Анализ использования рабочего времени турфирмы «НАТАЛИ-ТУР»

Самоменеджмент - это организация руководителем своей собственной деятельности; последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике с оптимальным использованиемсвоих ресурсов для достижения своих же целей.

Самоменеджмент, или самоуправление, - это личное управление самим собой. Эффективное самоуправление связано как с человеческой природой, так и с организацией, социальным управлением. Целью самоменеджмента может считаться самоусовершенствование, в особенности развитие способности к самоконтролю для управления жизненными ситуациями.

Эффективный самоконтроль - это ключевой момент в процессе самоменеджмента, обеспечивающий возможность самореализации.

Если у менеджера постоянно возникают проблемы (концепция Э. Берна и Т. Харриса), это верный признак отсутствия самоменеджмента. Основные проблемы самоменеджмента выражаются в следующем:

- чрезмерная ответственность в связи с большим количеством обязательств, возникающая из-за неумения говорить "нет" и приводящая к утрате контроля над ситуацией;

- отсутствие полной самореализации из-за ежедневного рутинного труда, выполнения работы, не входящей в круг обязанностей менеджера (чужой работы), нежелание изменить ситуацию;

- неорганизованность (неумение управлять собой, контролировать время);

- стресс (нарушение сроков выполнения заданий, невыполнение дополнительных заданий, постоянная раздражительность и вспыльчивость, отсутствие энтузиазма в работе);

- ошибочные решения (перекладывание вины па обстоятельства и окружающих как нежелание признать свою вину); нерешение проблем; злоупотребление алкоголем как способ уйти от надоевшей реальности и др.;

- дезориентация относительно цели (отсутствие цели в жизни и стремления к успеху), выполнение работы, не приносящей удовольствия, и другие виды самообмана.

Ключевые навыки менеджера, основанные на самоменеджменте, представлены в рис. 3.

Ключевые навыки самоменеджмента	Потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента
1. Способность управлять  собой (управлять временем, умениями, энергией, справляться со стрессами)	1. Неумение управлять собой
2. Разумные личные ценности, ясные или адекватные современные  реальности	2. Размытые личные ценности (не хватает твердых оснований  для суждений и следующих за ними действий, неготовность к нововведениям)
3. Четкие личные цели (ясность  в вопросах личной и деловой  жизни, реалистичные жизненные цели)	3. Смутные личные цели, приводящие к недооценке реальных  альтернатив при совершении выбора
4. Постоянный личностный  рост (восприимчивость к инновациям  и возможностям)	4. Остановленное саморазвитие, отсутствие "роста над собой", что приводит к превращению ледовой жизни в рутину
5. Навыки решать проблемы (наличие компетенций в выработке  стратегий для решения современных  проблем)	5. Недостаток творческого  подхода, отсутствие креативного мышления
6. Высокая способность  влиять на окружающих для обеспечения  их поддержки, участия и влияния  при принятии креативных, творческих решений	6. Неумение влиять на  людей (взаимодействие требует настойчивости, гибкости, умения выражать себя  и слушать других; если этого  нет, то менеджер начинает обвинять других, конфликтовать и успех покидает его)
7. Современные знания о  подходах менеджмента	См. п. 4

 

Рис. 3. Ключевые навыки и потенциальные ограничения аффективного самоменеджмента по М. Вудкоку и Д. Френсису

На уровне ежедневной практики способность к самоменеджменту представляет собой умение менеджера обеспечить и поддерживать:

- физическое здоровье, что зависит от отсутствия вредных привычек;

- энергичность и жизнестойкость;

- спокойный и сбалансированный  подход к работе, личной жизни  и др.;

- способность справляться  со стрессом; эффективное использование  времени.

К основным принципам самоменеджмента относятся самопроизвольность, "погруженность" системы, направленность самоорганизации, ресурсная поддержка, концептоемкость, виртуальность, дополнительность самоменеджмента.

Самопроизвольность. Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта в условиях управляемых систем; требует определенности в поведении менеджеров и обеспечивает благоприятные возможности для реализации на практике функций самоуправления.

"Погруженность" системы. Эффект самоорганизации, саморазвития возникает лишь в так называемых погруженных системах в свою внешнюю среду и зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и в части доступа к ним. Кроме того, может быть ограничено число состояний по формированию любых систем следующими конечными результатами: для завершения работы, для "дома"; для личной жизни. Погруженность также обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.

Направленность самоорганизации. Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующихся процессов, так как развивает параллельность: на работу; на себя (лом, семья, личная жизнь).

Ресурсная поддержка. При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов: во-первых, самоменеджмент, создавая конкретную горизонтальную систему, должен дать ей самоопределиться, т.е. менеджер обязан стать на время наблюдателем; во-вторых, конкретная система решает проблемы обеспечения себя ресурсами и услугами; в-третьих, практическая система, реализовав свои внутренние задачи, способна закончить конкретную работу, не заботясь о конечных результатах.

Концептоемкость. Данный принцип представляет набор следующих положений: обязательное наличие гибкости, ассоциативность композиционного построения, сохранение иерархического вмешательства, самоуправляемость систем.

Виртуальность. Создание на основе самоорганизации новых объектов самоменеджмента.

Дополнительность самоменеджмента проявляется в развитии демократичности управления и в реализации принципа самоорганизации.

Таким образом, общесистемные аспекты самоменеджмента заключаются в обосновании феномена самоорганизации как нового качества при децентрализованном управлении, и особенно при самоуправлении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ МЕНЕДЖЕРА

2.1 Тайм-менеджмент: концепция, основные принципы

 

В 2005 году исполнилось 30 лет с момента создания системы «Тайм-менеджер». В 1975 г. датчанин Клаус Миллер основал фирму Time Manager International – одну из крупнейших международных обучающих консалтинговых компаний с центрами в 35 странах. Система быстро завоевала популярность в Европе, затем шагнула в Австралию, Америку, Японию. В Москве тоже есть российско-датское представительство компании TMI. В 1995 г. в Новосибирске проходила презентация системы «Тайм-менеджер». И с этого времени не один десяток фирм, организаций, предприятий в Новосибирске, Красноярске и многих других городах Сибири провели у себя корпоративные курсы по тайм-менеджменту, используют эту систему в своей работе.

Популярность этой системы можно выразить словами ее основателя Клауса Миллера: «Данная система позволяет создать лучшую жизнь для себя и для других».

Концепция системы «Тайм-менеджер» включает в себя четыре пункта:

• Прежде всего необходимо сформулировать цель. Это главный ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому следует идти, невозможно говорить об управлении временем.
• Далее идет определение приоритетов
• После чего создается база для решений — это перечень тех задач и вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели.
• И, наконец, главная отличительная черта системы «Тайм-менеджер» - установление связи между базой для решения и планированием времени, то есть распределение времени в разрезе задач и вопросов, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.

В своей книге «My Life Tree» (Мое дерево жизни) К. Миллер говорит, что философия «Тайм-менеджера» - это философия «елки» - идея, подсказанная самой природой: 1)дерево имеет ствол, который держит на себе большие ветви; 2)ветви несут на себе веточки, на которых расположены иголки. Другими словами:

• ствол - это те основные цели, которые вы поставили перед собой как в личной, так и в профессиональной жизни;
• крупные ветви - ключевые области, т.е. основные области на которых необходимо сконцентрировать свое внимание для достижения поставленных целей;
• веточки - это задачи, которые необходимо выполнять в каждой из ключевых областей;
• иголки являются практическими мероприятиями и деталями, которые необходимы для завершения каждой задачи.

Важнейшее место в этом дереве занимают корни, т. е. Наше отношение к жизни. Поэтому прежде чем сформулировать цели, необходимо определиться с нашим отношением к жизни. При этом каждый из нас строит в своем сознании определенную картину жизни, представленную из отдельных фрагментов (семья, здоровье, дом, хозяйство, учеба, работа, развитие, отдых и т. д.) Наибольшее удовлетворение, ощущение счастья возможно тогда, когда мы реализуем себя во всех основных направлениях жизни, во всех ее фрагментах.

Еще один важный момент — это бюджет личного времени. Опыт показывает, что 40% времени расходуется на непредвиденные дела, которые запланировать невозможно. При этом не хватает времени на работу, связанную с решением задач, которые человек ставит перед собой. И здесь возникает вопрос приоритетов. Заметим, что расстановка приоритетов необходима даже при планировании дел на день. Зачастую приходится безжалостно вычеркивать из планов те задачи, приоритет которых ниже остальных. Ибо, хватаясь за все цели, можно в конечном итоге не достичь ничего. Иногда имеет смысл перенести дела (и даже цели) с низшим приоритетом на последующий срок.

Если говорить кратко, тайм-менеджмент — это всего лишь искусство быстро понять, чего ты хочешь, потом спланировать это, определить приоритетные задачи и уделить максимум времени действию.

Концепция тайм - менеджмент

Чтобы достичь чего-то, мы должны сначала знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Молодой Билл Гейтс на заре развития Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире».

Многие авторы, например А. Лакейн, подчеркивают, что формулировка целей — ключевой момент, с которого надо начинать управление временем.

Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.

Цель должна глобально отвечать на два вопроса. Вопрос измеримости и реальности.

Измеримость формируется в три шага:

Шаг1. Рождается идея.

Шаг2. Вы записываете свою идею на бумагу.

Шаг3. Конкретизируете записанное на бумаге, указывая три важнейших элемента. Единицу измерения будущего результата, количество этих единиц, дату достижения цели.

Критерий «единица измерения» описывает, в чем будет измеряться цель. Вторая важная характеристика - «количество» - обозначается любой цифрой или числом. Числовое выражение цели крайне важно указывать.

Формулируя критерий измеримости в бизнесе, требуется учитывать долю погрешности на поставленные цифры. К примеру, цель звучит: «поднять на 20% объем продаж». Более верно сформулировать ее «Поднять объем продаж минимум на 15%, максимум на 23%, плановый показатель-20%». Человеческому мозгу нужна подобная растяжка показателей результата.

Цель обязательно должна иметь определенные временные рамки.

Дополнительные критерии целей:

- Амбициозная. Цель должна быть максимально высокой, но обязательно реальной для исполнения. Чем выше цель -тем сильнее желание ее достичь, но есть точка, в которой мотивация рвется как натянутая нить — как только вы перестаете верить, что ее достижение реально.

- Экологичная. Важно проверять цели на экологичность, т.е. Взаимосвязь с другими целями, отношениями, людьми. Основное правило - не навреди.

- Социально положительная. Цель должна быть направлена на улучшение ситуации, а не ухудшение. При этом следует стремиться, чтобы польза была не только для конкретного индивида, а общества в целом. Вначале хотя бы для ближайшего окружения, друзей, коллег, родственников.

- Проста для понимания. Не стоит перегружать цель. Если цель простая, значит качественная.

В работе руководителя нередко бывает столкновение желаний и интересов. Когда «и то, и другое надо сразу» возникает конфликт целей. Любой конфликт - это потеря внутренней энергии. Конфликт целей сопровождается повышением стресса. В итоге это потеря времени. Поэтому необходимо четко и быстро разрешать возникающие конфликты.

Пять методов выхода из конфликта целей:

- Отказаться от одной из целей. Чем быстрее человек примет решение, тем спокойнее будет его внутреннее состояние. Лишая себя одной из целей, мы сохраняем энергетический баланс, и можем уверенно двигаться дальше.

- Приоритет по принципу — вначале это, потом все остальное. Из нескольких целей мы выделяем первостепенную и, пока ее не достигнем, забываем обо всех остальных. Это позволяет сфокусировать усилия на достижении выбранного.