Коммуникации в организации

 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Санкт-Петербургский  государственный университет технологии и дизайна»

ИНСТИТУТ  БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ

КАФЕДРА  БИЗНЕС-ТЕХНОЛОГИЙ

 

Курсовая  работа студента 3 курса группы 3- СЗ-6

Ковряновой А.Д.

по курсу  ««ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ»»

Тема работы: «Коммуникации в организации»

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

Содержание:  
 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

Глава І. Коммуникации в системе управления

1.1.Сущность  и роль коммуникаций…………………………………………....4

1.2.Конфликты  в организации, сущность и способы  управления…………….9

3. Барьеры на пути межличностных коммуникаций……………………..…11  
4. Типы конфликтов……………..…………………………………………….13

Глава II. Практический подход к коммуникации в организации

2.1. Описание организации : «Posterscope Russia» ……………………………21

2.2. Трудности в развитии коммуникационных отношений в организации....25

2.3. Решение коммуникативной проблемы в данной организации…………..29

Список  литературы……….………………………………….…………..…31 
  
 

 

 

 

 

 
  
  
  Введение

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий  и представляют одну из сложных проблем  менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками». Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. На сегодняшний день тема моей курсовой работы весьма актуальна, так как от эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.    

Опыт как  Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране.

 

 
      Глава I. Коммуникации в  системе управления

1.1.Сущность, цели, виды  и роль коммуникации.

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди

специалистов. Так, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и

пассажирские  потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому.

Инженерные  коммуникации образуют сложную подземную  инфраструктуру

города и  микрорайонов, подводя к домам  и предприятиям воду, тепло,

электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации

обеспечивают  телефонную, радиотелевизионную и космическую  связь

пользователей.

    Вместе  с тем, общение людей также  является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

    Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) –  специфический обмен

информацией, процесс  передачи эмоционального и интеллектуального

содержания.

    Коммуникации  – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и

параметров  речи.          

По  мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.[2,с.222]      

По  мнению Латфуллиной Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.[11,с.258 ]     

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации –  это обмен информацией, на основе которой руководитель принимает  решения и доводит их до сотрудников  организации.[14,с.213 ]     

А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. – «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать ) появился в научной литературе в начале XX века ( хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).     

Термин  «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе  не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных  концепций организаций придало  актуальность проблемам, связанных  с построением и функционированием  коммуникационных сетей.  [13, с.245 ]     

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы даже целые организации. В  первом случае коммуникация носит межличностный  характер и осуществляется путем  передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и  отношений от одного лица другому  в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в  ответ желаемого поведения.  

 

Цели коммуникаций в  организации:

Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.

Создание информационных каналов для обмена информацией  между отдельными сотрудниками и  группами и координации их задач  и действий.

Регулирование и рационализация информационных потоков.

 

 

     Коммуникации, осуществляющиеся в организациях, могут  быть классифицированы по ряду признаков :

Признак классификации	Виды коммуникаций
Субъект и средства коммуникаций	Коммуникации  с помощью технических средств, информационных технологий (Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Межличностные ( коммуникации, осуществляемые между  людьми в ситуациях «лицом к лицу»  и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют большую значимость для изучения организационного поведения )
Форма общения	Вербальные (реализуются  посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем информации  передается посредством голосовой  связи. Письменные коммуникации  реализуются через документы  в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному  письменные указания.   Невербальные (осуществляются посредством языка телодвижений  и параметров речи. Язык телодвижений – главный компонент невербальных  коммуникаций, оказывающих воздействие  на другого человека. К нему относятся  одежда, осанка, жесты, собственно  телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. К параметрам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор  слов, употребление жаргона, громкость  голоса, произношение слов и др.)
Каналы  общения	Формальные (позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами: организационными (например, схемой организационной структуры); функциональными ( например, положение об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).       Формальные  коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую  структуру управления.) Неформальные ( социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения  человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.   Неформальные  коммуникации часто называются «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов)
Организационный признак (пространственного расположения каналов)	Вертикальные  (связывают все уровни управления организации в единое целое.) Горизонтальные (коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.)   Диагональные (коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено.)
Направленность  общения	Нисходящие   ( коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным.) Восходящие (коммуникации, направленные снизу  вверх от подчиненных к руководителю.)

 

 

    

 

 

 

 

 

1.2.Конфликты  в организации, сущность и способы  управления.

Конфликты существуют столько, сколько существует человек. Однако общепринятой теории конфликтов, объясняющей  их природу, влияние на развитие коллективов, общества, нет, хотя имеются многочисленные исследования по вопросам возникновения, функционирования конфликтов, управления ими.

Конфликт - борьба за ценности и претензии на определенный статус, власть, ресурсы, в которой целями являются, нейтрализация, нанесения  ущерба или уничтожение соперника.

В данном определении  четко и ясно указанны цели конфликтного взаимодействия, возможные действия в случае сопротивления оппонента, причем действия перечисляются в  порядке нарастания силы.

Конфликт - столкновение противоположно направленных целей, интересов, позиций, мнений или взглядов двух или более людей.

В этом определении акцент сделан на предмет столкновения в  виде противоположных целей, интересов, а вопрос методов воздействия  остается неизвестным.

Признаки конфликта  включают: наличие ситуации, воспринимаемой участниками как конфликтной; неделимость объекта конфликта, т.е. предмет не может быть поделен справедливо между участниками конфликтного взаимодействия; желание участников продолжить конфликтное взаимодействие для достижения своих целей, а не выход из создавшейся ситуации.

Основными составляющими  конфликта являются: субъекты конфликта (участники конфликтного взаимодействия), объект конфликта (то, что вызывает противодействие у участников конфликта), инцидент, причины конфликта (почему происходит столкновение интересов); методы регулирования конфликта и диагностики конфликта.

Достаточно часто в  основе конфликтной ситуации лежат  объективные противоречия, но иногда бывает достаточно какой-либо мелочи: неудачно сказанного слова, мнения, т.е. инцидента - и конфликт может начаться. В конфликтной ситуации уже проявляются возможные участники будущего конфликта - субъекты или оппоненты, а также предмет спора или объект конфликта.

Конфликт начинается с того момента, когда хотя бы один из взаимодействующих субъектов осознает различие своих интересов и принципов от интересов и принципов другого субъекта и начинает односторонние действия по сглаживанию этих различий в свою пользу (еще не понимая четко, в чем они заключаются).

Первым признаком конфликта можно считать напряженность, которая проявляется вследствие недостатка или противоречивости информации, недостаточности знаний для преодоления затруднения. Настоящий конфликт часто проявляется при попытке убедить другую сторону или нейтрального посредника, что “вот почему он не прав, а моя точка зрения правильная”.

Человек может попытаться убедить других принять его точку  зрения или заблокировать чужую  с помощью первичных средств  влияния, таких как принуждение, вознаграждение, традиция, экспертные оценки, харизма, убеждения или участие.

 

1.3. Барьеры  на пути межличностных коммуникаций      

Коммуникациям очень часто препятствует непонимание  друг друга членами коммуникационного  процесса. Причины возникновения  проблем коммуникации из-за непонимания  заключаются в следующем.     

1. Различия в восприятии  сообщения и его основной идеи  и концепции, что происходит  в силу:

неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок  членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);

конфликта между  сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);

различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей. [6,с.73 ]     

2.Семантические барьеры,  возникающие из-за плохо формулированных  сообщений, которые могут приводить  к потере информации при передаче  получателем, особенно много проблем  такого рода порождается в многонациональной среде.[7,с.119 ]     

Семантика – это наука, изучающая способы  использования слов и предаваемых  им значения. Поскольку слова (символы) могут для разных людей иметь  разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так  же интерпретировано и понято получателем.      

3.Невербальные межличностные преграды .

К ним относятся любые символы,  кроме слов. Зачастую невербальная  передача осуществляется  одновременно  с вербальной и может усиливать  либо изменять смысл слов. Зрительный  контакт, улыбка или нахмуренные  брови напряженное выражение  лица – все это примеры невербальных  коммуникаций. К ним относятся  и жесты: указание на что-то  пальцем, прикрытие рта рукой,  прикосновение и т.д.      

Еще одна форма невербальных коммуникаций – то, как мы произносим слова (наша интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п.). как известно, все это способно сильно изменить смысл сказанного. Вопрос «Есть идеи?» на бумаге означает  ничто иное, как предложение высказать свои идеи. Но произнесенный резким раздражительным тоном, этот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно иначе: «Если вы понимаете свою выгоду, не предлагайте идей, противоречащие моим».