Разработка проекта совершенствования условий труда персонала в СК «Росгосстрах»

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванный причинами, не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

 

 (2.7)

где

- Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

В данном случае, из таблицы 21 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от менеджера. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений  режима работы составили 70 мин. Тогда:

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации  рабочего времени менеджера Страховой компании Филиал ОАО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

 

 (2.8)

 

где

- Время на отдых и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 21 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно, коэффициент потерь составляет:

(2.9)

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит  о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более что, по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у  менеджера Страховой компании Филиал ООО «РГС-Дагестан» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

Из данного анализа  видно, что максимальное количество рабочего времени ведущего менеджера Страховой компании Филиал ООО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану занимает работа с документами, совещания с сотрудниками на разных уровнях и другие виды работ. Данный анализ представлен на рисунке распределение затрат рабочего времени по видам деятельности за неделю (в минутах).

 

Рисунок 6 - Распределение затрат рабочего времени по видам деятельности за неделю (в минутах)

 

Для исследования рационализации использования затрат времени применялась  матрица управления временем. С помощью  нее были определены затраты времени  на действия управленческого персонала  по критериям важности и срочности.

По итогам фотографии рабочего дня было выявлено, что распределение  затрат времени по критериям важности и срочности (в минутах) крайне неравномерно (см. таб. 22) Основное время занимают срочные и важные дела, а на не срочные, но важные дела практически не остается времени, что приводит к непониманию между руководителями и подчиненными, снижению мотивации труда у подчиненных и ухудшению морального климата в организации.

 

Таблица 22 - Распределение затрат времени  по критериям важности и срочности (в %)

	Срочные	Кол-во времени	Не срочные	Кол-во времени
Важные	Критические ситуации	25%	Профилактические  действия	0%
	Неотложные  проблемы	10%	Восстановление  сил	0%
	Проекты с «горящим»  сроком исполнения	2%	Поддержание ресурсов и средств	0%
			Создание связей	1%
			Поиск новых  возможностей	1%
			Планирование	4%
Не  важные	Отвлечения, некоторые  телефонные звонки	12%	Мелочи, отнимающие время	1%
	Какая-то корреспонденция, какие-то сообщения	8%	Корреспонденция	6%
	Некоторые заседания	20%	Звонки	1%
	Предстоящие неотложные дела	3%	Пустая потеря времени	5%
	Распространенные  виды деятельности	1%	Праздное время  провождение	0%

 

Рабочее время менеджера  используется нерационально, что отрицательно сказывается на деятельности организации, а также вызывает состояние повышенного  стресса у самого специалиста и у подчиненных вынужденных находиться в постоянном цейтноте. 37% рабочего времени занимают важные и срочные дела, 6% на важные несрочные, 44% на неважные срочные и 13% на неважные несрочные. Много времени уходит на изучение и исправление ошибок, допущенных при заполнении документации, на индивидуальную работу с сотрудниками, по причине неправильного выполнения функций, контроль по причине низкой дисциплины, на телефонные переговоры и поиск информации в ИНТЕРНЕТ, причем 5% - на пустую потерю времени.

На основании изученных  данных нами был составлен SWOT – анализ использования рабочего времени управленческого персонала среднего звена.

Сильные стороны:

- дисциплинированность сотрудников.

- средний возраст сотрудников – 41 год

- наличие достаточных финансовых ресурсов.

- стремление организации внедрить более современные технологии.

- большой опыт работ персонала на рынке страховых услуг

- желание персонала работать в данной организации.

Слабые стороны:

- недостаточно развитые коммуникационные навыки у персонала

- высокая текучесть кадров

- нерациональное использование рабочего времени

- наличие дублирования выполняемых функций в подразделениях компании;

- избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов;

- недостаточное количество обустроенных рабочих мест;

- отсутствие систем корпоративных мероприятий;

- использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;

Возможности внешней среды:

- широкий выбор обучающих программ для персонала.

- обучение персонала рациональному использованию рабочего времени.

- поощрение персонала, справляющихся с заданием более качественно.

- введение мониторинга.

Угрозы внешней среды:

- расширение штата за счет роста заказов и затрат рабочего времени.

- усложнение работ в результате изменений законодательства в сфере страхования.

В результате проведенного нами SWOT – анализа использования  рабочего времени управленческого персонала можно сделать вывод:

Оптимально использовать возможности страховой компании Филиал ОАО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану в сочетании с его сильными сторонами, а именно: дисциплинированность сотрудников, наличие достаточных финансовых ресурсов, стремление организации внедрить более современные технологии, большой опыт работ персонала, желание персонала работать на данном предприятии, обучения персонала для более точного и быстрого выполнения своих обязанностей.

Минимизировать слабые позициями в сочетании с угрозами: создание четких инструкций по выполнению должностных функций, делегирование части ответственности на нижестоящий персонал организации; преодоление текучести кадров, путем материального и морального стимулирования персонала; оптимизация рабочего времени управленческого персонала, обучение персонала рациональному использованию рабочего времени, проведение обучения персонала искусству продаж, способам эффективного общения.

На основании вычисленных  коэффициентов, можно говорить о  том, что у менеджеров страховой компании Филиал ООО «РГС-Дагестан» Управление по Дагестану не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

Все выше изложенное позволило  нам определить основные направления  совершенствования условий труда персонала страховой компании Филиал ОАО «РГС-Дагестан» «Управление по Дагестану.

Таким образом, в данной главе рассмотрены используемые подходы к анализу деятельности страховой компании, такие как STEP – анализ внешней среды организации, оценка внутренней среды организации  на основании матрицы БКГ, ситуационный SWOT-анализ и анализ конкуренции в отрасли с помощью модели Портера. Особое внимание было уделено кадровому аудиту компании. Проведен качественный анализ персонала, представлен анкетный опрос персонала компании. На практике в течение двух недель мы вели наблюдение за использованием рабочего времени менеджеров среднего звена, и попытались на основании исследования структуры временных затрат и применением методов делегирования повысить эффективность его использования. Положительный итог, достигнутый перераспределением обязанностей убедительно доказал, что время - это самый драгоценный ресурс в управлении. В следующей главе нами был предложен ряд рекомендаций по повышению эффективности деятельности персонала за счет совершенствования условий труда.

 

 

Глава 3. Разработка проекта совершенствования условий труда персонала в СК «Росгосстрах»

3.1 Проектные  предложения по совершенствованию  условий труда персонала в  СК «Росгосстрах»

Цель проекта – повысить эффективность деятельности персонала  СК «Росгосстрах». В соответствии с обозначенными организационными проблемами, необходимо разработать проектные мероприятия по повышению эффективности деятельности персонала за счет совершенствования условий труда.

Осуществление проекта помогает решить следующие  задачи:

- сократить организационные потери времени сотрудников;

- повысить удовлетворенность сотрудников от трудовой деятельности;

- сформировать у сотрудников устойчивое положительное отношение к компании и действующим в ней правилам и стандартам, сформировать навыки применения корпоративных стандартов в рабочих ситуациях;

- обеспечить знание работниками процедур, действующих в компании;

- повысить эффективность деятельности сотрудников СК «Росгосстрах».

Необходимо  признать, что существующие условия  труда оцениваются персоналом крайне неудовлетворительно, что оказывает  существенное негативное влияние на результаты деятельности кампании. Поэтому  для получения поддержки сотрудников  в реализации предлагаемого проекта, необходимо подробно информировать  персонал о целях и задачах  проекта, об ожиданиях и действиях  руководства.

В этих условиях, для обозначения цели и этапов реализации проекта и представления  их взаимосвязи составляется дерево целей проекта.

Решение каждой конкретной задачи необходимо тщательно  спланировать и обосновать, для чего мы считаем целесообразным построить  дерево решений проекта совершенствования условий труда персонала СК «Росгосстрах». Открытость и доступность информации по реализации каждой задачи для сотрудников позволит значительно облегчить коммуникацию и обеспечить поддержку проектных мероприятий в коллективах. Поэтому необходимо предусмотреть разработку и обеспечение эффективных коммуникаций с персоналом.

Провести беседу с сотрудниками СК «Росгосстрах» по теме: «Тайм-менеджмент, основа личной эффективности. Разъяснить и убедить сотрудников, что бережное отношение к своему рабочему времени – залог эффективной работы, не только отдельно взятого сотрудника, но и всего предприятия в целом. При этом предложить вести планирование работы на каждый день, на неделю или на месяц.

Предложить вести ежедневник всем сотрудникам. Для этого закупить стандартные ежедневники делового человека. Поскольку некоторые сотрудники использовали попытку систематизировать  свое рабочее время, различными путями – ставить закладки в календаре, клеить на монитор компьютера стикеры и пр.

Нами была предложена таблица-образец  каждодневного планирования работы (табл.23):

 

Таблица 23 - Образец каждодневного  планирования работы

Время	Сделать	Позвонить	Встреча
9.00
9.30
10.00
10.30
11.00

 

Для того чтобы планирование дня было быстрым и эффективным, предлагается исходить из плана работ  на неделю. Ситуация меняется быстро, и  для большинства людей именно недельное планирование оказывается  наиболее эффективным. Для недельного планирования нами была предложена форма  плана работ на неделю (табл.24). Данная форма отличается от всех других тем, что глядя на нее можно охватить все намеченные на неделю работы, дополняя незапланированные дела и переносить на следующую неделю невыполненные работы.

Задачи процесса недельного планирования:

- способствует уяснению состава и характера работ, которые будут выполняться в течение предстоящей недели;

- позволяет подготовиться к этим работам и помогает организовать их выполнение;

- дает возможность воплотить цели, задачи и стремление к реальной действительности.

 

Таблица 24 - Форма плана работ  на неделю

План  работы по дням недели	План  работ на неделю
Понедельник	1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ___________________________________ Незапланированные на неделю операции 1. 2. 3. 4. 5.
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота/Воскресенье

 

 

Иногда оказывается полезным спланировать предстоящую работу на большой период времени. Месячное планирование формирует общее представление  о предстоящей работе и повышает эффективность недельного планирования. Оно, как правило, сводиться к  простому перечислению ключевых событий  предстоящего месяца не отводя точного  времени на все операции, которые  предстоят выполнить, образец формы  месячного плана (табл.25).

 

Таблица 25 - Образец формы месячного  плана

Воскр.	Пон.	Вт.	Ср.	Чет.	Пятн.	Суб.
	1	2	3	4	5	6
7	8	9	10	11	12	13
14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27
28	29	30	31