Пресс-конференция

Важное значение при проведении пресс-конференций имеет личность выступающего, его ораторские способности и знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

Как правило, пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник  пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль не сводится только к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; контролировать авторов провокационных недоброжелательных вопросов.

Примерно за неделю до ожидаемой  пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости  от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов- по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Пресс-конференцию рекомендуется  проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в офисе или в  большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы; система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт.

На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный.

Подводя итоги первой главы, где были проанализированы и рассмотрены  назначение, этапы подготовки можно  сказать, что пресс-конференция представляет собой одну из форм коммуникации между  организаторами и представителями  средств массовой информации, которая  в свою очередь сама является коммуникационным процессом между целевой аудиторией и организацией. Посредствам пресс-конференции  зачастую принято предоставлять  какие-либо инновационные свершения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ИССЛЕДОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ФОРМ ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ.

Широко известен факт, что  выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Чтобы провести пресс-конференцию  ее делят на части, такими составными частями выступают: встреча и регистрация прибывших журналистов; открытие, представление устроителей пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления, информационные сообщения основных участников; вопросы журналистов и ответы на них; краткое заключительное слово ведущего и закрытие.

Самая первая и важнейшая  часть заключается во встрече  прибывших на пресс-конференцию. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа. К функциям таких групп следует относить: приветствие пришедшего; попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных; выдача комплекта информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы, рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка; представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации; указать дорогу в гардероб и конференц-зал.

К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

Перед началом пресс-конференций  иногда целесообразно провести краткую  репетицию той ее части, на которой  докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.

В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.

Некоторые не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем  не менее, значение вступительной речи считается очень важным. Вступлением вы задаете свои правила информационного взаимодействия  с журналистами. Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, оглашение темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции  вправе объявить любой регламент  ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаруживаются попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время  нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют потратить 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15 минут, а лучше — 10. Недопустимо читать выступления по бумажке.

 Вопросная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале образуется неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы, из числа предполагаемых, среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией или во время выступления нам было передано несколько записок с вопросами...». Вопросы могут быть и неожиданными, и неудобными, поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Молчание при ответе на нежелательный вопрос – совсем не худший вариант.

После завершения пресс-конференции  основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования определено, что пресс-конференция  – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации  связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через  посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности  и значения обсуждаемого предмета.  После завершения выступления основных докладчиков организаторы пресс-конференции  объявляют, что для вопросов журналистов  и ответов на них отводится  строго определенное время.

Для повышения результативности пресс-конференции каждому из присутствующих на ней представителей СМИ вручаются  необходимые информационные материалы. Организаторы пресс-конференции тщательно  продумывают многочисленные технические  аспекты ее обеспечения.

По завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для  приглашенных журналистов и репортеров кофе-брейк. Целью данного мероприятия - вовсе не налаживание дружеских  контактов с представителями  СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения  руководства и специалистов компании с представителями СМИ и других кругов.

А благодаря технологиям  Интернета в настоящее время  развивается один из самых эффективных  средств коммуникации посредствам  веб-конференции между представителями  государственных структур и обществом. 

 

 

Список литературы

1. Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С.     Теория и практика связей с общественностью. — СПб.: Питер, 2009.
2. Ляйнеманн Р., Байкальцева Е., М.: Гревцов  Паблишер Пресс-конференция: Игра по собственному сценарию: Перевод с английского.:, 2009
3. Варакута С.А. «Связи с общественностью»– М.: ИНФАРА-М, 2009.
4. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR: Учеб. пособ. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.
5. Почепцов Г.Г. Имидж-мейкер. Паблик рилейшнз для политиков и бизнесменов. М.: 2009
6. . Е. Цеплик, И. Шабшин, К. Ладыгин. PR в сети: несколько простых советов. // Советник, 2010.