Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………..3

I. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью……………………………………………………………...4

1.1. Презентация в связях с  общественностью……………………………….4

1.2. Понятие презентации……………………………………………………...5

1.3. Виды презентаций…………………………………………………………8

1.4. Основы подготовки и проведения презентаций………………………..13

II. Методика проведения презентаций……………………………………17

2.1. Критерии оценки презентации  в связях с общественностью………….17

2.2. Рекомендации по совершенствованию процесса подготовки

      и проведения презентаций в связях с общественностью………………21

III. Заключение………………………………………………………………23

IV. Список использованной литературы…………………………………24

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающие особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.

Изучение  методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой  для исследования, поскольку конкуренция  охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции - увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.

 Пытаясь  привлечь к себе внимание, предприниматели  и специалисты разных областей  в наши дни сталкиваются с  беспрецедентными трудностями. Слишком  многие желают того же, и борьба  оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия  то и дело приходится менять.

 Презентация  - испытанное средство привлечь  к себе внимание. Деловая презентация,  проведенная искусно, заставляет  людей положительно оценить и  Вас и Ваше сообщение. Как  для отдельных людей, так и  для организаций успешная презентация  - это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого. 

 Целью  работы является рассмотрение  методики проведения презентации  и применение ее на практике.

В связях с общественностью презентация  проводится в целях управления общественными  отношениями. Центральной темой  выступает образ фирмы или  организации. От проведения презентации  зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию максимально  эффективно.

 

I. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью

1. Презентация в связях с общественностью

 

Связи с  общественностью являются неотъемлемой частью современного гражданского общества. Это «смазка для демократии», как говорила Индира Ганди. На международном  уровне такой вид деятельности именуется  Public Relations (PR), но в России был избран профессиональным сообществом и прижился перевод - «связи с общественностью» (СО). Существует множество определений данного понятия, классическим из которых по праву считается то, которое принадлежит Сэму Блэку: «ПР – это искусство и наука достижения гармонии посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности».

Связи с  общественностью довольно многогранная деятельность, что, бесспорно, является плюсом, так как позволяет работать в различных сферах. Это могут  быть некоммерческие организации, политика, бизнес, органы власти, СМИ или шоу-бизнес. Ключевым понятием в связях с общественностью является базисный ПР-субъект, то есть та организация (или физическое лицо), в чью пользу (по чьему заказу) осуществляется управление общественными отношениями, чьи интересы гармонизируются с общественными.

Любая организация  обладает самыми разными характеристиками, что позволяет обнаружить в ней  различные стороны. Поэтому задачей  связей с общественностью является преподнесение базисного ПР-субъекта определенной стороной в контексте определенной ситуации. Это не подразумевает использование ложной информации, так как на неправде невозможно двигаться бесконечно, подобная цепочка рано или поздно разорвется. Более того, в связях с общественностью господствует незыблемое правило – не лгать, ведь правды всегда хватит.

В деятельности связей с общественностью имеются  профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, «создаваемые» события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам.

К подобным событиям можно отнести церемонию  открытия, прием, круглый стол, дискуссию, посещение, пресс-тур, пресс-конференцию, корпоративную вечеринку и, конечно, презентацию.

«Если представление  одного лица другому происходит, как  требуют правила, при посредничестве третьего лица, то в сфере связей с общественностью знакомство людей  и организаций строится иначе, обычно они сами представляют себя на публике. Это и называется презентацией», пишет А.В. Кочеткова. Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках большого мероприятия, выставки, ярмарки. В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями.

Презентация как специальное событие в  связях с общественностью обладает определенным набором свойств, отличающих ее от презентаций иных сфер деятельности. Особенно ПР-презентацию следует  отличать от презентации рекламного характера. Во втором случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в ПР-презентации центральной темой должно быть целое – образ фирмы или организации, связанные с ним цели. Более того, ПР-презентация всегда является частью работы, этапом в реализации определенной концепции.

 

                                    1.2. Понятие презентации

 

Презентация – это организованная встреча  группы людей с целью представления  чего-либо нового, недавно созданного.

Дословно  «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью  наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Основные цели презентации заключаются в  следующем:

1. Оповещение о событии, достойном внимании аудитории;
2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию;
3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения.

Роджер  Хэйвуд выделяет некоторые возможности базисного ПР-субъекта на презентации. В реальном случае эти возможности можно классифицировать как цели:

1. Улучшить известность компании;
2. Привлечь потенциальных покупателей;
3. Укрепить отношения с существующими покупателями и др.

 Таким  образом, общая стратегия презентации  строится сначала на внушении  доверия к фирме, организации,  а затем выступающие переходят  к убеждению в целесообразности  определенных акций, действий  и поступков, предлагаемых в обращении.

Другими словами: стратегия презентации  – это единство оповещения, приобщения и содействия.

В презентации  принимают участие руководители или неофициальные представители  тех структур, которые выходят  на связи с общественностью. Они  являются организаторами и хозяевами  мероприятия. Вторая группа участников – приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). И третья – специалисты  по связям с общественностью, ответственные  за проведение данной презентации.

Посвящены презентации могут быть самым различным событиям. К примеру, открытию нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т. п.). Новым субъектом обычно выступает фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство) и т. п. Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т. д.), освоение нового вида услуг или определенная дата в истории фирмы. В любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.

ПР-презентацию  можно сравнить с пресс-конференцией. А.Н. Чумиков пишет, что такая форма подачи информации (презентация) может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются. Презентация отличается более широким кругом приглашенных представителей общественности, а на пресс-конференцию приглашают только представителей средств массовой информации. Конечно, на презентацию тоже следует позвать журналистов, но не только. Необходимо пригласить потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, в общем, тех, кто должен воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно. Контингент приглашенных зависит от поставленных целей и задач. Еще одно отличие – больший акцент на культурную программу, презентация содержит элемент развлекательности, это не рабочее мероприятие, как пресс-конференция. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Г.Л. Тульчинский выделяет главной отличительной чертой тематику. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема – какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.

Итак, презентация  – это цепь накладывающийся друг на друга событий, а именно (по мнению А.Н. Чумикова):

1. Приглашение и встреча;
2. Пресс-конференционная часть;
3. Презентационная часть;
4. Неформальное общение;
5. Сопровождение (дополнение) общения;
6. Прощание.

И еще  один важный момент: любая презентация  – это фактически несколько презентаций  одновременно. Например, презентуется некоторый «именинник». Вроде бы главный герой – он. Но те, кто  хвалят «именинника», изо всех сил  презентуют себя. При этом организаторы действия активнейшим образом демонстрирует  свои возможности («обратитесь к  нам – мы и для вас устроим  такую же презентацию»). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих.

 

                                     1.3 Виды презентаций

 

Все деловые  презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и  творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и  реализуется. Очевидно, что не все  деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению  к:

• конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации;
• презентатору;
• теме;
• аудитории;
• внешней среде и окружающим;
• временным рамкам;
• степени эффективности;
• конечному итогу.

Несмотря  на перечисленные различия, можно  провести дифференциацию презентаций  на основе наиболее часто встречающихся  деловых презентаций. Определяя  тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить:

1. какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени;
2. какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать;
3. как следует построить содержание и стиль презентации.

Одной из форм дифференциации презентаций является распределение их по отношению аудитории  к презентатору. Деловые презентации  бывают двух типов:

1. Внешние;
2. Внутренние.

Внешняя презентация подается аудитории  вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.