Организация и проведение PR-кампаний изложение курса

   Активная аудитория: студенты. Они прямо заинтересованы в участии в конкурсе, так как будут там главными действующими лицами; инвесторы (если студенты находятся на позиции «продавцов» идей, то инвесторы эти проекты и идеи «покупают». Таким образом, это вторая активная группа участников данного конкурса).

   Сторона, в основном не  участвующая в принятии решений:  преподаватели, родители и т.  п. - они не оказывают прямого  влияния на решения студентов  участвовать в проекте, а также  на фирму, занимающуюся организацией данного конкурса.

   Вспомогательная группа: спонсоры  мероприятия, администрация Аничкова  дворца, властные структуры (администрация  города), СМИ (оказывают информационную  поддержку и освещают конкурс  в прессе).

   Уровень осведомленности

   Активная аудитория: студенты (они являются потенциальными участниками конкурса);    инвесторы (они узнают о конкурсе примерно за три месяца до даты его проведения и постоянно находятся в «режиме напоминания»).

   Осведомленная группа: СМИ  (являются тем каналом, через который идет вся основная информация о конкурсе как до него, так и после его завершения); Аничков дворец, преподаватели, властные структуры.

   Латентная группа: школьники,  пенсионеры, люди, не работающие  я крупных организациях, и т.  п.

   Итак, в соответствии с названными критериями мы выделяем следующие основные группы целевой аудитории, а также их основные цели и способы донесения до них информации:

   1. Агентство «РЕНА» - устроитель  конкурса, спонсоры. Для них это

мероприятие - благотворительное. «Прибыль» - известность, имидж.

   2. Студенты - участники. Возможность  поучаствовать, проверить свои  силы, отстоять свое мнение, заинтересовать  деловых партнеров, при

удаче - продать проект или получить инвестиции на его дальнейшее осуществление.

   Non-media sources: информационные брошюры, объявления, личные контакты.

   Media Sources: коммерческие музыкальные  радиостанции, бизнес-пресса, телеканалы.

   3. Инвесторы. Для них это  уникальная возможность ознакомиться  с

проектами молодых специалистов, выбрать для себя что-то новое и интересное.

   Non-media sources: информационные  брошюры, листовки, письма, личные  контакты, пресс-релизы.

   Media sources: периодические издания,  коммерческие издания, бизнес-пресса, коммерческие радиостанции, телеканалы.

 

Анализ проблем и возможностей

 

   При оценке организационной  работы мы обратили внимание  на некоторые моменты, которые  не могли не создать определенных  проблем для организаторов:

   1. Прежде всего, это слабая  информационная поддержка, несмотря

на то, что учредителями и главными спонсорами являются такие известные СМИ, как «Деловой Петербург», радио «Модерн», «Эльдорадио».

Информация о ярмарке пошла  в эфир только за один месяц до ее проведения. Естественно, что когда  речь идет о работе с серьезными, занятыми

людьми, которых планируют привлечь организаторы, это может служить

признаком неуважения по отношению  к ним.

   2. Так как этот конкурс  призван заинтересовать студентов,  абитуриентов и других «молодых»  людей, которые, в свою очередь,  должны  выступать

 «генераторами» идей, основной информационный удар нужно было направить на молодежные издания и вузы. Этого сделано не было, что

обусловило ограниченное количество проектов, среди которых трудно было отобрать лучшие в достаточном количестве.

   3. Слабая проработка выигрышных моментов (выступления интересных людей, дополнительный информационный материал) конкурса,

которые могли бы стать украшением шоу. Тем более что организаторам

пришлось действовать в условиях ограниченного бюджета.

   4. Сам процесс планирования начался очень поздно, поэтому не было времени позаботиться о запасных вариантах на случай, если что-нибудь

сорвется (например, не придет кто-то из участников, не приедет один из

выступающих и т. д.).

   5. Неудачный выбор зала, рассчитанного на 700 человек. Так  как не

ожидалось больше 200 посетителей, то было неясно, что делать с оставшимся местом. Полупустое помещение выглядит очень невыигрышно.

Лучше битком набитый зал на 200 человек, чем заполненный на греть - на

700.

   Однако стоит отметить  и положительные моменты. Сильными  сторонами шоу изначально являлись  следующие:

   1. Это мероприятие выгодно  для всех его участников:

   а) для инвесторов это  шанс услышать что-то новое,  интересное, возможно

 даже перспективное. Так как это шоу проводится в середине выставки,

 то можно отнестись к нему  как к развлечению (этот мотив  тоже

надо учесть в организации представления). Важный положительный момент для  участников - для обеих сторон («студентов»  и инвесторов) участие бесплатно;

   б) для другой «publics»  - студентов - это бесценный шанс  заявить

миру о себе. Ведь тут не главное  даже «продать» свою идею. Значимыми

могут оказаться просто представление  себя известным, «сильным» людям,

знакомство с ними, проба своих сил. Ну, а если окажется, что проект «сработает», то это дополнительная выгода для всех;

  в) для организаторов и  спонсоров это мероприятие, несомненно, носит имиджевый характер. Организация  такой бескорыстной акции, призванной  помочь молодежи, поддержать ее начинания, не может не отразиться крайне положительно на облике всех организаций, имеющих отношение к проведению и организации выставки-ярмарки.

   2. Так как ярмарка проводится  уже в четвертый раз, а конкурс  «Молодые, дерзкие, перспективные» - во второй, то уже можно говорить о программе по проведению таких мероприятий. Город и заинтересованные лица уже «пассивно» обладают информацией о том, что это есть на самом деле, их не надо «знакомить». Ведь всегда трудно что-то начинать, а когда первый шаг сделан, дальше все идет легче.

 

Цели и задачи

 

   Основная цель бизнес-конкурса  «Молодые, дерзкие, перспективные»  в рамках ярмарки-выставки «Весь  спектр деловой инициативы»- привлечение  как можно большего количества  инвесторов. Для достижения этой  глобальной цели шоу необходимо сделать максимально интересным, развлекательным, полезным.

    Есть у этого конкурса  и свои локальные цели и  задачи, успешное разрешение которых  помогает в осуществлении общей  цели.

   Задачи:

   •Предоставить студентам  наиболее выгодные условия участия в конкурсе, представления материала непосредственно в ходе конкурса и взаимодействия с инвесторами.

   •Представить инвесторам  наиболее полную (письменную и  устную) информацию о конкурсе, создать  благоприятные условия для восприятия  проектов, для их обдумывания,  обсуждения.

   •Наладить тесную взаимосвязь  между студентами и инвесторами.

   •Создать на конкурсе благоприятный климат, который нужным образом отразился бы на имидже компаний, участвующих в организации мероприятия.

   •Создать эффективную систему  оценки результатов проведенного

конкурса, чтобы в дальнейшем исключить  повторение совершенных ошибок.

   Исходя из анализа ситуации  и организационной подготовки  в целом, мы сочли действия  организационного комитета недостаточно  профессиональными. В связи с  этим мы предлагаем так называемый  альтернативный проект, призванный  решить сформулированные задачи  наиболее эффективным способом.

 

Проведение исследования

 

   Одним из наиболее важных  этапов в процессе подготовки  любого мероприятия является  проведение исследования. Как правило,  исследование включает в себя  два основных направления:

   •анализ вторичной информации;

   •анализ первичной информации.

   Анализ вторичной информации. Здесь мы изучаем материалы конкурса «Молодые, дерзкие, перспективные». Ранее уже проводились подобные мероприятия, на которых соискатели инвестиций и инвесторы могли выбирать и «быть выбранными». В мае 1998 г. прошла первая ярмарка-презентация инвестиционных проектов «Весь спектр частной инициативы», в мае 1999 г. в программу был включен конкурс бизнес-идей, разработанных молодыми специалистами, студентами, аспирантами.

   Этот уже проведенный конкурс и будет служить объектом исследования. Необходимо изучить буклеты, приглашения, которые рассылались инвесторам. Тщательному анализу подвергаются все адресные базы,' использованные при рассылке приглашений как на прошлые выставки-ярмарки «Весь спектр частной инициативы», так и на прошедший в мае конкурс «Молодые, дерзкие, перспективные». Отдельным этапом проводится мониторинг прессы, по всем прежним ярмаркам.

   По результатам проведенного  исследования были выявлены следующие  результаты: конкурс не вызвал появления значительного числа статей. Те журналисты, которые посетили ярмарку-презентацию инвестиционных проектов «Весь спектр частной инициативы», достаточно подробно осветили саму ярмарку, ее участников и т. п. Конкурс «Молодые, дерзкие, перспективные» остался в тени - некоторые статьи вообще не содержали никакой информации о нем. Следующий конкурс будет еще более сложным с точки зрения освещения его СМИ, так как в план четвертой ярмарки-презентации включен форум «Как понизить инвестиционные риски».

   Насыщенность ярмарки событиями  влечет за собой лишь поверхностное  освещение каждого из них. Также  нетрудно догадаться, что солидные  экономические издания уделят  больше внимания форуму и представлениям  «полноценных» проектов, чем конкурсу  «Молодые, дерзкие, перспективные». Следовательно, необходимо заранее предусмотреть тактику работы со СМИ, провести переговоры с «Деловым Петербургом» - бессменным информационным спонсором ярмарки.

   Необходимо определить СМИ,  с которыми также имеет смысл  провести переговоры. В результате исследования были выделены:

   1. Городские информационные  издания:

   •«Вечерний Петербург»;

   •«Невское время»;

   •«Час пик»;

   •«Санкт-Петербургские ведомости».

   2. Финансовые сборники:

   •«Инвестору - о Санкт-Петербурге»;

   •«Информация для предпринимателя»;

   •«Сделано в России и  для России»;

   •«Капиталы Санкт-Петербурга».

   3. Журналы:

   •«Частный инвестор»;

   •«Русский предприниматель».

   Отдельной группой следует  упомянуть так называемую студенческую  прессу («Гаудеамус», внутри вузовские издания).

   Также не следует забывать  и о самой процедуре проведения  майского конкурса, которая заслуживает  более подробного изучения для  последующего ее улучшения. Во  время конкурса проводилась видеосъемка  , которая может помочь нам увидеть недостатки организации. Также видеосъемка наглядно демонстрирует просчеты (если таковые были) в выборе места проведения.

   Для большей эффективности  в проведении исследования вторичной  информации задействована группа  из трех человек, так как письменный материал - материал, с которым им придется работать, - достаточно трудоемкий.

   Анализ первичной  информации. Надо сказать, что исследование

первичной информации в любом проекте  является наиболее ответственной частью. Если оно по каким-либо причинам пошло в неправильном направлении, то, как правило, исправление допущенной неточности уже при подготовке мероприятия является сложной, а иногда и просто неосуществимой задачей. 

   Одними из наиболее серьезных  моментов в исследовании первичной информации являются интервьюирование и анкетирование. Наша задача - выяснить мнения по поводу выставки-ярмарки инвестиционных проектов у двух основных категорий лиц:

   •инвесторов, присутствовавших  на прошлой презентации проектов;

   • «Молодых, дерзких, перспективных» - людей, уже имеющих опыт представления своих проектов на ярмарке.

   Анкетирование и интервьюирование (участники-инвесторы). Как мы знаем, правильность проведения такого рода процедур зависит во многом от репрезентативности выборки. Итак, в нашем конкретном случае существуют определенные особенности, которые помогут нам избежать многих проблем с выборкой. При проведении исследования вторичной информации изучалась адресная база, которая использовалась при рассылке приглашений. Также существует список инвесторов - участников выставки-ярмарки инвестиционных проектов, проведенной в мае 1999 г. Количество участников (180 человек) позволяет провести полное анкетирование для выяснения их мнения об уже прошедшей и о будущей ярмарках. Анкеты рассылаются по факсу.