Анализ организационной структуры фармацевтической компании

Стратегическая задача компании – развитие региональной сети филиалов и представительств. ООО «Хелс-М» активно осваивает региональные рынки, открывает филиалы, представительства. В настоящее время региональная сеть насчитывает более 15 региональных подразделений.

В целях расширения рынков сбыта и увеличения объемов продаж ООО «Хелс-М» принимает участие в крупных международных фармацевтических выставках, в совместных акциях, проводимых фирмами-производителями, направленных на продвижение товаров на фармацевтическом рынке.

На сегодняшний день рынок фармацевтической продукции  достаточно развит. В последние годы возникла тенденция к вытеснению с рынка небольших предприятий. Сильными сторонами в конкурентной борьбе ООО «Хелс-М» являются: налаженные взаимоотношения с поставщиками и покупателями, широкий ассортимент продаваемых товаров, хорошая репутация на рынке, наличие высококвалифицированного персонала, гарантия качества предлагаемой продукции. Однако есть и слабые стороны: узкая специализация компании; недостаточные знания рынков других областей (по номенклатуре и в целом); географическое удаление отдельных покупателей, что делает продукцию неконкурентоспособной из-за транспортных расходов; потребность в более сильных каналах сбыта услуг.

На сегодняшний день количество сотрудников в центральном  офисе ООО «Хелс-М» составляет более 800 человек, в числе которых менеджеры по продажам, которые осуществляют личные визиты к клиентам для более оперативного решения вопросов и подбора оптимальных условий работы.

Кадровая политика компании определяется во многом чертами современного молодого человека. Хорошее образование, знание современных методов работы, целеустремленность, готовность постоянно совершенствовать свой профессиональный уровень, доброжелательность, взаимовыручка, чувство локтя и единой команды, при этом уважение к опыту, знаниям старшего поколения. Среди направлений кадровой политики: постоянное повышение квалификации менеджеров и правильный подбор профессионалов в финансово-правовой департамент, склад и транспортный отдел.

Своим сотрудникам ООО «Хелс-М» предоставляет высокие зарплаты, беспроцентные кредиты на личные нужды, оплату проезда, компенсирует часть затрат на аренду жилья. Проводятся тренинги с выдачей сертификата и предусмотрены всевозможные премии для инициативных сотрудников. В свою очередь компания надеется на то, что сотрудники будут удовлетворять таким условиям, как: надежность, обязательность, ответственность, позитивность во взглядах.

Таким образом, анализируя деятельность ООО «Хелс-М», можно сделать вывод о высокой экономической и финансовой стабильности, которые позволяют компании с большой уверенностью смотреть в будущее и постоянно продолжать наращивать свой потенциал.

2.2 Анализ организационной структуры фармацевтической компании ООО «Хелс-М»

 

Под организационной  структурой управления фармацевтической компании ООО «Хелс-М» понимается совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Структура организации  – логическое взаимоотношение уровней  управления и функциональных областей (планирование, мотивация, контроль и  другие), построенных таким образом, чтобы эффективно достигать целей предприятия. Главной функцией организационной структуры является координация и контроль.

Во главе компании стоит генеральный директор, ему  подчиняется коммерческий директор, который, в свою очередь руководит  начальниками департамента оптовых продаж, департамента аптечных продаж, департамента закупок, департамента филиалов, департамента логистики, финансово-правового департамента.

1. Департамент оптовых  продаж осуществляет поставку  фармацевтической продукции по  регионам России.

2. Департамент аптечных  продаж обеспечивает поставки  фармацевтической продукции по г. Москве и Московской области, а также в ряд регионов России.

3. Департамент закупок  обеспечивает снабжение товаром  и анализ рынков сбыта (отдел  закупок и отдел маркетинга).

4. Департамент логистики  обеспечивает транспортное, информационное  и хозяйственное обеспечение  (отделы информационных технологий, IT-обеспечения, склад, отдел приемки, отдел экспедиции, транспортный, отдел ВЭД, АХО, отдел строительства и реконструкции, режима (охрана)).

5. Финансово-правовой  департамент обеспечивает экономическое,  правовое и документационное  обеспечение (юридический отдел,  финансовый, бухгалтериия, касса, отдел  кадров, отдел претензий, отдел  сертификаций.

Таким образом, в рассматриваемой организации применяется линейно-функциональная структура организации, которая приведена в приложении 7. Организациям, применяющим данную структуру, свойственны следующие достоинства и недостатки.

Достоинства:

1. Эффективная работа в стабильных условиях.
2. Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы.
3. Компания работает по четкой технологии, которая отличается «своим лицом», что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность.
4. Штатная численность сбалансирована.

Недостатки:

1. Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.

Среди основных недостатков  действующей организационной структуры  ООО «Хелс-М» можно назвать следующие:

• дублирование полномочий генерального директора и коммерческого директора;
• недостаток контроля по всем звеньям цепочки в связи с многоуровневой системой подчинения;
• высокий уровень затрат на заработную плату руководителей подразделений;
• отсутствие налаженных информационных взаимосвязей между департаментами.

Кроме этого, проанализировав деятельность ООО «Хелс-М» можно выделить несколько слабых сторон функционирования компании как системы. Например, узкая специализированность деятельности компании, которая может привести к сбоям в работе при резком падении цен на рынке лекарственных препаратов. Также можно отметить существенный рост за последние годы остатков на складах, что свидетельствует о неэффективном планировании закупок. Поэтому компании ООО «Хелс-М» следует обратить внимание не только на оптимизацию организационной структуры предприятия, но и, по возможности, запланировать диверсификацию реализуемой продукции, внедрение систем маркетинга и финансового менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ внутрифирменных коммуникаций ООО «Хелс-М»

 

Проанализировав компанию ООО «Хелс-М» можно отметить, что основными каналами распространения информации на фирме являются:

• еженедельные совещания;
• приказы и локальные инструкции;
• служебные записки;
• общение сотрудников между собой;
• доска объявлений на сайте компании;
• внутрифирменные мероприятия.

Можно выделить основные недостатки системы внутрифирменных  коммуникаций ООО «Хелс-М»:

1. Преобладание структуры  над функцией. Значительный рост организации

привел к образованию новых подразделений. Структура стала все более многообразной и сложной, и согласование действий между подразделениями требует все большего труда, отчего основные цели достигаются труднее или неполностью. В связи с развитием оптовых продаж и филиальной сети создан специальный департамент филиалов. Со временем в целях усиления контроля за деятельностью филиалов была внедрена сложная система отчетности филиалов, в результате которой последние вынуждены были тратить много сил на подготовку требуемых рукодителю департамента данных, выделять для этого специальных сотрудников. Кроме того, было введено множество ограничений, новых правил работы филиалов, что также легло тяжелым грузом на основную деятельность работников фирмы в регионах. Это привело к снижению продуктивности работы филиалов и к увеличению расходов на их содержание.

2. Нечеткая формулировка  целей и задач компании. Для руководителей департаментов отсутствуют четко сформулированные цели.

3. Отсутствует система  электронного документооборота, которая  могла бы снизить нагрузку  на сотрудников, а также эффективно  доводить информацию по назначению. Поэтому одной из основных задач компании можно назвать организацию потоков информации, которые должны свободно развиваться как по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);

Анализ соответствия организационной структуры управления основным целям показал, что существующая организационная структура предприятия  требует совершенствования, т.е. изменения подчиненности соответствующих подразделений, а также координирование работы существующих. Это мероприятие приведет к оптимальному соответствию структуры управления поставленным целям и стратегии.

По результатам проведенного исследования организационной структуры  управления ООО «Хелс-М» можно сделать вывод о наличии недостатков. Сама организационная структура управления несовершенна, так как значительная часть контрольных функций и функций по координированию деятельностью предприятия возложены на генерального директора.

Кроме того, ООО «Хелс-М» необходимо внедрять не только изменение организационной структуры, но и запланировать оптимизацию стратегии поведения на рынке.

Кроме вышеперечисленного, ООО «Хелс-М» обладает несовершенной системой внутрифирменных коммуникаций, что затрудняет и постановку целей сотрудникам, и их выполнение.

 

3. Основные направления оптимизации организационной структуры ООО «Хелс-М»

3.1 Направления совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М»

 

Анализ деятельности ООО «Хелс-М» показал, что компании необходимо совершенствовать свою организационную структуру в связи с выявленными в ней недостатками.

Успех реорганизации  компании может зависеть от множества  факторов как внешней, так и внутренней среды. Поэтому важно учитывать  всю совокупность параметров, получать всю информацию и использовать все пути к достижению оптимального результата.

Руководство ООО «Хелс-М» должно представлять возможные изменения долговременной конкурентоспособности и финансовой ситуации, которые давали бы достаточное время для достижения определенных результатов. Важно учитывать неизбежный риск и неопределенность, уметь адаптироваться к изменениям. Успех оптимизации организационной структуры компании зависит прежде всего от профессионального уровня и ответственности их руководства. Необходимо довести цели реорганизации до собственников компании и рядового персонала и поддерживать ее внедрение, предоставляя достаточное количество ресурсов и принимая своевременные решения.

Особое внимание надо уделять использованию информации и информационным технологиям. Внедрение эффективной системы учета и управления поставками приведет к повышению эффективности работы компании, а также к снижению затрат на персонал.

Процесс внесения изменений  в организационную структуру  управления должен предусматривать:

– анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон, который может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;

– разработку плана совершенствования организационной структуры;

– последовательную реализацию планируемых перемен;

– поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.

Организационная структура управления должна быть гибкой и рационально реагировать на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к предприятию среде, так и внутри него.

Исходя  из этих требований, можно сформулировать основные направления совершенствования организационной структуры управления ООО «Хелс-М»:

1. Минимизация уровней управления компании, так как организационная структура должна быть предельно проста;
2. Совершенствование структур за счет внутренних резервов, включая децентрализацию, делегирование полномочий на более низкие уровни. Линейные структуры превращаются в более плоские за счет сокращения числа уровней управления с одновременным, как правило, укрупнением функций и сокращением подразделений на одном иерархическом уровне;
3. Создание и принятие локальными нормативными актами должностных инструкций и положений об отделах и департаментах в целях четкого разграничения функций и полномочий;
4. Совершенствование системы информационных потоков по всем уровням управления и между структурными подразделениями;
5. Создание системы наблюдения и контроля.

Можно сделать вывод, что внедрение в ООО «Хелс-М» предложенных мероприятий позволит повысить эффективность деятельности предприятия.

3.2 Формирование эффективной организационной структуры управления ООО «Хелс-М»

В результате выявления направлений  совершенствования организационной  структуры управления ООО «Хелс-М» можно предложить новую организационную структуру управления (Приложение 8).