.

Годовой отчет  – 2008 год (см. Приложение 13)

Данный годовой отчет  опубликован в журнале партнерства фондов местных сообществ и является одной из его статей. Присутствует название организации, цифровое обозначение отчетного года, логотип организации, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов. Рубрикация производится путем шрифтовых выделений, таких как: изменение наклона шрифта, набор прописными буквами, изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта. А также нешрифтового выделения: печать другим цветом. Подаваемая информация сопровождается фотографиями. В годовом отчете за 2008 год отсутствуют рубрики на шмуцтитуле.

Анализ дизайна годовых  отчетов позволяет сказать о  наличии постоянных и изменяющихся элементов. Таким образом, к постоянным элементам мы можем отнести следующие: логотип организации, цифровое обозначение отчетного года, название организации и такие виды рубрикации, как изменение насыщенности шрифта, изменение кегля шрифта. К изменяющимся элементам относятся: указание на принадлежность публикации к разряду годовых отчетов, тема годового отчета, перевод на английский язык, оформление в корпоративных цветах, наличие диаграмм и таблиц, наличие фотографий и такие виды рубрикации, как изменение наклона шрифта, набор текста прописными буквами, изменение гарнитуры шрифта, отчеркивание линейками, заключение текста в рамку с использованием различных линеек, обрамление наборной строки или отдельного слова в строке, печать другим цветом, окрашивание страниц в различные цвета, шмуцтитул.

2.4. Характеристика годового отчета ГБФ «Фонд Тольятти» как

информационного источника для внешних целевых аудиторий

Годовой отчет  ГБФ «Фонд Тольятти» – это документ, ёмко и наглядно представляющий деятельность данной организации за отчетный год. Он информирует клиентов, партнеров, благотворителей и общество в целом о том, как реализуются цели, заложенные в миссии и стратегических планах. В привлечении информации для годового отчета принимают участие: грантовый отдел, отдел развития, бухгалтерия и исполнительный директор ГБФ «Фонд Тольятти» – Цирульников Б.А. Исчерпывающая информация о результатах деятельности данных отделов предоставляется PR-менеджеру «Фонда Тольятти» для обработки, систематизации данных и согласования с исполнительным директором.

Все годовые отчеты «Фонда Тольятти» базируются на реальных фактах и выполняют одновременно отчетную, презентационную и информационную функции. Создавая годовой отчет, ГБФ  «Фонд Тольятти» преследует, в  первую очередь, цели, направленные вовне  организации. Годовой отчет создается, чтобы информировать внешние целевые аудитории о вкладе в развитие общества. Наличие грамотного отчета по количественным и качественным показателям и финансового отчета говорит о стабильности и прозрачности работы. Читатель получает исчерпывающую информацию о работе «Фонда Тольятти» и настоящем положении дел. Это очень важные факторы в вопросе привлечения партнеров, доноров и волонтеров. В своих отчетах, ГБФ «Фонд Тольятти» систематизирует информацию таким образом, чтобы наиболее полно и доступно отразить важные аспекты в деятельности за отчетный год для каждой целевой аудитории.

Представители средств массовой информации. Эту группу интересуют история, цели, миссия фонда, методы и принципы работы, общие характеристики деятельности, основные финансовые показатели, перспективы развития – презентационная информация, которая содержится в таких разделах годового отчета, как вступительное слово, программный отчет и финансовые показатели. Наличие информации, в сжатой форме отражающей концепцию и результаты деятельности организации, особенно важно для представителей данной аудитории. Выделение итоговых цифр, графики и диаграммы позволяют оперативно воспринимать и обобщать некоторые данные, что облегчает их последующее использование. В своих годовых отчетах, ГБФ «Фонд Тольятти» в полной мере удовлетворяет потребности данной аудитории, подробно информируя о своей работе, предоставляя возможность получить годовой отчет по почте или путем «прямой доставки».

Для благотворителей, партнеров и органов власти в годовых отчетах представлена как количественная, так и качественная информация. Эту группу читателей в первую очередь интересуют история, цели, миссия, принципы и методы работы организации, отчет о реализации программ и проектов, финансовый отчет, перспективы развития – сведения о проделанной работе и состоянии дел организации. Например, в разделе «Благотворительная деятельность» – представляются данные о количестве проведенных конкурсов, поданных заявок, профинансированных проектов и общий бюджет проектов-победителей; о количестве денежных средств, перечисленных в рамках благотворительных акций, программ и целевой поддержки организаций и физических лиц. В разделе «Именные и фамильные фонды» описываются цели и приоритетные направления именных и фамильных фондов, количество перечисленных денежных средств. Также, на данную целевую аудиторию, рассчитан такой раздел годового отчета, как «финансовые показатели». Для облегчения восприятия и возможности провести сравнение и аналогию с предшествующими периодами, некоторые данные представлены в диаграммах, графиках и таблицах. В своей совокупности, годовые отчеты позволяют увидеть весь путь, все результаты, которые получила команда «Фонда Тольятти» за год работы. Годовой отчет демонстрирует благотворителям надежность организации, посредством открытой публикации и раскрытия значимой информации для данной целевой группы.  Таким образом, годовой отчет ГБФ «Фонд Тольятти» – это инструмент создания деловой репутации и привлечения ресурсов, так как потенциальные доноры используют его при оценке деятельности организации и проведении сравнительного анализа, он раскрывает текущее положение дел, результаты работы «Фонда Тольятти» и его финансовое положение. Это особенно важно для потенциальных доноров. Для данной целевой группы ГБФ «Фонд Тольятти» использует такой способ доставки, как отправка почтой или «прямая доставка».

Предоставляя  важную информацию для такой целевой  группы, как благотворители, годовой  отчет ГБФ «Фонд Тольятти»  является, так же, информационным источником для фактических и потенциальных получателей услуг.

Для клиентов, каждый годовой отчет ГБФ «Фонд Тольятти» содержит подробное описание реализуемых благотворительных программ, акций и проектов, что дает возможность представителям данной целевой группы получить полное представление о том, как данная организация достигает поставленных целей, выполняет заявленные задачи и  миссию – насколько деятельность фонда улучшает качество жизни городского сообщества. Также, предоставляется возможность, изучить весь спектр оказываемых услуг, уточнить и уяснить приоритетные для себя направления деятельности для последующего выбора и возможного участия в проектах фонда. Таким образом, посредством годового отчета, «Фонд Тольятти» сообщает значимую информацию для своих клиентов.

Группу российских и зарубежных благотворительных фондов интересуют следующие разделы годовых отчетов: вступительное слово, программный отчет, финансовые показатели. Данная целевая группа подробно изучает каждый раздел, так как представленные данные могут, в последовательности, использоваться в собственной практике. Особенно интересен и полезен может быть блок «программный отчет», содержащий подробное описание и аннотацию к проектам, конкурсам и различным благотворительным программам, реализуемым ГБФ «Фонд Тольятти». Все идеи фонда в области развития благотворительности в Тольятти – эффективный инструмент привлечения денежных средств, а, следовательно, ценный опыт. Для данной целевой группы ГБФ «Фонд Тольятти» использует такой способ доставки, как отправка почтой или «прямая доставка».

Так же представители  всех целевых аудиторий имеют  возможность в любое время  ознакомится с годовым отчетом  фонда на официальном сайте http://www.fondtol.org.

ГБФ «Фонд  Тольятти» рассматривает годовой отчет как возможность ясно и структурировано рассказать внешнему миру о своей роли и месте в обществе, продемонстрировать систему ценностей, выделить основные достижения и планы развития. Годовой отчет фонда, как форма информационной отчетности – это документ, который отражает конкретные результаты его деятельности в области благотворительности за отчетный календарный год. Годовой отчет позволяет комплексно представлять обществу результаты деятельности фонда, вести диалог со всеми заинтересованными общественными группами. При условии качественной организации процесса подготовки и публикации годового отчета фонд получает ряд преимуществ и выгод, таких как: информированность клиентов, благотворителей и партнеров, органов власти, российских и зарубежных фондов; создание новых информационных поводов для освещения деятельности фонда в СМИ.

2.5. Проект  годового отчета ГБФ «Фонд  Тольятти» за 2009 год

Проанализировав годовые  отчеты ГБФ «Фонд Тольятти», мы пришли к выводу, что их информационное наполнение  является оптимальным  и отвечающим всем принципам составления годовых отчетов. Информация структурирована и систематизирована таким образом, что в сжатой форме отражает все направления деятельности данной организации. С 2000 до 2006 года наблюдается  рост объема информации, улучшение системы рубрикации текста. Печать годовых отчетов за 2007 и 2008 год в журнале «Фонд» обусловлена сокращением выделяемых средств по статье «Публикации». Дизайн всех годовых отчетов довольно разнообразен и отличается высоким качеством полиграфии.

В данном параграфе нами будут описаны собственные идеи и предложения по оформлению годового отчета за 2009 год (см. Приложение 15). Было принято решение не производить информационное наполнение данного годового отчета по следующим причинам: во-первых, из-за отсутствия систематизированных данных по деятельности организации в рамках 2009 года (информацию начинают обрабатывать  в начале года, следующего за отчетным, а сам годовой отчет увидит свет лишь в мае 2010 года); во-вторых, структура и содержание являются примерно одинаковыми для всех годовых отчетов фонда – данный критерий не нуждается в какой-либо доработке и является оптимальным для специфики деятельности данной организации.

Годовой отчет за 2009 год  будет оформлен с использованием элементов корпоративной идентификации, а именно: на титульном листе будет использовано фирменное написание названия организации «ГБФ «Фонд Тольятти», изображен логотип фонда,  отчет будет оформлен в сине-белых корпоративных цветах. Также, в соответствии с выделенными ранее критериями, на титульном листе будут присутствовать такие элементы, как наименование отчетного года, указание на принадлежность данной публикации к разряду годовых отчетов: «Годовой отчет 2009» и тема годового отчета: «Созидание в вечности храня…» Каждый раздел данного отчета будет отделяться от предыдущего рубрикой на шмуцтитуле, что сделает его удобным в навигации. К данной публикации подобран такой тип скрепления, как скрепление пружиной, что придаст изделию оригинальный вид. Следует отметить, что во всех годовых отчетах фонда отсутствует содержание, что в некоторой степени затрудняет его изучение. Нами было предложено заменить такой раздел годового отчета, как содержание – стикерами, которые  будут прикреплены справа к каждому шмуцтитулу и имеют различную окраску (это различные оттенки корпоративных цветов). Каждый последующий стикер длиннее, чем предыдущий. На каждом стикере написано наименование раздела, которое полностью совпадает с надписью на шмуцтитуле. Таким образом, стикер будет являться своеобразной закладкой, прикрепленной ко всем шмуцтитулам, отражающей содержание раздела. Итак, открыв годовой отчет, читатель получит представление о его содержании. Помимо этого, появляется возможность мгновенно попасть на страницу с выбранным разделом. Удобство в навигации является важным фактором, влияющим на адекватность восприятия информации. Также, в качестве нововведения, предлагается прикрепить к лицевой стороне последнего листа карман, в который будет вкладываться диск с фотоотчетами фонда. Фотографии позволяют максимально приблизить получателя информации к  событиям, происходившим в жизни фонда в 2009 году, и наглядно отражают уровень проведения мероприятий. Учитывая, что представляемый формат годового отчета не позволяет включить большой объём фотоматериалов, то размещение кармана с диском открывает новые возможности по раскрытию информации. Диск, так же, как и титульный лист отчета, будет включать элементы корпоративной идентификации.