Анализ и планирование рабочего дня менеджера

Положения предприятия в  отрасли и четко построенная  организационная система управления позволяют предприятию ежегодно наращивать объемы продаж, что является положительной тенденцией в развитии организации. Однако, для более полного исследования деятельности предприятия необходимо изучение более широкого круга показателей, связанных с финансово – хозяйственной деятельностью предприятия. Это предполагает проведение комплексного финансового анализа деятельности предприятия ООО «Рекострой», в результате чего можно получить объективную картину работы предприятия в рассматриваемом периоде.

 

2.4 Анализ рабочего дня главного менеджера по продажам.

Каждый из менеджеров сталкивается с проблемой о том, как успеть сделать всё, что нужно для этого сделать. Наука управления временем основана на умелом планировании и привычке исполнять запланированное. Нами были проанализированы два рабочих дня менеджера в ООО «Рекострой». К сожалению, анализ не может соответствовать сто процентному рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов записей, сделанных по нашей просьбе секретарем руководителя этой организации. Результат можно представить в виде следующей таблицы.

Таблица 2 - Анализ видов деятельности и расход времени

Действие  руководителя	Интервал  времени	Продолжительность действия
1 день
Работа  с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	8.00 – 10.15	135 минут
Проверка  работы сотрудников	10.15 – 10.20	5 минут
Совершение  звонков, обсуждение заказов	10.20 – 12.00	100 минут
Перерыв на обед	12.00 – 13.00	60 минут
Работа  с бумагами	13.00 – 13.45	45 минут
Общение с распространителем книг	13.45 – 13.55	10 минут
Изучение  приобретенных книг	13.55 – 14.15	20 минут
Работа  с бумагами	14.15 – 14.45	30 минут
Переговоры  по телефону	14.45 – 16.00	75 минут
Проверка  работы сотрудников, беседа с ними	16.00 – 16.50	50 минут
Выключение  ПК и наведение порядка на рабочем  месте	16.50 – 17.00	10 минут
2 день
Работа  с почтой, корреспонденцией, журналами  и газетами	8.00 – 9.35	95 минут
Проверка  работы сотрудников	9.35 – 9.40	5 минут
Поездка для заключения договоров	9.40 – 12.00	140 минут
Перерыв на обед	12.00 – 13.00	60 минут
Отдых на рабочем месте, беседа с сотрудником  на личные темы	13.00 – 13.30	30 минут
Работа  с бумагами, анализ дебиторской задолженности	13.30 – 14.00	30 минут
Переговоры  по телефону	14.00 – 15.45	105 минут
Наблюдение  за работой сотрудников по приему заказов	15.45 – 16.50	65 минут
Выключение  ПК и наведение порядка на рабочем  месте	16.50 – 17.00	10 минут

 

Далее проведем анализ структуры  рабочего времени.

Таблица 3– Структура рабочего времени, %

Наименование  дел	Кол-во мин.			%
	1 день		2 день	1 день	2 день
Работа  с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	135	100		16		18
Проверка  работы сотрудников	55	70		11		13
Деловые поездки	-	140		-		26
Совершение  звонков, обсуждение заказов	175	105		36		19
Перерыв на обед	60	60		13		11
Работа  с бумагами	75	30		16		6
Выключение  ПК и наведение порядка на рабочем  месте	10	10		2		2
Помехи  в работе (личные разговоры и т.д.)	30	30		6		6
Итого	540	540		100		100

 

 

Как видно из этой таблицы, деятельность организации начинается ежедневно в 8 часов утра проверкой присутствия сотрудников и заканчивается в 17 часов вечера. Среднее время работы руководителя составляет 480 минут. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что главный менеджер по продажам является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Во-первых, работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 16-18 процентов  рабочего времени менеджера (100-135 минут). Менеджер получает много корреспонденции, большое количество различных подписных  изданий коммерческого характера, в том числе и посредством  сети Интернет, то есть работа с корреспонденцией, газетами и журналами является для руководителя источником деловой информации. Это время также вполне удачно распределено менеджером, так как он получает свежую информацию утром в самом начале работы и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом». При этом время, затраченное на этот процесс значителен, более 10% от общего рабочего времени.

Во-вторых, несколько раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть проверяет их работу утром и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказов. Это время в сумме занимает 55 минут в первый день и 70 минут во второй день, то есть около 63 минут в день, что составляет около 11 процентов времени, которое руководитель проводит на работе.

В-третьих, работа с бумагами занимает в первый день 16% рабочего времени, во второй день 6%. Работа с бумагами в основном выполняется в районе 14 ч. дня.

Наибольшее время занимают переговоры по телефону до обеда, и после обеда. Время переговоров составило в первый день 175 минут 36% рабочего времени), во второй день 105 минут (22% рабочего времени), то есть большую часть рабочего времени. Этот процесс является источником информации для менеджера, поиск потенциальных клиентов, согласование цены  и условий договоров.

Еще один растянутый во времени  процесс – это различного рода поездки руководителя. Во второй день поездка составила 140 минут – 29% времени, поэтому на совершение звонков во второй день было потрачено на 14% времени меньше или на 70 минут. Также в связи с поездкой на работу с документами времени было потрачено на 45 минут меньше.

«Помехи в работе» - это разговоры с распространителями, которые заняли 30 (5% времени) минут и беседой с сотрудником на личные темы, длившейся также 30 минут (5% времени). Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.

Для эффективности работы менеджеру необходимо больше времени уделять заключению договоров, то есть совершению переговоров и формированию документов, анализу дебиторской задолженности постоянных клиентов и работе с ними.

Таким образом, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 120 мин., нерегламентированные перерывы составляют 60 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 900 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле:

Кэ=1-(120+60)/900=0,8

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации  нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. - на обед и 20 мин. - на отдых и  личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально  возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,8. Но фактические затраты  времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В  данном случае, потери рабочего времени  60 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле:

Кпр=60/900=0,06

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя  говорит о том, что данный вид  потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени из-за работы с корреспонденцией, почтой занимает большой удельный вес. Известно, что из всей поступающей в организацию информации полезной и конкретной является только 20%.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле:

Кпо=230/900=0,26

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает  на имеющиеся недостатки в организации  рабочего времени руководителя.

В данном случае, необходимо делегирование полномочий, а именно поручить одному из подчиненных разбор утренней корреспонденции, сокращая таким образом время на составление ответов на запросы и другие поручения.

Таким образом, на основании  вычисленных коэффициентов можно  говорить о том, что у данного  руководителя происходит нарушение  режима труда и отдыха, а также  имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться  в качестве резервов лучшего использования  рабочего времени.

Степень рациональности использования  рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем  сравнения фактических затрат времени  с плановыми.

Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле:

К р=1-0,3=0,7

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

В организации работы главного менеджера можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с менеджерами отделов.

Так же руководитель не полностью  использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность  возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к  падению результативности его работы. Остальные виды затрат рабочего времени  руководителя также нуждаются в  корректировке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Пути повышения эффективности использования рабочего времени менеджера ООО «Рекострой».

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию  рабочего времени, были определены следующие  меры по их устранению.

Дела составляющее эффективную  работу выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела, обсуждение работы). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (разбор почты, корреспонденции). Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

Исключить вмешательство  в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;

Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;

Ориентироваться на долгосрочные цели;

Научиться расставлять приоритеты работ;

Повысить самодисциплину.

Были предложены мероприятия по сокращению непродуктивных затрат рабочего времени: выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности), ведение предварительного планирования рабочего дня, ведение дневника рабочего времени, изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации, делегирование полномочий.

Таким образом, после проведения предложенных мероприятий предполагаемый распорядок дня будет следующий:

 

 

Таблица 4 - Распорядок рабочего дня главного менеджера после рекомендаций

 

Действие  руководителя	Интервал  времени	Продолжительность действия
1 день
Работа  с почтой, корреспонденцией, газетами и журналами	8.00 – 9.15	75 минут
Проверка  работы сотрудников	9.15 – 10.20	65 минут
Совершение  звонков, обсуждение заказов, служебные  поездки	10.20 – 12.00	100 минут
Перерыв на обед	12.00 – 13.00	60 минут
Отдых после обеда	13.00 – 13.10	10 минут
Работа  с бумагами	13.10 – 14.00	50 минут
Переговоры  по телефону	14.00 – 15.30	90 минут
Проверка  работы сотрудников, беседа с ними	15.30 – 16.50	80 минут
Выключение  ПК и наведение порядка на рабочем  месте	16.50 – 17.00	10 минут