Служба связи с общественностью и прессой как оптимальная технология коммуникационного обеспечения деятельности организации на примере р

В качестве информационных поводов для студенческих организаций могут выступать такие события как: анонсы новых проектов, официальные визиты известных людей, получение наград, заключение договоров о партнерстве, появление инноваций в деятельности учреждения, празднование юбилейных дат и т. д.

Одним из способов продвижения студенческих организаций могут выступать «Дни открытых дверей», как своеобразное PR - мероприятие. Туда могут быть приглашены журналисты, партнеры, органы государственной власти. Для проведения такого мероприятия необходимо заранее подготовить детальный сценарий с назначением ответственного за каждую позицию. На дне открытий дверей также происходит работа по информированию о деятельности организации, количестве ее участников, о новых проектах, о достижениях организации и дальнейших планов развития.

Одним из способов продвижения также являются социальные медиа, получившие свое распространение в наши дни, такие как facebook, vkontakte, twitter. Единого определения «новых медиа» (новых средств информации и коммуникации), всеми приемлемого, пока не существует. Многие учреждения имеют свои страницы или группы в социальных сетях, поскольку это является средством, не требующим больших затрат, но при этом позволяющим информировать аудиторию о деятельности учреждения и быть в открытом диалоге с людьми.

В следующем параграфе рассмотрим более детально особенности использование интернет-коммуникаций в организации.

В первую очередь следует сказать об инструментах онлайн-коммуникаций. В них входят: сайт организации, блоги, социальные сети, тематические форумы, вирусный маркетинг. Организацией используются только некоторые из вышеперечисленных инструментов, а именно сайт, социальные сети и блоги. Рассмотрим и проанализируем сайты. Так как студенческие отряды имеют штабы по всей России, практически у каждого отделения существует свой сайт. В курсовой работе мы приведем в пример сайты Общероссийского отделения отрядов (www.shtabso.ru) и удмуртского отделения (udrso.ru).

Сайт имеет четкую структуру и информативное наполнение. Посетитель имеет возможность узнать об организации, ее деятельности, представлены ключевые документы организации, руководящие органы, ее положения, миссия и история. Особенно можно выделить раздел пресс-центр, где размещены новости организации, фотогалерея, видеоматериалы, а также приведены публикации об организации. Раздел пресс-служба является важным для процесса коммуникации: он создает благоприятный образ организации, посетитель сайта видит, что организация функционирует, проводит различные мероприятия. Также представлены разделы - Общероссийские проекты, мероприятия и штабы. Представлена и карта штабов, где возможно увидеть карту РФ и детально рассмотреть каждый регион и находящиеся в этом регионе отряды. Это показывает насколько распространено студенческое движение по России. Одним из удачных моментов является возможность заполнить анкету на вступление в организацию онлайн. Цвет и расположение данного поля привлекают внимание и являются удачными. Обратим внимание, что существует также вход для уже зарегистрировавшихся пользователей под названием «Вход для бойцов». Существует на сайте также интернет-магазин, где участник студенческого отряда может купить себе одежду, либо символику.

Баннеры партнеров организации размещены внизу страницы.

Сайт общероссийского отделения имеет связь с социальными сетями в контакте, Facebook, одноклассники, микроблогом twitter, Живым Журналом, что позволяет посетителям делиться интересной новостью, что можно отметить, как довольно эффективную коммуникацию. Весь сайт, с точки зрения коммуникации, является действенным. Посетитель имеет возможность вступить в диалог с организацией, узнать контакты руководителей отделений, в разделе контакты представлены схема проезда, контактные телефоны, факс, реквизиты организации, также дана электронная почта для связи. Все это свидетельствует о политике коммуникационной открытости организации. Возможно, не хватает ссылки на страницы студенческих отрядов в социальных сетях и RSS-рассылки. Заметим, что на сайте удмуртского отделения Студенческих отрядов также отсутствует столь важный инструмент интернет-коммуникации, как RSS-рассылка, зато присутствует раздел «пресс-центр», в котором посетитель сайта может познакомиться с недавно прошедшими мероприятиями и соревнованиями, а также днями Рождения отрядов. Что касается остальных пунктов контента сайта, то отметим разделы Персоналии и песни. Всего этого не было на общероссийском сайте. Но для студенческой организации все же данные разделы имеют значение. На сайте хранятся контактные данные всех комсоставов Удмуртии. Также с сайта из раздела "Контакты" можно отправить письмо, не заходя в ящик и не разыскивая нужный e-mail.

Проанализировав два сайта студенческих организаций можно сделать выводы, что оба являются эффективными с точки зрения коммуникации и выполняют поставленные задачи. Особо важно подчеркнуть, что они позволяют пользователю вступить в диалог с организацией, наполнены нужной, структурированной информацией. С точки зрения информативности, навигации, дизайна, структуры, оба сайта также выполняют поставленные коммуникационные задачи. Однако необходимо добавить RSS-рассылку, так как он является важным инструментом интернет-коммуникации. Студенческим организациям необходимо заниматься продвижением сайтов на поисковых сервисах, публиковать ссылки на сайты на всех полиграфической продукции, распространять ссылки в социальных медиа.

Также в организации ведется работа в социальных сетях «Вконтакте» (http://vk. com/udrso), и «Facebook» (http://www. facebook. com/pages/202778583145587).

Группа Удмуртского отделения студенческих отрядов вконтакте насчитывает около 1900 человек. В основном это студенты Ижевских ВУЗов, ГГПИ и ССУЗов Удмуртии. Страница своевременно наполняется, представлено 62 альбома, видеозаписи, связанные со студенческими отрядами. Также есть группы - партнеры со схожей тематикой. Группа Общероссийского отделения является закрытой и насчитывает около 5700 человек. Аккаунт отделения в Facebook также постоянно пополняется свежей информацией, но заинтересовал всего 43 человека.

Использование социальных сетей в наше время просто необходимо для успешного функционирования организации и эффективной коммуникации с целевыми аудиториями.

Заметим, что одних интернет-коммуникаций недостаточно для эффективного коммуникационного сопровождения деятельности студенческой организации.

Это может лишь дополнять другие средства коммуникации организации с ее целевыми аудиториями. Поскольку основной группой общественности для рассматриваемой организации все же являются студенты, то целесообразно проведение различных мероприятий именно для них или с их непосредственным участием.

Перечислим мероприятия, проводимые Российскими студенческими отрядами за недавнее время:

- Всероссийский слёт студенческих отрядов "Сочи-2013";

- Всероссийское совещание руководителей региональных штабов студенческих отрядов Российской Федерации;

- Слет студенческих отрядов  «Студент! Твой труд нужен Родине!»;

- Всероссийский слет командиров студенческих отрядов высших учебных заведений Минсельхоза России и Росрыболовства;

- VIII республиканский фестиваль авторской песни «Берег дружбы», приуроченный году культуры и году комиссара в студенческих отрядах

- I всероссийская школа методистов педагогических отрядов, который кстати, проходил в Удмуртии, на правах стартовой педагогической площадки, проходила она в ЛОК «Заря»

Удмуртское отделение провело следующие мероприятия:

27-29 сентября – Республиканский фестиваль студенческих отрядов

17 ноября – Открытие спартакиады студенческих отрядов Удмуртии 

4 декабря – первое занятие учёбы в рамках Школы КомСоставов 

22-23 февраля – выездная республиканская учёба комсоставов СО в ЛОК «Заря»

2 марта – 10-летний юбилей штаба СО ИжГТУ имени М.Т. Калашникова в ДС «Интеграл»

Проведение подобных мероприятий способствует повышению узнаваемости организации среди студентов, привлекает новых членов в организацию, способствует сплочению студентов, уже вступивших в организацию. Информация о всех проводимых мероприятиях размещается и на сайте организации и в социальных медиа. На сайте даже существует архив мероприятий.

Что касается медиарилейшнз, так как организация студенческая, то, безусловно, она сотрудничает со студенческими средствами массовой информации. Новости организации и анонсы мероприятий публикуются в газетах «Механик» технического и удмуртского государственного университетов. Статьи, опубликованные в университетских газетах, также размещаются на сайте организации. Периодически публикуют статьи в республиканских газетах («Аргументы и факты», «Центр», «Московский комсомолец», «Комсомольская правда»), где рассказывается о вкладе студенческих отрядов в проходящие в республике мероприятия. Кстати говоря, ни одно крупное мероприятие российского уровня не проходит без участия этой организации: руководство регионального отделения контролировало передачу олимпийского огня в Ижевске, распределяли волонтеров по точкам, бойцы студенческих отрядов – главные волонтеры всероссийских спартакиад и универсиады.

2.3 Рекомендации по улучшению коммуникационного обеспечения Российских студенческих отрядов

В предыдущем разделе мы рассмотрели коммуникационные средства, которые используют студенческие организации на данный момент. Теперь дадим практические рекомендации по улучшению коммуникационного сопровождения деятельности организации. Начнем с интернет - коммуникации, поскольку в современном мире сложно обойтись без информационных технологий, которые затронули практически все сферы жизни. Для молодежи, которая использует Интернет для получения информации, общения, учебы и развлечения. Исходя из текста выступления Е. Л. Николаевой Социальный портрет молодежи Российской Федерации режим доступа: www.timolod.ru/docs/.../Socialnii%20portret%20molodezi%20RF.rtf на пленарном заседании Общественной палаты Российской Федерации Интернет выбирают от 62% до 70% молодых людей, причем пользуются им относительно часто 73% старшеклассников и 65% ребят 18-20 лет. Также приведем данные ВЦИОМа Количество пользователей интернета в России растет Электронный ресурс: http://www.uefima.ru/news/kolichestvo-polzovatelej-interneta-v-rossii-rastet.html, по которым среди тех, кто ежедневно выходит в сеть доля молодежи составляет 79 %, а доля россиян с высшим образованием составляет 56 %. Совокупная доля пользователей «паутины» в России демонстрирует устойчивый рост. Например, к этой весне она достигла уровня в 58% всех опрошенных, (для сравнения: годом ранее их было 53 процента). При этом растет не только общее число пользователей, но также и число тех, кто пользуется сетью ежедневно. коммуникационный сопровождение некоммерческий организация.

Отсюда можно сделать вывод, что использование интернет-коммуникации для взаимодействия с главной целевой аудиторией организации необходимо и является обязательным элементом коммуникационного сопровождения.

На настоящее время организацией, используются только такие средства интернет коммуникаций, как сайт, социальные сети в контакте и Facebook. Блог используется только в совокупности с сайтом. Одной из рекомендаций будет освоить другие блоги, поскольку это едва ли не самый модный и «раскрученный» инструмент. По данным сервиса «Яндекс. Блоги», существует более 20 млн. сетевых дневников. Безусловно, некоммерческиене могут обойти своим вниманием такое огромное количество потенциальных читателей. Если учесть, что для студенческой некоммерческой организации вопрос финансирования ставится очень остро, то необходимо по максимуму использовать возможности интернет-коммуникации, поскольку это не требует финансовых затрат, а по эффективности приносит ощутимые результаты.

Кроме основных блог-платформ, таких как LiveJournal, LiveInternet, WordPRess. com, Diary. ru, Blogger. com, Twitter, возможность ведения блогов и микроблогов предоставляют крупные порталы, например «Блоги@Mail. Ru», «Рамблер Планета», «Я. ру», и социальные сети, например Professionali. ru, E-xecutive. ru, RB. ru и множество других. Желательно составить примерный план публикаций. Понятно, что он будет постоянно корректироваться. Очень важно постоянно обновлять блог и публиковать там актуальную и полезную информацию.

Что касается уже существующих аккаунтов и групп в социальных сетях в контакте и Facebook, то необходимо вести работу по привлечению участников, увеличению числа подписчиков на новости организации. Для достижения этих целей можно порекомендовать размещать на страницах истории студентов, отчеты о работе в отряде с фотографиями и видео.

Далее необходимо решить несколько организационно-технических вопросов. Поскольку в организации нет отдела по связям с общественностью, то это весьма осложняет задачу построения эффективного коммуникационного обеспечения деятельности организации. Возможно, одной из основных рекомендаций все же будет именно создание такого отдела. Это во многом решит задачи организации и будет способствовать эффективному коммуникационному сопровождению деятельности организации.

Следующей рекомендацией будет ведение более активной работы в социальной сети Facebook. Состав участников на настоящий момент составляет всего около 30 участников, что чрезвычайно мало. Для студенческой организации крайне максимально использовать возможности социальных сетей, как информационных площадок. Что касается микроблога Twitter, то он вообще не используется организацией.

Помимо вышеперечисленных есть и другие социальные сети: Google+, mixi, Myspace, Windows Live Spaces, Странадрузей , Netlog. Возможно, организации стоит рассмотреть и их использование.

Рассылка RSS абсолютно не активна. Организации, а также региональному отделению следовало бы вести коммуникацию с аудиторией данным способом.

Вирусный маркетинг смог бы также способствовать продвижению организации. Для студенческой организации это может стать хорошей возможностью для повышения информированности о ней. Суть вирусного маркетинга состоит в том, что создается интересный для пользователя вирусный контент и запускается в Интернет. Таким контентом может стать: видео (например, выложенное на портале YouTube или на отдельном сайте) или фотографии или рисунки, аудиофайлы, информация о каком-нибудь интересном мероприятии, проведенном организацией. Его главная задача -- произвести такое впечатление на получателя, чтобы ему захотелось отправить его дальше. Распространение вирусного контента происходит при участии самих пользователей, благодаря чему эффективность этого метода значительно выше, чем эффективность обычных обращений. И отметим, что затраты при этом минимальные.

Что касается интернет-коммуникации, то заключительной рекомендацией будет использование интернет - рекламы и рекламы в социальных сетях, насколько это позволяет бюджет студенческой организации. Это приведет в первую очередь к увеличению численности участников организации за счет увеличения информирования о ней. Но не стоит ограничиваться только интернет - рекламой. Поскольку организация некоммерческая, то уместно будет использование социальной рекламы. Например, задействовать «Городской центр размещения рекламы». Также, будет эффективна реклама на билбордах и в реклама на экранах в транспорте. Наиболее эффективным будет размещение рекламы вначале весны, когда для студентов будет актуален вопрос поиска работы на лето.