Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью

Также презентации  могут быть дифференцированы в свете  доминирующих характеристик, таких  как:

1. Продвигающие;
2. Информационные;
3. Нисходящие;
4. Восходящие.

Продвигающие  презентации.

Это презентации, в которых общение построено  с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду  общественности, охвата ею как можно  большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы.

Информационные  презентации.

При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они  проводятся для передачи технической  информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и  доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания  аудиторией.

Нисходящие  презентации.

Это разновидность  внутренней презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой  позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.

Восходящие  презентации.

Также вариант  внутренней презентации. Представление  проекта или идеи «снизу», от подчиненных  – к их начальникам, от начальника – к управляющим и от управляющих – к руководству.

Наличие двух или трех только что описанных  типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной.

Письменные  презентации.

Обычно  рабочее место делового человека – стол в сочетании с корзиной для бумаг – буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют  дело, а не читают!). Многое из того, что  попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается  лишь беглого взгляда. У тех, кто  загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет  времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох  документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется  предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать.

Основные  концепции письменных презентаций:

1. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, «раздаточный» материал и предложения.
2. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям.
3. На «читабельность» письменных предложений влияет его оформление.
4. На «читабельность» письменных предложений влияет его структура.
5. Процесс написания текста упрощается при помощи подхода, состоящего из трех стадий. Цель – создание документа в подходящем стиле, написанное ярким языком, правильно с точки зрения грамматики, пунктуации и орфографии.

Письменные  презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к  устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом.

Перфоманс.

Перфоманс от англ. Performance – исполнение, представление. Это наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие от белее традиционной презентации перфомансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.

Рассматривая  все типы презентаций, нужно иметь  в виду, что конечная цель подобных мероприятий – убеждение. Выдающиеся профессионалы имеют в распоряжении полный набор средств для достижения цели презентации. Будет легче достичь цели, если научиться отбирать и подчеркивать материал, использовать методы и наработки, наиболее подходящие для данной ситуации. Умение приспосабливаться отличает выдающегося презентатора от обычного. А презентатор не может приспособиться к различным ситуациям, не определив первоначально типы деловых презентаций.

1.4. Основы подготовки и проведения  презентаций

Прежде  всего необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации. Надо задуматься и над рядом других вопросов. Например, насколько часто проводились презентации по схожей теме в данной целевой аудитории, насколько ожидаема и нужна предоставляемая информация, какой общественный резонанс мы рассчитываем получить.

От ведущих  презентацию зависит большая  часть успеха. Ведущий может быть один, но лучше использовать «дуэт» ведущих – мужчину и женщину. Это должны быть хорошие коммуникаторы, владеющие содержанием материала, ведущие себя естественно и органично. Они могут пользоваться вспомогательным  текстом, но не должно быть ощущения, что  идет речь «по бумажке».

Кого  приглашать на презентацию? Если речь идет о внешней ПР-презентации, то необходимо пригласить представителей СМИ. Ведь такое мероприятие является информационным поводом. Затем в зависимости от целей презентации формируется список приглашенных. Приглашать можно потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, но учитывать при этом, что 80-90% из числа не журналистов скорее всего проигнорируют информационно-содержательную часть. А вот на презентационную часть подтянутся приглашенные из числа VIP. Важно помнить, что презентация – не конференция, не форум. Оптимальный предел по количеству слушающих – 60 человек. Только тогда можно обеспечить эффект убеждения, столь важный для данной формы работы.

Место проведения презентации выбирается прежде всего из расчета комфортности для приглашенных. Желательно чтобы к помещению было удобно подъехать, важно наличие автостоянки. Конференц-зал не должен быть излишне просторным, чтобы не создавалось ощущения незначительности события (мало людей в большом зале). Но тесной комната общения не должна быть. В одном помещении или в разных проводить информационно-содержательную и презентационную части? Лучше в разных, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение может выглядеть искусственным. Необходимо хорошее освещение, кондиционеры. Рядом предполагается помещение для фуршета или иного вида угощения.

Правда, существует опасность того, что в  СМИ появятся упреки по поводу разделения на «черных» и «белых». Но пик популярности игр в «общение с народом» прошел, и жертвовать ради них конфиденциальным и спокойным общением с «нужными людьми» вряд ли стоит.

Существуют  разные схемы рассадки гостей презентации: «театральный» стиль, «классная  комната», в виде буквы «Т» или  буквы «U».

Сколько длится презентация? Этот вопрос связан со структурой презентации. Необходимо также учитывать психологические  аспекты восприятия устных коммуникаций. Психологи проанализировали, как  изменяется уровень внимания слушателей в зависимости от разных факторов. Так, например, важно подсказывать аудитории  – что ее ждет впереди или когда  закончится речь спикера. Это повышает ее внимание. Демонстрации на экране или  в иной форме также возбуждают интерес. По времени презентация  может длиться от 40 минут до 2-х  часов. Все дело в сбалансированности происходящего, способности организаторов  удержать внимание приглашенных и обеспечить передачу необходимой информации. Оптимальным  вариантом вечерней презентации, переходящей  в прием с угощением считается: 1 – 1,5 часа – содержательная часть, затем 1 – 1,5 часа – развлекательная. Дневные презентации обычно укладываются в более короткий период времени: по 40 минут каждая часть.

Структура презентации. Традиционный вариант  презентации предполагает наличие  двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением  являются презентации, построенные  по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.

1. Открывающая часть, или вступление;
2. Раздел 1;
3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
4. Раздел 2;
5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
6. Раздел 3;
7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
8. Заключение.

Как видим, содержание материала разбивается  на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно  и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять.

После информационно-содержательной части объявляется небольшой  перерыв, а затем предлагается развлекательная  часть. Это может быть небольшой  концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может  быть перенесено на более позднее  время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с  фуршетом.

С большим  вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно  порадуют или удивят.

Сформулируем  несколько ключевых моментов, о которых  всегда следует помнить, проводя  презентацию.

1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.
2. Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.
3. Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии – значит обеспечить успех.
4. Гости презентации – не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!
5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.
6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.
7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.

II. Методика проведения презентаций

2.1. Критерии оценки презентации  в связях с общественностью