Организация приемки кондитерских изделий на примере оптового предприятия «Акконд»

д) подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом,- его копия;

е) документ, удостоверяющий полномочия представителя, выделенного для участия в приемке;

ж) акт, составленный в соответствии с инструкцией;

з) документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;

и) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах возникновения недостачи (анализы на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, коммерческие акты и др.);

к) к акту приемки скоропортящейся продукции - ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист.

Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе.

   Претензия в связи с недостачей продукции предъявляется отправителю (поставщику) в установленный срок.

   При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику).

   При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушенной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр претензии изготовителю, известив об этом получателя.

   По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель руководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии.

   Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или заместителем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя).

В случае, когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

   О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик) сообщает получателю в установленный срок.

   При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию.

   Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, предъявленной в связи с недостачей продукции, кроме мотивов отказа должен сообщить дату получения им этой продукции, а также дату и номер счета отправителя (изготовителя).

   Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

   Анализ положений обеих инструкций показывает, что фактически единственным отличием данных документов является различие оснований приемки: по количеству и по качеству.

 

1.2 Документальное оформление поступления товаров на склад.

   Поступление товаров на склад и их приемка регламентируются Гражданским кодексом РФ; Положением о поставках товаров народного потребления; Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству»; Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству»; договорными обязательствами поставщиков и покупателей; правилами перевозки грузов различными видами транспорта и другими нормативными актами.

   Основными документами, регламентирующими отношения, связанные с поставками товаров, являются договора (договор поставки, купли-продажи, принятия товаров на комиссию и другие). В них оговариваются порядок и условия поставки товаров.

   Отпуск (отгрузка) товаров от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами: накладными, железнодорожными накладными, товарно-транспортными накладными, счетом и другими.

   Если товар поступил на предприятие без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается комиссией и оформляется приемным актом.

   Одним из основных товаросопроводительных документов является накладная (форма № 61 и М-15).

   При перевозке товаров автомобильным транспортом применяется товарно-транспортная накладная (ф. 1-Т).

   При поступлении товара железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. При этом могут использоваться специализированные по товарным группам формы накладных (на перевозку одежды).

   Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется накладная на перевозку груза в универсальном контейнере.

   Счет-фактура является для покупателя товара приходным товарным документом и одновременно выступает основанием для оплаты поступившего товара. В счете-фактуре отдельной строкой должна быть выделена сумма налога на добавленную стоимость.

   Для оплаты поступивших товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара одновременно с накладной либо в случае предоплаты.

   В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной или счету могут быть приложены документы, подтверждающие массу товаров (карты, упаковочные ярлыки и т.п.) или их качество (сертификаты, спецификации, качественные удостоверения, справки о результатах лабораторных анализов и т.п.).

   Для получения товара покупатель оформляет доверенность (форма № М-2, М-2а).

   Применение этих доверенностей практически одинаковое, разница состоит лишь в том, что ф. М-2 учитывается по корешку доверенности, а ф. М-2а учитывается в книге доверенностей.

   После получения товара в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие получение товаров, и книге учета доверенностей проставляются номера и даты сопроводительных документов.

   Оформление доверенности производится в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности.

   Приемка товара сопровождается составлением материально ответственным лицом накладной на фактически принимаемый товар.

   Приемка товаров по количеству и качеству, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с инструкциями «О порядке приемки товаров народного потребления по количеству», «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

   Если товар находится в не нарушенной таре, то приемка ведется по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товара в таре не производилась, то делается отметка об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют указанному в товаросопроводительных документах, то на документы накладывается штамп предприятия-покупателя и ставится подпись материально ответственного лица, которая должна быть заверена круглой печатью предприятия.

   В случаях, когда при приемке товаров установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется «Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей».

   В случае обнаружения недостачи сверх норм естественной убыли и боя при транспортировании или пересортицы товаров, а также при отсутствии сопроводительных документов, подтверждающих количество и качество товаров, необходимо:

- при иногородней поставке, если груз не сопровождается  представителем поставщика, вызвать  представителя отправителя (поставщика) в сроки, предусмотренные договором;

- при одногородней поставке вызвать в установленные сроки представителя отправителя (поставщика) для участия в приемке-сдаче товаров и составления двухстороннего акта.

   Прием импортных товаров по количеству и качеству производится комиссией с участием представителей бюро товарных экспертиз или торгово-промышленной палаты. Там, где это не представляется возможным, товар принимается с участием представителей других не заинтересованных организаций, которые должны иметь доверенность на право участия в приеме товаров. Если при приемке импортных товаров установлено их ненадлежащее качество, некомплектность и недостача, то составляется «Акт об установлении расхождений в количестве при приемке импортных товаров». Он оформляется по каждой иностранной фирме и наряду-заказу на товары, поступившие в фабричной упаковке инофирмы, в пяти экземплярах (два экземпляра –  для расчетов с российскими организациями и три экземпляра – для предъявления претензий инофирме).

   При приемке товаров необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар, подтверждающий качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителей.

   К товарам, подлежащим обязательной сертификации, относятся продовольственные товары, парфюмерия и косметические средства, пеномоющие средства, шампуни, а также ясельная и детская одежда, товары народного потребления, имеющие контакт с незащищенными частями тела человека и т.д.

   Все первичные товарные и денежные документы являются бланками строгой отчетности, т.е. подлежат обязательному учету в бухгалтерии предприятия. Они должны выдаваться, в случае необходимости, только под расписку.

   Все приходные документы учитываются в журнале «Журнал поступления товаров», который ведется коммерческой службой или бухгалтерией предприятия.

   Записи в документах производятся авторучкой или на пишущей машинке.

В документах помарки, подчистки и т.п. не допускаются.

   Для краткости ограничимся перечислением наиболее существенных вопросов, возникающих в процессе организации и осуществления приемки товаров народного потребления по количеству и качеству. Ниже в скобках указаны номера пунктов соответствующих инструкций, содержащих ответы на поставленные вопросы. Вначале указывается номер пункта в инструкции № П-6 (приемка товаров по количеству), затем номер пункта в инструкции № П-7 (приемка товаров по качеству).

1. Порядок приемки товаров  от органов транспорта (№ П-6 - пункт 4; № П-7 - пункт 3).

2. Случаи актирования  претензии к транспорту (№ П-6 - пункт 5; № П-7 - пункт 4).

3. Сроки приемки товаров (№ П-6 - пункт 9; № П-7 - пункт 6).

4. Документы, на основании  которых производится приемка (№  П-6 - пункт 12; № П-7 - пункт 14).

5. Как поступить, если  обнаружено несоответствие количества  и качества товара данным товарно-сопроводительных  документов? (№ П-6 - пункт 16; № П-7 - пункт 16).

6. Содержание уведомления  поставщику (№ П-6 - пункт 17а; № П-7 - пункт 17).

7. Сроки направления уведомления  поставщику (№ П-6 - пункт 17а; № П-7 - пункт 18).

8. В какие сроки должен  явиться представитель поставщика? (№ П-6 - пункт 17; № П-7 - пункт 19).

9. Как поступить, если  представитель поставщика не  явился? (№ П-б - пункт 18; № П-7 - пункт20).

10. Кто может быть включен  в состав комиссии по приемке  товаров в случае неявки поставщика  или когда явка необязательна? (№ П-6 - пункт 18; № П-7 - пункт 20).

11. Сроки составления акта  об установленном расхождении  в количестве (№ П-6 - пункт 25; №  П-7 - пункт 29).

12. Содержание акта (№  П-6 - пункт 25; № П-7 - пункт 29).

13. Порядок и сроки утверждения  акта (№ П-6 - пункт 26; № П-7 - пункт 32).

14. Обязательные приложения  к акту (№ П-6 -пункт 27; № П-7 - пункт 31).

15. Товарная книга 

   Ведется материально ответственными лицами для учета товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара (каждый номенклатурный номер) в книге открывается отдельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания номенклатурных номеров.

Рассмотрим совокупность циркулирующих на складе документов, необходимых для управления и контроля операциями приемки и размещения товаров на хранение.

   Документы, участвующие в операциях по продаже и отпуску товаров со складов предприятия оптовой торговли

16. Заказ-заявка 

   Составляется покупателем и корректируется товароведом-реализатором с учетом наличия товаров на складе.

   Товаровед уточняет и заполняет в заказе-заявке данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе.

17. Договор поставки 

   Заключается между оптовым предприятием и покупателем и служит для определения размеров, сроков и условий продажи, отпуска и доставки товаров.

18. Журнал регистрации  заказов покупателей